設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度,就是依據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的工作特性,設(shè)計(jì)出規(guī)范整個(gè)業(yè)務(wù)流程和每個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的規(guī)定、方法、措施等,并規(guī)范執(zhí)行,嚴(yán)格監(jiān)督。
一、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)原則
設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度最基本的原則是實(shí)事求是，“因企制宜”，靈活兼顧。
1.相互牽制原則。一項(xiàng)完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)，如果是經(jīng)過(guò)兩個(gè)以上的有相互制約環(huán)節(jié)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和核查，其發(fā)生錯(cuò)弊現(xiàn)象的可能性就很小。就具體內(nèi)控措施來(lái)說(shuō)，相互牽制必須考慮橫向控制和縱向控制兩個(gè)方面的制約關(guān)系。從橫向關(guān)系來(lái)講，完成某個(gè)環(huán)節(jié)的工作需有來(lái)自彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門(mén)或人員協(xié)調(diào)運(yùn)作、相互監(jiān)督、相互制約、相互證明；從縱向關(guān)系來(lái)講，完成某個(gè)工作需經(jīng)過(guò)互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級(jí)受上級(jí)監(jiān)督，上級(jí)受下級(jí)牽制。例如，在材料采購(gòu)控制系統(tǒng)中，采購(gòu)部門(mén)只有憑領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)單或合同（縱向牽制）進(jìn)行采購(gòu)，而采購(gòu)的材料必需經(jīng)過(guò)驗(yàn)收（橫向牽制）后，才能辦理有關(guān)手續(xù)。因而只有經(jīng)過(guò)橫向關(guān)系和縱向關(guān)系的核查和制約，才使發(fā)生的錯(cuò)弊減少到最低程度，或者即使發(fā)生問(wèn)題，也易盡早發(fā)現(xiàn)，及時(shí)糾正。
2.成本效益原則。企業(yè)最關(guān)心的是經(jīng)濟(jì)效益，如果單純從控制的角度來(lái)考慮，參與控制的人員和環(huán)節(jié)越多，控制措施越嚴(yán)密，控制的效果就越好，其發(fā)生的錯(cuò)弊現(xiàn)象就越少，但因控制活動(dòng)造成的控制成本就越高。因此，在設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制時(shí)，一定要考慮控制投入成本和控制產(chǎn)出效益之比，要根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期效益科學(xué)設(shè)立，力爭(zhēng)以最小的控制成本取得最大的控制效果。
3.崗位責(zé)任原則。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)立是與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系的，企業(yè)按照其推行的管理模式設(shè)立工作崗位，并賦予其責(zé)、權(quán)、利，規(guī)定相應(yīng)的操作規(guī)程和處理程序。在設(shè)置崗位時(shí)必須考慮到授權(quán)崗位和執(zhí)行崗位的分離、執(zhí)行崗位和審核崗位的分離、保管崗位和記賬崗位的分離等，通過(guò)不相容職責(zé)的劃分，各部門(mén)和人員之間相互審查、核對(duì)和制衡，避免一個(gè)人控制一項(xiàng)交易的各個(gè)環(huán)節(jié)，以防止員工的舞弊行為。
4.協(xié)調(diào)配合原則。設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度要有利于各部門(mén)之間、人員之間相互配合、協(xié)調(diào)同步、緊密銜接，避免只管相互牽制而不顧辦事效率的做法，導(dǎo)致不必要的扯皮和脫節(jié)現(xiàn)象。為此，必須做到既相互牽制，又相互協(xié)調(diào)，保證經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)連續(xù)、有效地進(jìn)行。
二、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)
設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度首先應(yīng)了解采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容崗位，確保設(shè)計(jì)的內(nèi)控制度得到有效運(yùn)行。采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：請(qǐng)購(gòu)與審批；詢價(jià)與確定供應(yīng)商；采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)；采購(gòu)與驗(yàn)收；采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；付款審批與付款款執(zhí)行?？紤]這些不相容崗位，采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：
