根據(jù)國家有關法律法規(guī),財政部會同證監(jiān)會、審計暑、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制定了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》,自2009年7月1日起在上市公司范圍內施行,鼓勵非上市的大中型企業(yè)執(zhí)行。筆者認為該《規(guī)范》的實施,對內部控制制度的順利實施起到一個極大的推動作用,是廣大企業(yè)所擁護的,下面簡單探討一下我國的以會計系統(tǒng)控制為重點的內部控制制度。
一、內部控制度的必要性
企業(yè)內部控制制度劃分為內部管理控制制度與內部會計控制制度兩大類。內部管理控制制度是指那些對會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內部控制,例如,企業(yè)單位的內部人事管理、技術管理等,就屬于內部管理控制。內部會計控制制度是指那些對會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內部控制,例如,由無權經(jīng)管現(xiàn)金和簽發(fā)支票的第三者每月制銀行存款調節(jié)表,就是一種內部會計控制,通過這種控制,可提高現(xiàn)金交易的會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性。企業(yè)制定內部控制制度的基本目的在于:保證組織機構經(jīng)濟活動的正常運轉,保護企業(yè)資產的安全、完整與有效運用,提高經(jīng)濟核算的正確性與可靠性,推動與考核企業(yè)各項方針、政策的貫徹執(zhí)行,評價企業(yè)的經(jīng)濟效益,提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。尤其需要指出的是,企業(yè)財務管理系統(tǒng)電算化已經(jīng)普及,但計算機信息失控、破壞情況日趨嚴重,從而造成責任不明、相互推卸等問題,其關鍵在于計算機算軟件存在著密碼缺乏牽制性,常用的密碼設置方法已不適應電算化會計信息系統(tǒng)的管理和發(fā)展,所以財務管理電算化應提高會計信息的保密程度:避免信息泄漏及時實體信息破壞。內部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個方面。只要企業(yè)存在經(jīng)濟活動和經(jīng)營管理,就需要加強內部控制,建立相應的內部控制制度。
二、內部控制制度包含的因素
第一,內部環(huán)境。內部環(huán)境是企業(yè)實施內部控制的基礎,一般包括治理結構、機構設置及權責分配、內部審計、人力資源政策、企業(yè)文化等;第二,風險評估。風險評估是企業(yè)及時識別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內部控制目標相關的風險,合理確定風險應對策略;第三,控制活動。控制活動是企業(yè)根據(jù)風險評估結果,采用相應的控制措施,將風險控制在可承受度之內;第四。信息與溝通。信息與溝通是企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息,確保信息在企業(yè)內部、企業(yè)與外部之間進行有效溝通;第五,內部監(jiān)督。內部監(jiān)督是企業(yè)對內部控制建立與實施情況進行監(jiān)督檢查,評價內部控制的有效性,發(fā)現(xiàn)內部控制缺陷,應當及時加以改進。
三、會計系統(tǒng)控制是內控制度中的重中之重
會計系統(tǒng)是一個企業(yè)管理系統(tǒng)的核心之一,一方面它通過記錄和報告歷史經(jīng)濟業(yè)務來反映企業(yè)的資產狀況、經(jīng)營成果以及現(xiàn)金流量的狀況;另一方面,這些信息為企業(yè)經(jīng)營決策和與企業(yè)利益相關的外部使用者的投資決策提供依據(jù)。要保證會計信息的真實、完整,就必須健全內部控制制度。會計系統(tǒng)的內部控制要求企業(yè)依據(jù)《會計法》,國家統(tǒng)一的會計制度,制定適合本企業(yè)的會計制度,明確會計憑證、會計賬簿和財務報告以及相關信息披露的處理程序,建立和完善會計檔案保管和會計工作交接辦法,實行會計人員崗位責任制,充分發(fā)揮會計的監(jiān)督職能,確保企業(yè)財務報告的真實、可靠和完差。
要想實現(xiàn)內部會計系統(tǒng)的控制目標。企業(yè)要從兩個方面著手:
