一、高等學(xué)校會計電算化內(nèi)部控制的特點(diǎn)及問題
高校會計電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會計自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時代發(fā)展的必然。但是我們必須看到,目前我國高校會計電算化內(nèi)部控制中尚存在著一些不容忽視的問題,對于這些存在的問題如何認(rèn)識并逐步解決,直接影響著高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,需要引起我們的高度重視。
1.高校電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱,內(nèi)部控制制度不完善,會計信息質(zhì)量有待進(jìn)一步規(guī)范與提高。在高校的會計電算化中,存在管理制度的充實(shí)和完善慢于會計電算化特別是網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程的現(xiàn)象。內(nèi)部控制制度滯后和不完善導(dǎo)致對會計電算化中問題的發(fā)生缺乏預(yù)見性和預(yù)防性。有的高校在制定管理制度時只重視對計算機(jī)硬件或純軟件使用方面的風(fēng)險,忽視了內(nèi)部人員對會計數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等方面的風(fēng)險,致使會計信息質(zhì)量下降。隨著網(wǎng)絡(luò)時代電算化會計的發(fā)展,計算機(jī)舞弊手段和犯罪現(xiàn)象與日俱增,會計電算化對會計信息質(zhì)量的真實(shí)性和安全性提出了新的挑戰(zhàn),如何加強(qiáng)內(nèi)部管理、建立完善的內(nèi)部管制制度、防范和制止計算機(jī)舞弊、保證會計信息質(zhì)量的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整是網(wǎng)絡(luò)時代高校會計電算化面臨的重要任務(wù)和難題。
2.會計崗位發(fā)生變化,會計業(yè)務(wù)缺乏有效牽制。由于高校會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計算機(jī)自動處理統(tǒng)一執(zhí)行,會計基本數(shù)據(jù)的來源和處理方式、會計管理操作形式等都發(fā)生了很大的變化;與此相適應(yīng),會計工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化,使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失,信息載體的改變及其共享程度的提高,又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效,如不及時調(diào)整將形成內(nèi)部控制隱患。
3.會計數(shù)據(jù)載體的管理與保護(hù)問題。信息時代的高校會計電算化,會計數(shù)據(jù)的載體由紙張變?yōu)榇沤橘|(zhì)和光電介質(zhì)載體,毋庸置疑,對于數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)存儲載體的保護(hù)是我們必須要解決的首要問題。原始憑證的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成磁性介質(zhì)后,能否保證數(shù)據(jù)原件的真實(shí)性,法律能否接受計算機(jī)記錄的會計數(shù)據(jù)作為有效證據(jù),以及會計手續(xù)中電子簽字如何認(rèn)證,都是一個不容忽視和需要在實(shí)踐中探索和解決的問題。
4.會計電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用,對會計賬簿的嚴(yán)肅性有一定的影響。反記賬功能的目的,為了取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄以后重新正確記賬。從本質(zhì)上講,它也是對錯誤的一種更正行為。而手工方式下記賬后是不允許重新記賬的,對于賬本上的錯誤,應(yīng)采用畫線更正法、補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法來更正,更正錯誤的過程被留下痕跡,這樣才能確保會計信息的質(zhì)量和可信度。
5.會計人員素質(zhì)的強(qiáng)化與提高。會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要大批復(fù)合型的會計人才,既懂會計又懂管理;既熟悉會計電算化知識,又熟悉網(wǎng)絡(luò)知識;既懂會計業(yè)務(wù)操作,又能解決實(shí)際工作中存在的問題。而目前相當(dāng)一部分高校會計人員的專業(yè)知識薄弱,計算機(jī)技能偏低,常常出現(xiàn)雖然計算機(jī)技術(shù)不斷升級而會計功能徘徊不前的尷尬局面。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程的重要因素。
二、高等學(xué)校加強(qiáng)和完善會計電算化下的內(nèi)部控制制度
1.加強(qiáng)會計從業(yè)人員的繼續(xù)教育和職業(yè)道德建設(shè)。道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)之中。單位管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。繼續(xù)教育和會計職業(yè)道德建設(shè)是預(yù)防會計從業(yè)者違反會計制度及財經(jīng)法規(guī)紀(jì)律的根本,只有從思想上端正了態(tài)度才能更好地從事會計工作,做到嚴(yán)于律己。