1.職務(wù)分離制度。采購(gòu)環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務(wù)有提交請(qǐng)購(gòu)單、編制計(jì)劃、審批計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)投標(biāo)、簽訂采購(gòu)合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務(wù)中需要進(jìn)行職務(wù)分離的主要有：（1）生產(chǎn)或銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)使用量或銷(xiāo)售需要量提出需要采購(gòu)的物資品種和數(shù)量，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)提供的需采購(gòu)物資品種、數(shù)量及現(xiàn)有庫(kù)存量，制定采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)預(yù)算管理部門(mén)審批，然后由采購(gòu)部門(mén)依據(jù)經(jīng)管部門(mén)提供的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告進(jìn)行公開(kāi)詢價(jià)。（2）由生產(chǎn)或銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和法律部門(mén)、經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)共同組織招標(biāo)投標(biāo)來(lái)選擇供應(yīng)商，并會(huì)同供貨單位簽訂采購(gòu)合同。（3）物資的采購(gòu)人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)所購(gòu)物資的質(zhì)檢、驗(yàn)收、保管。（4）物資的采購(gòu)人員、保管人員、使用人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄。（5）采購(gòu)人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批的人員相分離。（6）審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離。（7）記錄應(yīng)付賬款的人員應(yīng)與出納人員相分離。
2.請(qǐng)購(gòu)單控制制度。在確定物資采購(gòu)時(shí)，必須由物資的使用部門(mén)根據(jù)未來(lái)一定期間的需要量，以填制“物資需求單”的方式提前通知物資保管部門(mén)，“物資需求單”有使用部門(mén)的制單、審核、批準(zhǔn)人員簽字。保管部門(mén)根據(jù)使用部門(mén)提供的需要量，再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫(kù)存量計(jì)算出請(qǐng)購(gòu)量，正式提交“物資請(qǐng)購(gòu)單”。經(jīng)過(guò)物資保管部門(mén)主管簽字的請(qǐng)購(gòu)單報(bào)預(yù)算管理部門(mén)審批并會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、確認(rèn)制定采購(gòu)計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、存檔備案并辦理招標(biāo)訂貨手續(xù)。
3.審批控制制度。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實(shí)際需求，兼顧所需物資的特性，結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存情況，制定出品種、數(shù)量、交貨期較高準(zhǔn)確性的采購(gòu)計(jì)劃，上報(bào)經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)審批，金額較大的一類(lèi)物資采購(gòu)由經(jīng)理辦公會(huì)審批。對(duì)于計(jì)劃內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超計(jì)劃和計(jì)劃外代購(gòu)項(xiàng)目,具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)對(duì)需求部門(mén)提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后再辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù),并報(bào)審批人審批，審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及實(shí)際需要進(jìn)行審批。
4.訂貨控制制度。經(jīng)管部門(mén)提供附有供應(yīng)商的價(jià)格表、質(zhì)量等級(jí)、供應(yīng)量、電話、地址的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，并定期對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，建立包括價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、折扣、付款條件、供應(yīng)商信譽(yù)、電話、地址等供應(yīng)商檔案，從中篩選質(zhì)量好、價(jià)格低、信譽(yù)好的供應(yīng)商，由生產(chǎn)或銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)共同進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)，最終確定供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時(shí)傳送給生產(chǎn)、銷(xiāo)售、保管和會(huì)計(jì)等有關(guān)部門(mén)，以備合理安排生產(chǎn)、銷(xiāo)售、收貨和付款。企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)每年進(jìn)行一次招投標(biāo)，以增加現(xiàn)有供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。
