一、ERP管理鏈
ERP是以財務(wù)會計管理為核心,優(yōu)化企業(yè)管理中的各項業(yè)務(wù)流程,使企業(yè)資源達(dá)到優(yōu)化和整合。在整個ERP管理鏈中,財務(wù)會計作為鏈條的末端起著反映業(yè)務(wù)事項貨幣價值的作用。企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理的目的是有效監(jiān)控企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的執(zhí)行,確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),它應(yīng)具有工作流程自動化和企業(yè)多部門之間業(yè)務(wù)無縫集成的特點(diǎn)。
ERP實(shí)施前,企業(yè)在對項目的管理上是各部門相對獨(dú)立的,計劃部門負(fù)責(zé)立項,工程部門負(fù)責(zé)建設(shè),物資部門負(fù)責(zé)供料,財務(wù)部門負(fù)責(zé)結(jié)算,有時會出現(xiàn)物資部門拿著領(lǐng)料單向財務(wù)部門結(jié)算材料款時,財務(wù)部門還沒有工程概算,問到計劃部門才發(fā)現(xiàn)工程立項還沒有批準(zhǔn),使項目管理本末倒置,不符合現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理要求。
ERP實(shí)施后,系統(tǒng)為企業(yè)流程管理提供了信息化平臺,企業(yè)管理所需信息全部計入計算機(jī)系統(tǒng),由系統(tǒng)根據(jù)既定的程序一步步流轉(zhuǎn)。如項目管理,從計劃部門立項到建設(shè)單位施工、物資部門供料,最后到財務(wù)部門結(jié)算,全部通過系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn),且是不可逆向操作的,最大限度地規(guī)范了企業(yè)項目管理流程。
二、ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)
1.ERP系統(tǒng)把企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)串連起來,使財務(wù)管理、物資管理、項目管理等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源共享化和業(yè)務(wù)流程管理的一體化。
2. ERP管理系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是實(shí)時的和動態(tài)。傳統(tǒng)的企業(yè)管理系統(tǒng)各自為政,財務(wù)系統(tǒng)僅限于財務(wù)部門的核算,偏重于事后分析;營銷系統(tǒng)僅限于營銷部門對電費(fèi)的統(tǒng)計;物資系統(tǒng)僅限于物資供應(yīng)部門供、銷、存的信息管理,各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)獨(dú)立,相互無交叉。 ERP系統(tǒng)重新規(guī)劃各個企業(yè)管理子系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時、動態(tài)的交換,使企業(yè)信息及時準(zhǔn)確地傳遞,實(shí)現(xiàn)項目管理、材料采購到最終的財務(wù)管理這一流程的一體化。
三、ERP系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)管理的影響
1. ERP擴(kuò)大了財務(wù)管理的內(nèi)涵
傳統(tǒng)意義上的財務(wù)管理主要指對資金、設(shè)備等有型資產(chǎn)的管理,而缺乏對人力資源等無形資產(chǎn)的計量。在現(xiàn)代企業(yè)中,人力資源管理越來越被管理者所重視,企業(yè)資產(chǎn)中以知識為基礎(chǔ)的人力資源等無形資產(chǎn)所占比重大大提高。但傳統(tǒng)的財務(wù)核算型軟件無法將人力資源管理融入到企業(yè)管理中去,使得企業(yè)管理者在進(jìn)行財務(wù)決策時也很難將這部分無形資產(chǎn)結(jié)合起來。ERP系統(tǒng)除了財務(wù)管理系統(tǒng)外,有效地將人力資源管理融入到企業(yè)管理中,豐富了財務(wù)管理的內(nèi)容。
從深層次看,ERP的實(shí)施是會計工作內(nèi)涵的新發(fā)展,是會計工作重心的轉(zhuǎn)移,這意味著未來的會計人員將不再扮演賬房 先生的角色,而是對企業(yè)信息進(jìn)行再加工和深加工的企業(yè)管理者。同時會計人員提供的信息價值也將愈來愈受到重視。會計人員在組織上所扮演的角色也日益重要。
2.ERP系統(tǒng)使財務(wù)管理更具完整性
以前的財務(wù)系統(tǒng)只能稱之為核算系統(tǒng),只能完成財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)—— 記賬,離現(xiàn)代企業(yè)的財務(wù)管理要求甚遠(yuǎn)?，F(xiàn)在的ERP系統(tǒng)一是增加預(yù)算管理功能,減少人為干預(yù);二是物資公司一發(fā)料就自動生成相應(yīng)的會計憑證,使會計核算更加及時,同時也提高了會計信息的可靠性。
狹義的財務(wù)管理是對經(jīng)濟(jì)事項事后的貨幣價值管理,但現(xiàn)代企業(yè)需要的是對經(jīng)濟(jì)事項全過程、全方位的財務(wù)管理,ERP系統(tǒng)較傳統(tǒng)的財務(wù)核算系統(tǒng)在這方面更具優(yōu)勢。從項目立項即開始了該項目的財務(wù)管理,體現(xiàn)在確定項目預(yù)算上,這個預(yù)算是工程建設(shè)部門、物資部門、財務(wù)部門需要共同遵守的。工程建設(shè)部門要想開始工程建設(shè)首先受制于項目立項,工程建設(shè)需要物資部門的材料供應(yīng),材料出庫即實(shí)時產(chǎn)生會計憑證,財務(wù)部門做完發(fā)票校驗后即付款。這一流程走下來一是減少人為傳遞單據(jù),簡化工作流程,提高工作效率;二是項目管理各環(huán)節(jié)緊密相連,相互制約,提高工作嚴(yán)謹(jǐn)性;三是項目管理各環(huán)節(jié)均在ERP系統(tǒng)中實(shí)時產(chǎn)生結(jié)果,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時、準(zhǔn)確的信息。 3.ERP系統(tǒng)細(xì)化成本預(yù)算控制
