一、應收賬款的存在的原因
賒銷作為一種低成本的融資方式,可以有效緩解買方資金周轉的壓力,更長的付款期也增加了買方的議價能力。而賒銷給賣方帶來的利益主要體現(xiàn)在競爭力和客戶忠誠度的提升以及存貨管理風險和開支的減少。
二、應收賬款管理不善的弊端
(一)虛增了企業(yè)的經(jīng)營成果。權責發(fā)生制使得沒有現(xiàn)金流入的賒銷金額全部計入當期收入,掩蓋了企業(yè)的真實發(fā)展狀況。
(二)加速了企業(yè)的現(xiàn)金流出。權責發(fā)生制下的銷售收入和利潤是計算各種稅金及利潤分配的基礎,虛增的經(jīng)營成果增加了企業(yè)的納稅和分紅負擔。過多的應收賬款也會增加企業(yè)的管理成本。這些都使企業(yè)在并未獲得現(xiàn)金流入的情況下,支付了大量現(xiàn)金,增加了資金鏈斷裂的風險。
(三)延長了企業(yè)的營業(yè)周期。營業(yè)周期指從取得存貨到銷售存貨并收回現(xiàn)金為止的這段時間。不合理的應收賬款,延長了企業(yè)的營業(yè)周期,增加了維持經(jīng)營的成本費用,嚴重影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營。
(四)增加了企業(yè)的管理負擔。一筆應收賬款的管理包括了解債務人情況、核算、責任劃分、催繳收繳等等,企業(yè)還要努力維護與債務人的商業(yè)關系, 這些都增加了企業(yè)的管理負擔。
三、建立健全應收賬款的管理制度
(一)建立信用部門
企業(yè)應建立董事會直接領導下的信用部門,保持信用部門的獨立性。信用部門的職責包括:協(xié)調企業(yè)的銷售目標和財務目標,在企業(yè)內部形成一個科學的風險制約機制,制定科學的信用政策,實施信用分析和信用控制,及時催收應收賬款等等。
(二)制定信用政策
信用政策是企業(yè)內部應收賬款管理的框架。建立良好的信用政策,應綜合考慮成本費用、企業(yè)文化、公司的盈利狀況、競爭的激烈程度、存貨的規(guī)模以及季節(jié)性因素等影響。在信用政策執(zhí)行過程中,要對不同顧客給予不同的信用標準,并根據(jù)顧客信用狀況的改變及時調整信用標準。
(三)信用分析
對于潛在顧客,企業(yè)需要首先進行信用分析,以求給予合適的信用標準。分析的深度取決于交易的性質和發(fā)生的頻率。
1.財務報表。財務報表反映了一個公司的財務狀況、經(jīng)營成果以及現(xiàn)金流量。為減少人為操縱的可能性,信用部門應選取經(jīng)注冊會計師審計的獨立的審計報告進行財務分析。
2.銀行征信(Bank reference)。銀行征信由銀行提供的幫助企業(yè)了解交易方信用狀況的信用信息服務。銀行征信的獨立性和可靠性較高,能使企業(yè)及時充分了解交易方的資信狀況和償債能力,防范和化解信用風險,降低經(jīng)營成本,提高工作效率。
3.商業(yè)信譽證明(Trade reference)。商業(yè)信譽證明由交易方的貿易伙伴提供,證明顧客的信用情況。然而,客戶一般會選擇商業(yè)關系良好的貿易伙伴提供商業(yè)信譽證明,從而降低了商業(yè)信譽證明的可信度。企業(yè)可況自行選擇潛在客戶商業(yè)信譽度高的商業(yè)伙伴進行商業(yè)信譽咨詢。
4.信用評級。信用評級是由專業(yè)信用服務機構做出的有關客戶信用的可靠性、安全性程度的綜合評價。信用評級的優(yōu)點是準確可靠公開,投資者可以低成本獲取;缺點是規(guī)模小的公司和剛剛成立的公司可能還未建立相應的信用報告體系,而且信用評級制度在中國尚未健全。
(四)信用控制
信用部門要建立顧客的信用資料,并根據(jù)交易情況及時更新。這些資料包括:顧客的基本信息、近期的財務報表、開戶銀行的證明以及銀行和其他金融機構已公布的一些信用等級、信用申請表、營業(yè)執(zhí)照復印件、信用調查報告、合同或訂單、付款記錄及往來信函等。
1.賬齡分析。信用部門根據(jù)財務部門提供的相關材料,定期制定賬齡分析表,了解尚在信用期內的應收賬款、逾期應收賬款和嚴重超期應收賬款的情況,對不同的欠款制定出不同的收賬政策,充分估計并預提可能發(fā)生的壞賬損失,酌情調整相應的信用標準。
2.比率分析和趨勢分析。企業(yè)要定期對應收賬款進行比率分析,包括應收賬款金額、占總資產(chǎn)比率、各類應收賬款比率等,并做出相應的趨勢分析。對于異常的情況,要及時查明原因,進行收賬、調整客戶信用標準。
3.更新信用情況。信用部門應逐步完善信用評估職能,定期對顧客的信用條件進行復查:對交易頻繁的顧客,按季或者按月更新信用情況;對零散業(yè)務顧客,在每筆業(yè)務結束后更新顧客信用情況。
(五)逾期應收賬款的管理
應收賬款收回的可能性隨著逾期時間的增長而減少。因此企業(yè)應盡快收回應收賬款,并保管好銷售合同、訂單、發(fā)票、往來傳真和信件、貨運單據(jù)、信用申請表等能夠證明企業(yè)權利的文件,作為催收乃至訴訟依據(jù)。
1.逾期應收賬款的處理方式
總的來說,應收賬款的處理原則是保持與客戶的良好關系,力爭以最低的成本完整收回欠款。信用部門應該根據(jù)客戶的財務信息,分析可收回程度和可能發(fā)生的壞賬損失,做出欠款報告;努力是良好的商業(yè)關系,以免喪失已有的市場份額。
2.逾期應收賬款的收款程序。信用部門應在考慮成本效益原則的基礎上,制定切實可行的信用程序。在逾期當日,以電話、郵件、傳真等方式提醒顧客賬款到期,請予付款。對于拒不付款的客戶,要搜集客戶信息,分析拒付原因,并采取相應的處理方式,努力維護良好的商業(yè)關系。每一步都要形成相應的文字記錄,作為催收甚至訴訟的法律依據(jù)。
3.成本效益原則。企業(yè)應采取最低的收賬成本,盡可能多的收回應收賬款。必要時可考慮保理、信用保險、票據(jù)貼現(xiàn)等手段,快速收回應收賬款,維持企業(yè)資金鏈的運轉。
綜上所述,在競爭日趨激烈的21世紀,商業(yè)信用愈加發(fā)達,應收賬款的管理也尤為重要。企業(yè)要制定良好的信用政策、實施行之有效的信用分析和控制,努力維持與客戶的商業(yè)關系,力爭以最低成本完整的收回應收賬款。
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