5.貨物驗(yàn)收控制制度。企業(yè)所訂購(gòu)的貨物運(yùn)到后先入驗(yàn)收庫(kù)由業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)具入庫(kù)通知單、驗(yàn)收單。質(zhì)檢部門(mén)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，各類(lèi)物資必須具備各種規(guī)定資證。驗(yàn)收合格后出具“質(zhì)量檢驗(yàn)合格單”或在驗(yàn)收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書(shū)面報(bào)告，及時(shí)向供應(yīng)商提出異議。
驗(yàn)收人員根據(jù)入庫(kù)通知單、驗(yàn)收單及所附有關(guān)質(zhì)量證明書(shū)、合格證、技術(shù)圖紙、裝箱單、過(guò)磅單、發(fā)貨明細(xì)對(duì)貨物進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收無(wú)誤在驗(yàn)收單加蓋“驗(yàn)訖”章。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或數(shù)量短缺、損壞、無(wú)質(zhì)量證明和技術(shù)資料等無(wú)法驗(yàn)收時(shí)，及時(shí)向供應(yīng)主管書(shū)面報(bào)告。
采購(gòu)人員把蓋章齊全的入庫(kù)單、驗(yàn)收單、采購(gòu)合同以及發(fā)票送到財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)賬，物資會(huì)計(jì)要對(duì)所送來(lái)的單據(jù)核對(duì)、整理，無(wú)誤后編制掛賬通知單。
6.貨款支付控制制度。由采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單和驗(yàn)收單共同構(gòu)成的收貨業(yè)務(wù)完成后，會(huì)計(jì)部門(mén)就取得了供貨方的發(fā)票、驗(yàn)收單和采購(gòu)合同等表示貨物已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)并應(yīng)支付貨款或應(yīng)付賬款已經(jīng)發(fā)生的原始憑證。這些原始憑證經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤后，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)該連續(xù)編號(hào)、及時(shí)、準(zhǔn)確記錄物資的增加和銀行存款、預(yù)付賬款的減少或應(yīng)付賬款的增加。如有部分退貨，需從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。對(duì)物資的核算，必須根據(jù)企業(yè)的整體管理要求設(shè)置一級(jí)賬戶和明細(xì)賬戶并正確地進(jìn)行記錄。會(huì)計(jì)正確地進(jìn)行計(jì)量并記入適當(dāng)?shù)馁~戶和適當(dāng)?shù)钠陂g，由專(zhuān)人按照約定的付款日期、折扣條件管理應(yīng)付賬款，已到期的應(yīng)付賬款須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人審批后方可辦理貨款結(jié)算與支付。
7.會(huì)計(jì)稽核與對(duì)賬制度。它一方面要求，無(wú)論是貨款的支付，還是應(yīng)付賬款發(fā)生的記錄，對(duì)進(jìn)貨業(yè)務(wù)涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經(jīng)過(guò)稽核人員或會(huì)計(jì)主管審核后方能記賬；另一方面要求，對(duì)進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付賬款必須及時(shí)、定期地與客戶對(duì)賬，防止債務(wù)虛列及由此造成的業(yè)務(wù)人員舞弊行為。
三、采購(gòu)業(yè)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)程序的設(shè)計(jì)
由于企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的貨物交接方式與貨款結(jié)算方式不同，加之企業(yè)的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、規(guī)模大小和機(jī)構(gòu)設(shè)置的差異，每個(gè)企業(yè)的采購(gòu)憑證及其流轉(zhuǎn)程序設(shè)計(jì)都不可能完全相同。但有一點(diǎn)是不容置疑的，這就是：采購(gòu)業(yè)務(wù)必須有嚴(yán)密的手續(xù)制度、規(guī)范的采購(gòu)憑證及合理的憑證流轉(zhuǎn)程序，使采購(gòu)業(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)、物價(jià)、儲(chǔ)運(yùn)、倉(cāng)庫(kù)和財(cái)會(huì)等部門(mén)既相互配合，又相互制約，才能收到好的效果。因此，為保證企業(yè)內(nèi)部控制制度的貫徹落實(shí)和會(huì)計(jì)核算的真實(shí)、準(zhǔn)確，必須設(shè)計(jì)相應(yīng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)憑證和憑證流轉(zhuǎn)程序。
