據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計,商品流通企業(yè)中應(yīng)收賬款占流動資產(chǎn)總額的30 %以上,呆死賬占應(yīng)收賬款的20 %之多,給企業(yè)資金的運(yùn)作帶來了一定困難。下面就商品流通企業(yè)應(yīng)收賬款的管理談一下自己的看法。
一、應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)
商品流通業(yè)產(chǎn)生應(yīng)收賬款的主要原因是擴(kuò)大銷售,增強(qiáng)競爭力,那么其管理的目標(biāo)就是求得利潤。應(yīng)收賬款是商品流通業(yè)的一項(xiàng)資金投放,是為了擴(kuò)大銷售和盈利進(jìn)行的投資。而投資肯定要發(fā)生成本,這就需要在應(yīng)收賬款信用政策所增加的盈利和這種政策的成本之間作出權(quán)衡。只要當(dāng)應(yīng)收賬款所增加的盈利超過所增加的成本時,才應(yīng)當(dāng)實(shí)施應(yīng)收賬款賒銷;如果應(yīng)收賬款賒銷有著良好的盈利前景,就應(yīng)當(dāng)放寬信用條件增加賒銷量。
二、制定應(yīng)收賬款的信用標(biāo)準(zhǔn)
信用標(biāo)準(zhǔn)是客戶獲得商業(yè)信用所具備的最低條件,通常以預(yù)期的壞賬損失率表示。如果商品流通業(yè)制定的信用標(biāo)準(zhǔn)過高,將使許多客戶因信用品質(zhì)達(dá)不到所設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)而被拒之門外,其結(jié)果有利于降低違約風(fēng)險及收帳費(fèi)用,但也會企業(yè)的市場競爭力的提高和收入的擴(kuò)大。相反,如果采取較低的信用標(biāo)準(zhǔn),雖然有利于企業(yè)擴(kuò)大銷售,提高銷售市場的占有率,但同時也會導(dǎo)致壞賬損失風(fēng)險加大和收賬費(fèi)用的增加。
(一)定性分析信用標(biāo)準(zhǔn)的影響因素
商品流通企業(yè)在制定或選擇信用標(biāo)準(zhǔn)時,應(yīng)考慮:1.同行業(yè)競爭對手的情況。面對競爭對手,企業(yè)首先考慮的是如何在競爭中處于優(yōu)勢地位,保持并不斷擴(kuò)大商品市場占有率。如果對手實(shí)力很強(qiáng),企業(yè)欲取得或保持優(yōu)勢地位,就需采取較低的信用標(biāo)準(zhǔn);反之,可以相應(yīng)嚴(yán)格一些。2.企業(yè)承擔(dān)違約風(fēng)險的能力。當(dāng)企業(yè)資金雄厚,違約風(fēng)險承擔(dān)能力強(qiáng)時,就可以以較低的信用標(biāo)準(zhǔn)提高競爭力,爭取客戶,擴(kuò)大銷售;反之,如果企業(yè)承擔(dān)違約風(fēng)險的能力較弱時,只能選擇嚴(yán)格的信用標(biāo)準(zhǔn),以盡可能降低違約風(fēng)險的程度。3.客戶的資信程度。企業(yè)在制定信用標(biāo)準(zhǔn)時,必須對客戶的資信程度進(jìn)行調(diào)查分析,然后在此基礎(chǔ)上,判斷客戶的信用等級并決定是否給予客戶信用優(yōu)惠?？蛻舻男庞觅Y信程度的高低通常決定于五個方面,即客戶的信用品質(zhì)(首要因素)、償付能力、資本、抵押品、經(jīng)濟(jì)狀況等,財產(chǎn)管理上簡稱為“5C”系統(tǒng)。這些方面的信息主要通過下列渠道取得:1.商業(yè)代理機(jī)構(gòu)或資信調(diào)查機(jī)構(gòu)所提供的客戶信息資料及信用等級標(biāo)準(zhǔn)資料;2.委托往來銀行信用部門向與客戶有關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的銀行索取資料;3.與同一客戶有信用關(guān)系的其他企業(yè)相互交換該客戶的信用資;4.客戶的財務(wù)報告資料;5.企業(yè)自身的經(jīng)驗(yàn)等。
(二)定量分析信用標(biāo)準(zhǔn)的確立
對信用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定量分析,旨在解決兩個問題 :一是確定客戶拒付賬款的風(fēng)險,即壞帳損失率;二是具體確定客戶的信用等級,以作為給予或拒絕信用的依據(jù)。具體步驟為:(1)設(shè)定信用等級評價標(biāo)準(zhǔn)。即根據(jù)對客戶信用資料的調(diào)查分析,確定評價信用優(yōu)劣的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn),以一組具有代表性,能夠說明付款能力和財務(wù)狀況的若干比率(如流動比率、速動比率、應(yīng)收帳款周轉(zhuǎn)率、產(chǎn)權(quán)比率、資產(chǎn)負(fù)債率等)作為信用風(fēng)險指標(biāo),根據(jù)數(shù)年內(nèi)最壞年景情況,分別找出信用好和信用壞兩類客戶的上述比率平均值,依次作為比較其它客戶的信用標(biāo)準(zhǔn)。