一、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)用管理信息系統(tǒng)的目的
管理信息系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱MIS),它是一門(mén)新興的學(xué)科,是一個(gè)以人為主導(dǎo),利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備,進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和維護(hù),以企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)優(yōu)、提高效益和效率為目的,支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。
在企業(yè)集團(tuán)中,信息系統(tǒng)的框架包括:企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)各項(xiàng)職能相關(guān)的活動(dòng)模式及處理流程、信息系統(tǒng)和硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)及技術(shù)人員。其中企業(yè)信息系統(tǒng)由決策支持系統(tǒng)(DSS)、管理信息系統(tǒng)(MIS)、業(yè)務(wù)事務(wù)處理系統(tǒng)(TPS)三個(gè)子系統(tǒng)組成。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用,極大地改變了企業(yè)內(nèi)部控制所處的環(huán)境,管理信息系統(tǒng)的產(chǎn)生、發(fā)展與完善,使企業(yè)從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層員工得以從繁重的人力手工工作中解脫出來(lái),與時(shí)俱進(jìn),實(shí)時(shí)發(fā)展的同時(shí),節(jié)約工時(shí),提高效率,為企業(yè)的未來(lái)提供良好的輔助平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更增強(qiáng)了管理信息系統(tǒng)的實(shí)用性,如在財(cái)務(wù)中遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程審計(jì)等,為內(nèi)部控制提供新的方向和內(nèi)容。
二、企業(yè)集團(tuán)信息系統(tǒng)在內(nèi)控中的職能及應(yīng)用現(xiàn)狀
(一)內(nèi)部控制在企業(yè)集團(tuán)中的作用及加強(qiáng)措施
企業(yè)集團(tuán)中內(nèi)部控制的重要做不容忽視,它可以確保單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)營(yíng)信息和財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性。從傳統(tǒng)觀念上看,加強(qiáng)內(nèi)部控制的方法一般有:完善法人治理結(jié)構(gòu),強(qiáng)化內(nèi)部核心作用;明確相關(guān)人員職責(zé),建立相互制約機(jī)制;強(qiáng)化企業(yè)審計(jì)監(jiān)督,確保內(nèi)控制度執(zhí)行。
然而,從現(xiàn)實(shí)情況看,當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代,通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部與外部的信息管理控制,更有利于提高企業(yè)工作效率,進(jìn)而達(dá)到增加企業(yè)效益的目的。
(二)管理信息系統(tǒng)在企業(yè)集團(tuán)中的職能
完善的MIS具有以下四個(gè)標(biāo)準(zhǔn):確定的信息需求、信息的可采集與可加工、可以通過(guò)程序?yàn)楣芾砣藛T提供信息、可以對(duì)信息進(jìn)行管理。企業(yè)集團(tuán)所需求的管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下職能:1.信息管理職能。集團(tuán)企業(yè)一般分設(shè)有下屬子公司,因此母公司所采用的MIS需能夠有效地管理、控制不同類型和地區(qū)的子公司,有效整合和共享信息資源。2.財(cái)務(wù)核算管理職能。系統(tǒng)能夠?qū)Ω髯庸緦?shí)施有效地管理和監(jiān)控,有助于加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門(mén)的財(cái)務(wù)控制,提高預(yù)算編制,管理和分析企業(yè)運(yùn)行效率,實(shí)現(xiàn)高效、全面的預(yù)算管理,逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.資產(chǎn)管理職能。企業(yè)中的資產(chǎn)可以分為有形和無(wú)形資產(chǎn),系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)中的有形資產(chǎn),尤其是大額的固定資產(chǎn)的相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)更新與估價(jià),統(tǒng)籌集團(tuán)中資產(chǎn)總額,便于內(nèi)部管理與控制。4.投資管理職能。系統(tǒng)能對(duì)各種投資項(xiàng)目盡心有效管理,進(jìn)行項(xiàng)目的可行性分析和風(fēng)險(xiǎn)性分析,降低各種投資的風(fēng)險(xiǎn),提高投資決策的科學(xué)性及項(xiàng)目的成功率。5.決策管理職能。系統(tǒng)能夠?yàn)楣芾韺?、決策層提供有效的計(jì)劃、預(yù)算、決策工具,提示數(shù)據(jù)之間的隱含關(guān)系,使決策依據(jù)數(shù)據(jù)化,結(jié)果具有科學(xué)性,滿足集團(tuán)總部對(duì)整個(gè)集團(tuán)未來(lái)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)經(jīng)行規(guī)劃的需要。6.人事管理職能。系統(tǒng)能夠合理確定人力資源規(guī)模,有效地分配和使用人力資源,建立績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,對(duì)職員的工作情況予以考核和監(jiān)督,形成良好的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。