以前的財務(wù)核算系統(tǒng)沒有成本預(yù)算控制功能,財務(wù)部對各生產(chǎn)、管理單位的成本管理是靠發(fā)放代金券,一種費(fèi)用發(fā)一種代金券,通過顏色、標(biāo)識等區(qū)分。這種原始的管理辦法,一是印制代金券也是一項成本開支;二是各種代金券對使用人來說也需要記憶和辨別?，F(xiàn)在的ERP系統(tǒng)可以對成本項目的最底層做預(yù)算管理,只要對一個部門輸入預(yù)算金額,系統(tǒng)就會自動識別每一筆報銷金額是否超過該部門預(yù)算,超出預(yù)算的費(fèi)用開支是不可能在ERP系統(tǒng)中記賬處理的。在ERP系統(tǒng)中,對財務(wù)預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)了實(shí)時控制和多角度分析,即可把費(fèi)用項目設(shè)置在核算所需的明細(xì)層,同時將需要預(yù)算考核的部門設(shè)置成為一個個“成本中心”,根據(jù)不同的管理需要可完成不同期間費(fèi)用、不同部門費(fèi)用等任意的組合查詢和管理。
在ERP系統(tǒng)支持下,管理者可以從系統(tǒng)任意查詢每一個“成本中心”的財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況,分析預(yù)算執(zhí)行差異的原因,從而實(shí)現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營指標(biāo)的科學(xué)分解、分析和事后考核,大大拓寬了財務(wù)管理的視角,同時也提高了財務(wù)管理的透明度。一方面預(yù)算管理發(fā)揮事前計劃、事中控制和事后分析的全面控制作用;另一方面,預(yù)算管理是在豐富歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,綜合考慮生產(chǎn)實(shí)際,科學(xué)分解各部門、各分項的預(yù)算指標(biāo),使預(yù)算更科學(xué)。
4.ERP系統(tǒng)使資金管理更為嚴(yán)格
企業(yè)財務(wù)管理的核心是企業(yè)的價值管理,落實(shí)到具體內(nèi)容就是對企業(yè)資金的管理。在ERP系統(tǒng)中,通過對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化組合,在實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上減少了貨物收發(fā)與財務(wù)之間的往來,即在貨物收發(fā)的同時產(chǎn)生記賬憑證,大大減少了管理和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),提高了管理效率。減少中間環(huán)節(jié)即減少管理漏洞,保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。
嚴(yán)格資金管理另一方面表現(xiàn)在對個人備用金的管理上,以前的會計核算對個人借出備用金是簡單的累加,沖減時也不分事由,所以在對備用金的管理上顯得較為粗獷,不符合精益化企業(yè)管理思路。在ERP系統(tǒng)中,每發(fā)生一筆備用金費(fèi)用在系統(tǒng)中都可生成一條單獨(dú)的記錄,每沖減一筆也要求對應(yīng)借出時的記錄。這樣備用金余額可明細(xì)反映是由哪一筆事項所產(chǎn)生的,有利于加強(qiáng)管理。
四、ERP系統(tǒng)應(yīng)用對財務(wù)人員的影響
從以上的論述可以看出,ERP的一些特點(diǎn)取代了傳統(tǒng)會計功能的大部分,因此實(shí)施ERP系統(tǒng)管理,對會計人員角色也有很大程度的影響。其中,最突出的是,財務(wù)管理的起始點(diǎn)由會計人員手工錄入憑證變成了會計信息會在交易完成后自動產(chǎn)生會計憑證,使得許多原本必須由會計人員來完成的日常工作被系統(tǒng)所取代,而且,工作質(zhì)量和速度都得到了提升。
筆者認(rèn)為,ERP系統(tǒng)的實(shí)施對會計人員傳統(tǒng)思想確實(shí)是一種挑戰(zhàn),比如,手工記賬時對差錯的更改都是有痕跡的,改電子記賬以后,在會計核算軟件中當(dāng)月憑證修改是沒有痕跡的。而ERP系統(tǒng)中,又恢復(fù)了手工記賬時的管理辦法,任何憑證不能無痕跡修改,對于錯誤的憑證只能在做一筆沖銷憑證后再做一份正確的憑證。起初大家很不習(xí)慣這一變化,由于系統(tǒng)使用不熟練等原因每個月都會產(chǎn)生不少的錯誤憑證和沖銷憑證,但這種有痕跡地修改記賬憑證確實(shí)是會計制度的要求,ERP的設(shè)計方法只是更規(guī)范了我們對會計制度的執(zhí)行。
ERP系統(tǒng)的實(shí)施,給企業(yè)管理者的慣性思維帶來了不小的沖擊,使管理者的思想發(fā)生了新的變革。通過對企業(yè)各種資源的有效梳理和整合,優(yōu)化了企業(yè)的管理模式,也提高了企業(yè)在市場上的競爭力。企業(yè)的管理旨在企業(yè)價值的最大化和管理效率的最高化,作為企業(yè)管理的核心——財務(wù)管理,需要根據(jù)企業(yè)的自身實(shí)際,不斷調(diào)整管理思路,以滿足企業(yè)發(fā)展的要求。目前企業(yè)對ERP的實(shí)施僅為初級階段,系統(tǒng)的完善也需要不斷積累經(jīng)驗,身為企業(yè)的財務(wù)人員應(yīng)該在系統(tǒng)的深化應(yīng)用中充當(dāng)主力軍的角色,勇挑重?fù)?dān),不斷提高對ERP系統(tǒng)的理解和應(yīng)用能力,使ERP財務(wù)管理模塊更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
