醫(yī)院科室成本核算,就是將醫(yī)院成本按一定的科室進行歸集和分配,用以監(jiān)督和考核各項醫(yī)療活動,從而提高醫(yī)院效益的一項核算、管理工作。它是醫(yī)院經(jīng)濟管理的重要組成部分,其各項工作的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院管理水平的高低,其中,醫(yī)院科室成本核算數(shù)據(jù)的正確性尤為重要。筆者所在的江蘇省鹽城市中醫(yī)院,積極利用用友財務(wù)軟件的統(tǒng)計、輔助核算、報表函數(shù)等功能,并切實運用于醫(yī)院科室成本費用的歸集、分配,提高了工作效率,保證了醫(yī)院科室成本核算數(shù)據(jù)的正確性。
一、醫(yī)院科室成本核算的主要內(nèi)容及用友財務(wù)軟件的應(yīng)用情況
1.醫(yī)院科室成本核算的主要內(nèi)容。我們江蘇省鹽城市中醫(yī)院自上世紀80年代開始著手探索醫(yī)院成本核算方法以來,經(jīng)過多年的理論研究和實踐總結(jié),逐步形成了科學、合理而又行之有效的醫(yī)院科室成本核算制度體系。其主要內(nèi)容為:(1)以醫(yī)院建制科室或成本收益相對獨立科室為成本核算對象,歸集各個成本核算單元的直接成本費用;(2)根據(jù)各個成本核算單元在醫(yī)療服務(wù)過程中承擔的角色和發(fā)揮的作用的不同,將成本核算單元歸類為五種成本責任中心,即臨床成本責任中心、醫(yī)技成本責任中心、輔助成本責任中心、后勤成本責任中心、行政成本責任中心;(3)模擬市場運作,以醫(yī)院內(nèi)部價格結(jié)算方式分配輔助、后勤成本責任中心各科室成本;(4)按照誰受益誰分擔的原則,以一定的權(quán)數(shù)(如各成本核算單位職工人數(shù)比重)分配行政成本責任中心各科室成本;(5)根據(jù)各成本核算單元成本費用歸集、計算、分配的結(jié)果,針對不同的成本責任中心,結(jié)合各核算單元的收入、工作量等具體考核指標進行績效分配、本量利分析等成本管理,并分析各科室不同時期及同一時期不同科室間考核結(jié)果的差異,找出產(chǎn)生差異的原因,及時糾正醫(yī)療服務(wù)和管理活動中的偏差,充分發(fā)揮醫(yī)院科室成本核算的管理作用,努力提高各科室及醫(yī)院的經(jīng)濟效益。
可見,科室成本核算的基礎(chǔ)、重點工作在于各成本核算科室成本費用的歸集與分配,各成本核算科室成本費用的準確計量是醫(yī)院科室成本核算工作的內(nèi)在要求。
2.用友財務(wù)軟件應(yīng)用情況。根據(jù)業(yè)務(wù)需要,我們采用了用友網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件(V8.11)“總賬系統(tǒng)+工資管理+固定資產(chǎn)+UFO報表”應(yīng)用方案。其中:(1)總賬系統(tǒng)主要包括憑證處理、賬簿管理、個人往來管理、部門管理、項目核算等功能,能夠提供總、分類明細賬及部門、項目等各類輔助明細賬。(2)工資管理系統(tǒng)主要幫助進行職工的工資核算和發(fā)放,能夠提供部門工資、人員類別工資等各種工資匯總表和分析表。(3)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)為有效管理固定資產(chǎn)提供了固定資產(chǎn)登記、轉(zhuǎn)移、增加、減少以及折舊計提、資產(chǎn)評估、資產(chǎn)盤盈盤虧等處理功能,及固定資產(chǎn)分布、使用等查詢功能。(4)UFO具有強大的報表制作功能,主要包括文件管理、格式管理、數(shù)據(jù)處理、圖形、打印、二次開發(fā)等功能?？傎~系統(tǒng)、工資管理、固定資產(chǎn)管理和UFO報表這四個功能模塊既相互獨立,分別有著較為豐富的具體功能,最大限度地滿足會計核算的需要,又能融會貫通地結(jié)合為一個有機整體,滿足經(jīng)營管理上的整體需要,其關(guān)系如圖所示。
可見,我院應(yīng)用的財務(wù)核算軟件能夠提供分科室、分人員、分項目的支出報表,從而為各成本核算科室成本費用的準確計量,醫(yī)院科室成本核算用友財務(wù)軟件的實現(xiàn)提供了可能。
二、用友財務(wù)軟件的具體實現(xiàn)方法
1.基本原則。