(2)利用現(xiàn)有的或潛在的客戶財務(wù)報表數(shù)據(jù),計算各自的指標(biāo)值,并與標(biāo)準(zhǔn)值比較。(3)進(jìn)行風(fēng)險排隊(duì)。確定各有關(guān)客戶的信用等級,對于不同信用等級的客戶,分別采取不同的信用對策,包括拒絕或接收客戶信用定單,以及給予不同的信用優(yōu)惠條件或附加某些限制條款等。信用標(biāo)準(zhǔn)是客戶標(biāo)準(zhǔn),決定給予或拒絕客戶的依據(jù),但由于實(shí)際情況錯綜復(fù)雜,不同企業(yè)的同一指標(biāo)往往存在著很大差異,要求財務(wù)決策者必須結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn),對各項(xiàng)指標(biāo)具體分析、判斷,不能機(jī)械遵循。
三、建立和完善內(nèi)部控制制度
內(nèi)部控制是企業(yè)為維護(hù)資產(chǎn)完整,保證會計信息正確和財務(wù)活動合法、合規(guī),貫徹經(jīng)營決策,實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo),促進(jìn)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,而在企業(yè)內(nèi)部建立并實(shí)施的對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)督、檢查和調(diào)整的制約機(jī)制。為了防范應(yīng)收賬款的加大和長期掛賬,形成損失,商品流通企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的經(jīng)營性質(zhì)和實(shí)際情況構(gòu)建一套嚴(yán)密的企業(yè)內(nèi)部控制體系,做到企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門既分工又合作,發(fā)揮部門之間的制約作用,把差錯、失誤減少到最低限度。下面以崗位責(zé)任制為例,針對應(yīng)收賬款做好以下工作:(一)顧客訂單的處理。收到顧客訂單后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行登記,在審核定單內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、單價的基礎(chǔ)上,確定能否按要求為其供貨,并編制銷貨通知單發(fā)送相關(guān)部門,作為各有關(guān)部門履行職責(zé)的依據(jù)。(二)客戶資信的調(diào)查。信用部門在處理銷貨通知單以前,應(yīng)對客戶的資信情況進(jìn)行調(diào)查,了解對方資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益及資金運(yùn)營狀況。(三)開單和發(fā)運(yùn)工作。財務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門開出銷貨發(fā)票,通知對方所供貨物或所提供勞務(wù)的數(shù)量、金額及付款方式,并據(jù)以進(jìn)行賬務(wù)處理。倉庫根據(jù)經(jīng)審核的銷貨通知單或提貨憑證進(jìn)行發(fā)貨,決不允許白條出庫。需要辦理托運(yùn)的,由運(yùn)輸部門填發(fā)貨運(yùn)文件、編號控制,記入發(fā)貨登記簿,作為發(fā)運(yùn)的備查記錄。(四)貨款回收的處理。通常有兩種形式:一是現(xiàn)款;二是賒銷。不論以哪種形式,財務(wù)部門都應(yīng)當(dāng)按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理,做到賬證相符、賬賬相符。對賒銷業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收賬款,企業(yè)財務(wù)主管和經(jīng)辦人員要及時催收,并把責(zé)任落實(shí)到個人,防止造成壞賬。完善監(jiān)督體系。對應(yīng)收賬款的管理,除加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制制度外,還應(yīng)進(jìn)一步加大監(jiān)督力度,具體來說從以下幾個方面著手:1.設(shè)立賬務(wù)總監(jiān),進(jìn)行事前監(jiān)督。2.在銷售過程中融入相互牽制、相互制約的制度,建立以防為主的監(jiān)控防線,嚴(yán)格手續(xù)制度,進(jìn)行事中控制,杜絕各經(jīng)營者的隨意賒欠。3.設(shè)立事后監(jiān)督。根據(jù)會計部門提供的核算資料,倉儲部門提供的銷售信息,對各部門應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)進(jìn)行定期和日常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。4.成立一個直接歸董事會管理并獨(dú)立的審計獎懲委員會,對應(yīng)收賬款進(jìn)行專項(xiàng)審核。根據(jù)審核結(jié)果進(jìn)行獎懲,把各項(xiàng)制度落實(shí)到實(shí)處。對金額大,賬齡長的應(yīng)收賬款進(jìn)行專項(xiàng)審查和清理。對金額大,賬齡大的應(yīng)收賬款,按經(jīng)濟(jì)內(nèi)容、企業(yè)性質(zhì)、數(shù)量及賬齡進(jìn)行統(tǒng)計分類。