從上述職能不難看出,企業(yè)集團(tuán)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)于加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制起著至關(guān)重要的作用,信息的順利獲取和利用既是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分,又能夠保證內(nèi)部控制活動(dòng)的運(yùn)行。信息系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中采集并進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,減少了數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤機(jī)會(huì),提高了預(yù)算、核算,進(jìn)而生成報(bào)告的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,這無(wú)疑強(qiáng)化了內(nèi)部控制。此外,風(fēng)險(xiǎn)管理和決策管理是內(nèi)部控制的重要方面,信息系統(tǒng)的應(yīng)用提高了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的效率,及時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),使動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)控制成為可能,更好地體現(xiàn)出基于預(yù)測(cè)和預(yù)防的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。
(三)企業(yè)集團(tuán)中管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀
現(xiàn)階段,雖然全球信息技術(shù)在突飛猛進(jìn)的發(fā)展,但是就我國(guó)目前的情況來(lái)看,企業(yè)集團(tuán)運(yùn)用管理信息系統(tǒng)依然不夠完善,尤其是在子公司內(nèi)部,如信息系統(tǒng)中的電算化的應(yīng)用情況不盡如人意,又很多集團(tuán)企業(yè)的總部運(yùn)用了電算化軟件,但在其附屬的子公司內(nèi)部則仍然采用原始記賬方式,一方面阻礙了相互之間信息的共享,另一方面不利于提高工作效率,從而影響企業(yè)績(jī)效。
另外,目前市場(chǎng)上還沒(méi)有一個(gè)成熟的系統(tǒng)適用于大型集團(tuán)企業(yè),很多情況是在集成現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上,根據(jù)自身的具體情況和特點(diǎn)開(kāi)發(fā)一套集成化的管理信息系統(tǒng),這在某種程度上制約了企業(yè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用。
三、企業(yè)集團(tuán)信息系統(tǒng)存在的弊端
(一)系統(tǒng)應(yīng)用不健全,母子公司之間信息共享存在障礙。子公司向母公司提供數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題,由于未實(shí)行建立全面的信息系統(tǒng),因此需要人工錄入數(shù)據(jù),出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性加大。
(二)管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)出現(xiàn)夾層,導(dǎo)致謊報(bào)信息。母公司運(yùn)行的信息系統(tǒng)往往與子公司實(shí)際業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)相互獨(dú)立,出現(xiàn)邊緣地帶,由于二者追求信息價(jià)值的差異性,很有可能導(dǎo)致子公司有意過(guò)濾信息,報(bào)喜不報(bào)憂,嚴(yán)重影響公司利益。
(三)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放性和動(dòng)態(tài)性,給管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來(lái)了許多新問(wèn)題。如會(huì)計(jì)信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊傳輸,有可能被非法攔截、竊取甚至篡改,網(wǎng)絡(luò)信息還有可能遭受病毒入侵或黑客攻擊等,這些都加劇了信息失真的風(fēng)險(xiǎn),從而加大了內(nèi)部控制的難度。
四、改進(jìn)弊端的措施
(一)逐步建立健全整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部的管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)母子公司之間最大化的信息共享。
(二)在構(gòu)建集團(tuán)信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中,應(yīng)將母子公司相互獨(dú)立的系統(tǒng)綜合考慮,看作整體模塊進(jìn)行處理,以便日后信息傳遞過(guò)程中減少最終避免謊報(bào)、有意隱瞞的情況出現(xiàn)。
(三)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程存在不安全隱患,病毒、惡意軟件、黑客攻擊等是全球共同面臨的問(wèn)題,預(yù)防風(fēng)險(xiǎn),降低損失,企業(yè)應(yīng)采取措施防止險(xiǎn)情發(fā)生,并提前做好應(yīng)急準(zhǔn)備。
綜上,跨進(jìn)信息時(shí)代,面臨現(xiàn)代信息技術(shù)帶來(lái)的沖擊和壓力,內(nèi)部控制唯有及時(shí)有效的引入和利用信息技術(shù),不斷改革與創(chuàng)新,使管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中合理地發(fā)揮應(yīng)有的作用,才能在未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)中處于領(lǐng)先地位。
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