(1)醫(yī)院科室成本核算與醫(yī)院會計核算相一致原則。在經(jīng)濟學中,成本屬于價值范疇,是物化勞動和活勞動的貨幣表現(xiàn),會計是以貨幣為主要計量單位,反映和監(jiān)督單位經(jīng)濟活動的一種經(jīng)濟管理工作。醫(yī)院科室成本核算與醫(yī)院會計核算具有共同的核算對象,即以貨幣表現(xiàn)的醫(yī)院經(jīng)濟活動,這就決定了兩者核算的內(nèi)容和結(jié)果都應(yīng)該一致,也就是說,醫(yī)院會計核算的支出的內(nèi)容包括醫(yī)院科室成本核算的成本費用的內(nèi)容,只是醫(yī)院科室成本核算的核算單元和核算內(nèi)容較會計核算更為具體、明細;無論醫(yī)院科室成本核算的成本費用怎樣歸集、計算和分配,一定期間各成本核算單元的成本費用的總和都應(yīng)等同于相同期間會計核算的支出總數(shù)。
(2)經(jīng)濟原則。經(jīng)濟即節(jié)約。如何利用有限的資源獲得最大的效用是經(jīng)濟學一直在研究和需要解決的課題,經(jīng)濟管理的宗旨就是充分優(yōu)化資源配置,以最低的消耗獲取最大的收益,醫(yī)院科室成本核算的目的就是促進醫(yī)院優(yōu)質(zhì)、高效、低耗,降低服務(wù)成本,提高市場競爭力。醫(yī)院科室成本核算工作本身也要消耗一定的成本費用,同樣也要求成本的最低消耗。另外,醫(yī)院科室成本核算與醫(yī)院會計核算內(nèi)容的一致性為會計數(shù)據(jù)信息的資源共享提供了前提?；诖?在醫(yī)院科室成本核算工作中、人力上,我們并未設(shè)置專門的科室和人員單獨負責核算、分析工作,而是由財務(wù)科及相應(yīng)的會計人員承擔該項職能,在處理會計核算業(yè)務(wù)的同時進行科室成本核算工作;財力、物力上,我們并未增加資金投入研究、開發(fā)專用的醫(yī)院科室成本核算計算機管理軟件,而是積極利用現(xiàn)有計算機資源,充分發(fā)揮財務(wù)核算軟件功能,并切實應(yīng)用于科室成本核算成本費用的歸集、計算與分配。
(3)高效原則。醫(yī)院科室成本核算計算機應(yīng)用的目的在于最大限度地減少人工操作,提高數(shù)據(jù)信息的及時、準確性,提高工作效率。針對達到同一目的可采取多種方法的情況,我們在權(quán)衡比較中,力圖選擇最簡單、最直接、最能減少工作量而又能最及時提供最準確的科室成本核算數(shù)據(jù)的方法。
(4)數(shù)據(jù)的計算機自動采集與手工錄入相結(jié)合原則。會計的目標在于向信息使用者提供有助于其作出正確決策的數(shù)據(jù)信息,不同的信息使用者基于不同的決策目的而所需求的數(shù)據(jù)信息的形式也有所不同。財務(wù)核算軟件是根據(jù)財務(wù)核算的要求設(shè)計的,在一定程度上并不能完全滿足醫(yī)院科室成本核算對數(shù)據(jù)形式的要求。因此,我們在采集醫(yī)院科室成本核算的數(shù)據(jù)信息時,并不只是單純依靠計算機的自動采集,還輔之以手工錄入的方式。
2.具體實現(xiàn)方法。
(1)基礎(chǔ)設(shè)置。一是用友財務(wù)核算軟件按醫(yī)院科室成本核算的核算單元建立總賬系統(tǒng)、工資、固定資產(chǎn)等各系統(tǒng)模塊共用的基礎(chǔ)部門檔案。二是根據(jù)醫(yī)院科室成本核算的數(shù)據(jù)要求,設(shè)置總賬系統(tǒng)中相應(yīng)會計科目的輔助核算。
“固定資產(chǎn)”的一級明細科目設(shè)置部門輔助核算?！夺t(yī)院財務(wù)制度》第三十四條規(guī)定:“固定資產(chǎn)管理應(yīng)建立健全三賬一卡制度,即財會部門負責總賬和一級明細分類賬,財產(chǎn)管理部門負責二級明細分類賬,使用部門負責建卡(臺賬)?！备鶕?jù)這一制度,我們將固定資產(chǎn)系統(tǒng)模塊交由固定資產(chǎn)管理部門使用,并按醫(yī)院科室成本核算的核算單元設(shè)置部門檔案,管理各使用部門的固定資產(chǎn),并向財務(wù)科提供各部門固定資產(chǎn)的原值、使用等情況;同時,為滿足醫(yī)院科室成本核算各科室固定資產(chǎn)折舊的需要,在總賬系統(tǒng)模塊中,分別設(shè)置“固定資產(chǎn)”總賬科目下“房屋和建筑物”、“專用設(shè)備”、“一般設(shè)備”、“圖書”、“其他固定資產(chǎn)”明細科目的部門輔助核算。