1 依法設置會計機構并配備合格的會計人員。企業(yè)應根據(jù)套計業(yè)務的需要,設置會計機構,或者在有關機構中設置會計人員并指定主管人員。設置會計機構應當配備會計機構負責人,在有關機構中配備專職會計人員,在專職會計人員中指定會計主管人員。此外,大中型企業(yè)還應當設置總會計師,設王總會計師的企業(yè),不得設置與其職權重疊的副職。從事會計工作的人員,必須取得會計從業(yè)資格證書。會計人員調動或離職時應與接管人員辦理交接手續(xù)。一般會計人員辦理交接手續(xù)由會計機構負責人監(jiān)交;會計機構自貴人辦理交接手續(xù),由單位負責人負責監(jiān)交。必要時主管單位可以派人會同監(jiān)交。會計人員崗位調動,必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移變給接替人,沒有辦清手續(xù)的。不得調動或者離職。
2 會計信息系統(tǒng)內部控制的具體內容。
第一,會計憑證填制的控制。會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。只有當某交易或事項真實發(fā)生時才能填制相應的原始憑證,在填制過程中,企業(yè)應嚴格要求有關人員按各種憑證的填制要求來填制,不得隨意涂改、撕毀等。
記賬憑證是依據(jù)原始憑證采填制的,該工作一般由會計人員擔任。記賬憑證的填制主要涉及兩個方面:一是原始憑證的審核。是有關業(yè)務或事項的會計處理。原始憑證的審核重在審核憑證的真實性和填制的正確性。套計人員應堅決拒鮑接收不符合規(guī)定的原始憑證。對于填制不全或不正確的憑證,應要求經(jīng)辦人員補充或重新填制,對于弄虛作假的憑證,會計人員應扣留并向上級部門報告,由上級部門追查有關人員的責任。
第二,會計賬簿登記的控制。賬簿按詳細程度分為總賬和明細賬,在登記的過程中,最重要的一點是,不能由一人同時登記總賬和明細賬,對于記錄錯誤的賬頁要出作廢標志,不能任意撕毀,對于確實需要改動的地方,應有改動人員在改動的她方簽章,以便一旦出現(xiàn)問題,能追查責任。企業(yè)應當在日常會計處理過程中及時進行對賬,將會計賬簿記錄與實物資產、會計憑證、往來單位或者個人等進行相互核對,保證賬證相符、賬賬相符,賬實相符,確保會計記錄的數(shù)字真實、內容完整、計算準確、依據(jù)充分、時間適當。
第三,會計報表編制的控制。編制會計報表是財務會計處理的最后一個程序,也是最終的一個程序,為了保證財務報表的真實性,在著手編制財務報表方面,企業(yè)應做好相關準備工作:(1)清查資產、核實債務。編制報表前,全面清查資產、核實債務,并將清查、核實結果及其處理方法向企業(yè)董事會及相應機構報告,以確保財務報告的真實可靠和資產的安全完整。(2)復核成本。編制報表之前,要認真復核各項生產成本和期間費用的歸案、分配和結轉,檢查是否存在少轉、多轉、漏轉、錯轉的情況。(3)內部調賬。主要包括以下幾方面:計提壞賬準備、攤銷待攤費用、計提累計折舊、轉銷經(jīng)批準 的待處理財產損益等。(4)結賬。企業(yè)必須在會計期末進行結賬,不得為趕編會計報表而提前結賬,更不得先編制會計報表后結賬。企業(yè)還應當依據(jù)有關法律法規(guī)規(guī)定的半年度、季度、月度結賬日進行結賬,結算出本期發(fā)生額合計和余額,并將其余額結轉下期或者轉入新賬。(5)試算平衡。在完成以上準備工作以后,編制試算平衡。
企業(yè)應當按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的會計報表格式和內容,根據(jù)登記完整、核對無誤的會計賬簿記錄和其他有關資料編制會計報表,不得漏報或者任意進行取舍。
第四,建立保密通報制度。建立保密通報制度是會計信息系統(tǒng)的一個重要控制措施,它確保有關人員在隱藏身份的情況下可以向企業(yè)董事會、廠長辦公會及其審計委員會揭發(fā)造假行為,任何企業(yè)或者個人不得對依法履行職責、抵制違反法律法規(guī)的財會人員進行打擊報復。任何企業(yè)或個人不得以任何方式授意、指使、強令財會部門、財務人員偽造、變造會計憑證、會計賬薄和其他財會資料,提供虛假財務報告。對授意、指使、強令企業(yè)編制虛假的或,者隱瞞重要事實的財務報告的情形,企業(yè)有關人員有權拒絕并及時向上一級領導匯報。
四、保證內部控制制度的執(zhí)行力
1 企業(yè)必須重視對內部控制制度管理人員的選用。內部控制制度設計得再完善,若沒有稱職的人員來執(zhí)行,也不能發(fā)揮作用。企業(yè)的用人政策直接影響著企業(yè)能否吸收有較高能力的人員來執(zhí)行內部控制制度。要杜絕賬戶設置不合理、記錄不真實的情況,要充分發(fā)揮會計控制制度的職能作用,則必須重視對內部控制制度管理人員的選用和培訓。提高財會人員的素質,定期進行考評,獎優(yōu)罰劣。
2 企業(yè)必須發(fā)揮內部審計機構的作用。內部審計機構是強化內部控制制度的一項基本措施,內部審計工作的職責不僅包括審核會計賬目,還包括稽查、評價內部控制制度是否完善和企業(yè)內各組織機構執(zhí)行指定職能的效率,并向企業(yè)最高管理部門提出報告,從而保證企業(yè)的內部控制制度更加完善嚴密。
3 應發(fā)揮國家審計機關、部門審計機構的權威性和監(jiān)督作用。定期或不定期的對企業(yè)內部控制制度進行評價,以杜絕企業(yè)管理部門負責人濫用職權所造成的內部控制制度形同虛設的情況。