1.采購(gòu)憑證的設(shè)計(jì)。采購(gòu)憑證是企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的一個(gè)重要組成部分。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度最終要落實(shí)在采購(gòu)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)憑證上，就需要進(jìn)行配套設(shè)計(jì)的采購(gòu)憑證，在采購(gòu)環(huán)節(jié)上主要有物資需求單、請(qǐng)購(gòu)單、詢報(bào)價(jià)單、訂貨單；在驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)上主要有入庫(kù)通知單、驗(yàn)收單、缺貨通知單和退貨通知單；在掛賬付款環(huán)節(jié)主要有掛賬通知單、付款憑單。設(shè)計(jì)這些采購(gòu)憑證要根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況，盡可能體會(huì)其科學(xué)性與重要性。 2.憑證流轉(zhuǎn)程序的設(shè)計(jì)。采購(gòu)業(yè)務(wù)的憑證流轉(zhuǎn)程序設(shè)計(jì)主要指驗(yàn)收單的傳遞程序。不同的企業(yè)有不同的流轉(zhuǎn)程序。一般情況下,有送貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序,提貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序,發(fā)貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。（1）送貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。供應(yīng)商將物資送到指定倉(cāng)庫(kù)交貨，將送貨通知、發(fā)票送到業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)與合同、計(jì)劃核對(duì)無(wú)誤后，填制驗(yàn)收單，并留存第一聯(lián)，將發(fā)票、驗(yàn)收單第二、三、四聯(lián)返回供應(yīng)商。供應(yīng)商將這些驗(yàn)收單送到倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)按驗(yàn)收單驗(yàn)收物資，在驗(yàn)收單第三、四聯(lián)蓋章，留存第二聯(lián)登記保管賬，將驗(yàn)收單第三、四聯(lián)返還供應(yīng)商。供應(yīng)商持發(fā)票、驗(yàn)收單到財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)審核發(fā)票、驗(yàn)收單無(wú)誤后辦理貨款結(jié)算手續(xù)，留存發(fā)票驗(yàn)收單掛賬付款，憑驗(yàn)收單第三聯(lián)記商品賬，給供應(yīng)商支付貨款，將驗(yàn)收單第四聯(lián)送到業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)憑驗(yàn)收單第四聯(lián)登記備用卡。（2）提貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。供應(yīng)商遞交發(fā)票、提貨單給業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)與合同核對(duì)無(wú)誤后，填制驗(yàn)收單，留存第一聯(lián)，將合同、發(fā)票、提貨單、驗(yàn)收單第二、三、四聯(lián)送交財(cái)會(huì)部門(mén)。財(cái)會(huì)部門(mén)審核發(fā)票、提貨單、驗(yàn)收單和合同無(wú)誤后，辦理貨款結(jié)算手續(xù)，留存發(fā)票記付款賬，將提貨單、驗(yàn)收單第二、三、四聯(lián)傳遞給儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)。儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)到供貨單位憑提貨單提取貨物，將貨物連同驗(yàn)收單送到倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)按驗(yàn)收單驗(yàn)收物資，在驗(yàn)收單第三、四聯(lián)蓋章，留存第二聯(lián)登記保管賬，將驗(yàn)收單第三聯(lián)轉(zhuǎn)到財(cái)會(huì)部門(mén)，財(cái)會(huì)部門(mén)憑其記商品賬，將驗(yàn)收單第四聯(lián)轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)憑其登記備調(diào)卡。（3）發(fā)貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。供貨企業(yè)開(kāi)戶銀行接受供貨單位委托，辦理托收貨款通知，購(gòu)貨單位開(kāi)戶銀行將托收貨款通知送到財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)將發(fā)票、發(fā)貨明細(xì)、托運(yùn)單等收款通知審核后轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)合同無(wú)誤后將收款通知返還財(cái)務(wù)部門(mén)，填制驗(yàn)收單，留存第一聯(lián)，將驗(yàn)收單第二、三、四聯(lián)轉(zhuǎn)到儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)。儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)接到車(chē)站或碼頭提貨通知提取貨物，將提取的貨物及驗(yàn)收單第二、三、四聯(lián)送到倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收貨物無(wú)誤后，在驗(yàn)收單第三、四聯(lián)加蓋“驗(yàn)訖”章，留存第二聯(lián)登記保管賬，將驗(yàn)收單第三聯(lián)送到財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)憑發(fā)票等收款通知支付賬款并登記商品賬，將驗(yàn)收單第四聯(lián)送到業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)登記商品備調(diào)卡。
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(作者單位：大同煤業(yè)股份有限公司財(cái)務(wù)部 山西大同 037003