設(shè)置支出類會計科目的部門輔助核算。醫(yī)院科室成本核算的成本是用貨幣衡量的價值范疇,與會計核算的支出內(nèi)容相一致。另外,會計核算的支出是通過記賬憑證對原始數(shù)據(jù)進行收集、整理、分類、匯總而生成會計制度要求的各類數(shù)據(jù)信息,因而,在總賬系統(tǒng)中設(shè)置支出類科目的部門輔助核算,在錄入記賬憑證的同時將各項支出歸集到所屬部門,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息不僅能滿足會計核算要求,同時也能滿足醫(yī)院科室成本核算的各科室成本費用的歸集需求。
(2)運用UFO報表歸集、計算、分配醫(yī)院科室成本核算各核算單元的成本費用。
業(yè)務(wù)、通用函數(shù)。用友財務(wù)軟件(V8.11)的一項主要特征,就是劃分各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)和唯一的系統(tǒng)管理,即劃分客戶端和服務(wù)端,形成簡易的C/S結(jié)構(gòu)?？傎~、工資、固定資產(chǎn)等業(yè)務(wù)子系統(tǒng)是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的“入口”,UFO則是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的“出口”。而數(shù)據(jù)本身,經(jīng)過處理后被貯存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中,從數(shù)據(jù)庫中取出數(shù)據(jù)則依賴于取數(shù)工具,也稱業(yè)務(wù)函數(shù),數(shù)據(jù)一旦進入“出口”(UFO),就可通過通用函數(shù)及圖表功能加工成適應(yīng)不同要求的各類文檔和圖表。醫(yī)院科室成本核算工作中主要運用了以下業(yè)務(wù)及通用函數(shù)。
{1}業(yè)務(wù)函數(shù)。
總賬函數(shù)。
期末額函數(shù)(QM),函數(shù)格式為:<期末額函數(shù)>∷=<期末額函數(shù)名>(<科目編碼>,<會計期間>,[<方向>],[<賬套號>],[<會計年度>],[<編碼1>],[<編碼2>])
發(fā)生額函數(shù)(FS),函數(shù)格式為:<發(fā)生額函數(shù)>∷=<發(fā)生額函數(shù)名>(<科目編碼>,<會計期間>,<方向>,[<賬套號>],[<會計年度>],[<編碼1>],[<編碼2>])
工資函數(shù):部門工資函數(shù)(BMGZ),其格式為:<部門工資函數(shù)>∷=<部門工資函數(shù)名>(<工資類別>,<起始月份>,<截止月份>,[<部門名稱>],[<人員類別名稱>],[<賬套號>],[<會計年度>],[<工資項目名稱>])
其中∷=表示“即”或“是”;<>表示語法單位;[]表示可缺省。
{2}通用函數(shù),是相對于業(yè)務(wù)函數(shù)而言的,主要包括:
同一表頁不同單元格之間的簡單四則運算,如D10=PTOTAL(D1∶D9), 即對所有表頁,D10單元的值等于D1單元到D9單元的值的總和。
取本表他頁數(shù)據(jù)函數(shù),如D5∶D20=C5∶C20+SELECT(D5∶D20,年@=年AND 月@=月+1),即D5∶D20區(qū)域取本年累計數(shù),其中SELECT為函數(shù)名,@表示當前表頁,年、月為建立表頁間關(guān)聯(lián)關(guān)系而設(shè)置的“關(guān)健字”。
取他表數(shù)據(jù)函數(shù),如E2=”B”->A2+”C”->D4 FOR月>6RELATION月WITH”B”->月,月WITH ”C”->月,即對于報表A中關(guān)鍵字“月”大于6的表頁,E2單元的值取報表B中關(guān)健字“月”與報表A 相同的表頁的A2單元的值加上報表C中關(guān)鍵字“月”與報表A相同的表頁的D4單元的值,其中FOR表示篩遠條件,RELATION WITH表示關(guān)聯(lián)條件,“月”為關(guān)鍵字。