2.制訂和完善高等學(xué)校電算化內(nèi)部控制管理制度。內(nèi)部控制管理制度是針對每一個上機(jī)操作會計軟件的人員而制訂的,主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。操作管理制度從內(nèi)容上來看,一般包括以下幾項(xiàng):(1)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設(shè)置是由人工進(jìn)行的,這就需要從制度上對操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定,用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。(2)預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算機(jī)等。(3)預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機(jī)的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。(4)建立必要的上機(jī)操作記錄制度。使用日志的形式記錄下每個會計操作人員的機(jī)號、登錄日期及時間、所做的操作等情況,并經(jīng)常性查看日志,檢查有無異常情況,監(jiān)督系統(tǒng)操作。(5)根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求和不相容職務(wù)相分離的原則,設(shè)立各個電腦操作崗位,如系統(tǒng)維護(hù)員、系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)復(fù)核、會計檔案管理員等,明確崗位職責(zé)和操作權(quán)限,使每個操作人員只能在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行工作,保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利的工作,確保會計數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。
3.計算機(jī)病毒防范與控制。計算機(jī)病毒對計算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的危害,會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞,將造成極大的損失。有些會計人員認(rèn)為安裝了殺毒軟件就萬事大吉,其實(shí)病毒的變形和更新是非?？斓?即使安裝了殺毒軟件,也絕非就高枕無憂了。防范病毒最為有效的措施是嚴(yán)禁會計電算化局域網(wǎng)接入廣域網(wǎng)中,加強(qiáng)安全教育,健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度,包括:軟件、軟盤及計算機(jī)系統(tǒng)的采購和更新要通過計算機(jī)病毒檢測后才可使用;建立軟盤管理制度,同時防止亂拷貝軟盤,不使用未經(jīng)檢測的軟盤;安裝防病毒卡和反病毒軟件,定期檢測并清除計算機(jī)病毒。
4.加強(qiáng)高校內(nèi)部審計監(jiān)督職能,實(shí)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)。內(nèi)部審計既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強(qiáng)單位內(nèi)部控制的一個有效手段。在會計電算化系統(tǒng)中,由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為,高校的內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進(jìn)行審計,檢查電算化會計賬務(wù)處理是否正確、真實(shí),審核費(fèi)用簽字是否符合本單位內(nèi)控制度要求,憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞;(5)檢查和監(jiān)督內(nèi)部會計控制制度的建立和執(zhí)行情況。為方便審計人員對財務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo),可以在財務(wù)部門計算機(jī)局部網(wǎng)中,為審計部門設(shè)置計算機(jī)終端,嚴(yán)格控制使用權(quán)限,使財務(wù)和審計相互配合、相互促進(jìn),使財務(wù)管理工作水平進(jìn)一步提高。高校會計電算化、網(wǎng)絡(luò)化是高等教育發(fā)展和會計制度改革的必然要求,高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時轉(zhuǎn)變觀念積極支持會計電算化的發(fā)展;高校的財務(wù)管理和從業(yè)人員要主動適應(yīng)新形勢,更新認(rèn)識,更新知識,積極參與會計電算化工作,充分發(fā)揮會計電算化對高校經(jīng)濟(jì)活動的預(yù)測、決策、控制功能,迅速、全面、準(zhǔn)確、綜合地反映學(xué)校財務(wù)活動狀況,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供快捷、準(zhǔn)確的信息反饋,使高校的會計電算化事業(yè)蓬勃發(fā)展。
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(作者單位:中北大學(xué) 山西太原 030051)(責(zé)編:賈偉)