四、制定應(yīng)收賬款的收帳政策
收賬政策,是指客戶違反信用條件,拖欠甚至拒付賬款時,所采取的收賬策略與措施。從理論上講,履約付款是客戶不容質(zhì)疑的責(zé)任和義務(wù),是企業(yè)合法權(quán)益要求所在。但對所有客戶拖欠或拒付賬款的行為都付諸法律解決,往往不是最有效的辦法,因?yàn)榻鉀Q與客戶賬款糾紛的目的,主要不是爭論孰是孰非,而在于怎樣最有效地將賬款收回,通過法院強(qiáng)行收回賬款不僅需要花費(fèi)相當(dāng)數(shù)額的訴訟費(fèi),而且還要支付大量的差旅費(fèi)、通訊費(fèi)?；谶@種考慮,企業(yè)如果能夠同客戶商量個折衷的方案,也許能夠?qū)⒋蟛糠仲~款收回。通常的步驟是:當(dāng)賬款被拖欠或拒付時,企業(yè)應(yīng)當(dāng)首先分析現(xiàn)有的信用標(biāo)準(zhǔn)及信用審批制度是否存在紕漏;然后重新對違約客戶的資信等級進(jìn)行調(diào)查、評價,對于信用品質(zhì)惡劣的客戶,應(yīng)當(dāng)從信用名單中刪除,對其所拖欠的款項(xiàng)可以通過信函、電訊或者派員前往等方式進(jìn)行催收,態(tài)度可以漸加強(qiáng)硬,并提出警告;最后向?qū)Ψ桨l(fā)出律師信。當(dāng)這些措施無效時,可以通過法院裁決;對于信用記錄一向正常的客戶,在去電,去函的基礎(chǔ)上,不妨派人與客戶進(jìn)行協(xié)商,溝通意見,達(dá)成諒解妥協(xié),既可密切相互間的關(guān)系,不傷顏面,又有助于較為理想地解決賬款拖欠問題。在日常經(jīng)營管理中,旅行社應(yīng)特別注意欠款方出現(xiàn)的下列現(xiàn)象:1.辦公地點(diǎn)由高檔向低檔搬遷;2.財務(wù)人員經(jīng)常性的回避;3.經(jīng)常找不到單位負(fù)責(zé)人;4.不正常的不回復(fù)電話;5.頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員,單位員工跳槽增加;6.決策層存在嚴(yán)重的內(nèi)部矛盾;7.受到其它公司的法律訴訟。
五、建立壞賬準(zhǔn)備制度
無論旅行社采取怎樣嚴(yán)格的信用政策,只要存在著商業(yè)信用行為,壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的。既然無法避免,對壞賬損失的可能性預(yù)先估計,建立彌補(bǔ)壞賬損失的壞賬準(zhǔn)備,即提取壞賬準(zhǔn)備就顯得極為必要?，F(xiàn)行會計制度規(guī)定:企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期或者至少于每年年度終了,對應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行全面檢查,預(yù)計各項(xiàng)應(yīng)收款項(xiàng)可能發(fā)生的壞賬,對于沒有把握能夠收回的應(yīng)收賬款,應(yīng)當(dāng)計提壞賬準(zhǔn)備。旅行社在具體確定壞賬準(zhǔn)備計提的比例時,應(yīng)當(dāng)根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn),債務(wù)單位的信用程度和經(jīng)營情況予以合理的估計;應(yīng)該指出,旅行社與欠款人之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系不會因?yàn)槠髽I(yè)已作為壞賬處理而解除。旅行社仍然有追款權(quán),一旦重新收回,應(yīng)及時入賬。
隨著人們物質(zhì)文化水平的日益提高,商品流通企業(yè)要做大做強(qiáng),必須要擴(kuò)大所售市場份額,增加銷售,也就必然會產(chǎn)生應(yīng)收賬款;這是因?yàn)?債務(wù)方在歸還應(yīng)付賬款之前,無償占用著這筆資金,相當(dāng)于在使用無息貸款,因而從主觀上不愿歸還。應(yīng)收賬款的大量存在,增加了債權(quán)方應(yīng)收賬款的管理成本和回收成本,虛增了賬面上的銷售收入,夸大了經(jīng)營成果,降低了企業(yè)的資金使用效率。筆者以為,如果國家出臺相關(guān)的法律法規(guī):對于企業(yè)間的應(yīng)收賬款,除了債權(quán)方主動放棄權(quán)利外,債務(wù)方應(yīng)作為一項(xiàng)借款,按一定的利率支付利息給債權(quán)方,并將這條規(guī)定寫入銷售合同。這樣,債務(wù)方占用這筆資金就無利可圖,從而從整體上減少資金占壓,解開困擾企業(yè)的債務(wù)鏈,使得企業(yè)在公平、平等、誠信的基礎(chǔ)上正常運(yùn)營,顯得十分必要
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