成本費用的歸集與分配。一是設(shè)置醫(yī)院科室成本核算成本費用報表項目。醫(yī)院科室成本核算的成本費用內(nèi)容就是會計核算的支出內(nèi)容。醫(yī)院業(yè)務(wù)支出的內(nèi)容包括工資福利支出(基本工資、績效工資、津貼補貼、獎金、社會保障繳費、伙食補助費、其他工資福利支出)、商品和服務(wù)支出(辦公費、印刷費、咨詢費、手續(xù)費、水電費、郵電費、取暖費、物業(yè)管理費、交通費、差旅費、出國費、維修費、租賃費、會議費、培訓費、招待費、專用材料費、勞務(wù)費、委托業(yè)務(wù)費、工會經(jīng)費、福利費、其他商品和服務(wù)支出)、對個人和家庭的補助支出(離休費、退休費、退職費、撫恤和生活補助、醫(yī)療費、住房補貼、助學金、其他對個人和家庭補助支出等)、債務(wù)利息支出和其他資本支出。其中,基本工資、津貼補貼等項目數(shù)據(jù)來源于工資表,社會保障繳費及住房公積金等是按月工資的一定比例提取的,維修費中提取修購基金科目的數(shù)據(jù)是按照固定資產(chǎn)原值的一定比例計提的,工資福利支出、商品和服務(wù)支出、對個人和家庭的補助支出、債務(wù)利息支出和其他資本支出中的其他項目數(shù)據(jù)來源于零星發(fā)生的日常業(yè)務(wù),因此,為方便工作,減少重復(fù)、不必要的賬務(wù)處理程序,在醫(yī)院科室成本核算成本費用報表項目設(shè)置上,原則上按醫(yī)院基本業(yè)務(wù)支出的明細科目設(shè)置。同時,將來源于工資表項目的科目合并為“工資”項目,將以工資為基數(shù)按一定比例提取的項目合并為“社保經(jīng)費”項目,增設(shè)“折舊”一項反映固定資產(chǎn)折舊,增加“分配數(shù)”項目反映各核算單元分配增加或減少的成本費用。二是設(shè)置“成本費用提取表”,其縱欄按核算單元設(shè)置,橫欄按“工資、社保經(jīng)費、固定資產(chǎn)(房屋和建筑物、專業(yè)設(shè)備、一般設(shè)備、圖書、其他固定資產(chǎn))原值、折舊”項目設(shè)置。通過部門工資函數(shù)取各核算單位的工資數(shù)據(jù),通過總賬期末額函數(shù)取各核算單位的固定資產(chǎn)原值數(shù)據(jù),通過單元格的四則運算計算各核算單位的社保經(jīng)費及固定資產(chǎn)折舊,另外,在各報表項目下增設(shè)一欄“調(diào)整項”,用以手工錄入需增加或減少的成本費用,從而增強報表的靈活性。三是設(shè)置“成本費用歸集表”,其縱欄按核算單元設(shè)置,并反映合計數(shù),橫欄按醫(yī)院科室成本核算的成本費用報表項目設(shè)置,各報表項目除反映賬務(wù)發(fā)生數(shù)外,增設(shè)一列“調(diào)整項”(可手工錄入數(shù)據(jù)以調(diào)整因憑證錄入而產(chǎn)生的誤差),并反映賬務(wù)發(fā)生數(shù)與調(diào)整項的合計數(shù)。通過取他表數(shù)據(jù)函數(shù)取“成本費用提取表”中工資、社保經(jīng)費、折舊項目數(shù)據(jù),通過總賬發(fā)生額函數(shù)取其他報表項目數(shù)據(jù),通過單元格四則運算計算合計數(shù)。四是設(shè)置“成本費用分配表”,其縱欄按報表項目設(shè)置,并增加“分配標準”一欄,同時反映合計數(shù),其橫欄按擬分配成本費用和接受分配的核算單元設(shè)置。通過取他表數(shù)據(jù)函數(shù)從“成本費用歸集表”中提取擬分配成本費用的核算單元各報表項目的數(shù)據(jù),通過單元格的四則運算計算各受益核算單元應(yīng)分配的成本費用。五是設(shè)置“成本費用明細表”,每一核算單元設(shè)置一個報表名,其縱欄按醫(yī)院科室成本核算成本費用報表項目設(shè)置,并反映合計數(shù)及分配數(shù),橫欄反映本月數(shù)和累計數(shù)。通過取他表數(shù)據(jù)函數(shù)從“成本費用歸集表”和“成本費用分配表”中取各核算單元的相應(yīng)成本費用項目的本月發(fā)生數(shù)和分配數(shù),通過取本表他頁數(shù)據(jù)函數(shù)計算累計數(shù),通過單元格的四則運算計算合計數(shù)。
通過上述的步驟和方法,醫(yī)院最終產(chǎn)出的是各核算單元的成本費用明細表,該種方法下,初始化報表后,每月的成本費用報表自動生成,不僅提高了工作效率,而且保證了成本核算與會計核算數(shù)據(jù)的一致;同時,該種方法簡單、靈活、適用,還可應(yīng)用于科室收入的歸集、計算與分配,為醫(yī)院科室經(jīng)濟核算、績效分配等提供快速、準確的依據(jù)。
