一、內部會計控制的定義及作用
鐵道部部長劉志軍同志在全路財務工作會議上指出:“鐵路73000公里的營業(yè)線,這么大的網絡,200多萬人,花錢的地方很多,手稍微松一松,10個億、8個億可以說扔到大海一樣。從另外一個層面講,手稍微緊一緊,堵住跑冒滴漏,把管理上的要素優(yōu)化組合,把資源優(yōu)化配置,那省下的錢也不是小數(shù)?！睆倪@段形象的講話中我們可以看到兩點:第一點說明了鐵路運輸生產具有“設備聯(lián)網、生產聯(lián)動、統(tǒng)一指揮、部門聯(lián)勞”等關聯(lián)性和整體性強的特點,鐵路運輸企業(yè)具有線長、點多、面廣的特點;第二點指出鐵路企業(yè)必須加強內部管理,規(guī)范財務會計行為,確保國有資產保值增值,建立健全單位內部會計控制。那么內部會計控制指什么呢?2001年6月22日財政部財會[2001]41號發(fā)布的《內部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》第二條稱,內部會計控制是指單位為了提高會計信息質量,保護資產的安全、完整,確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。良好的內部會計控制有利于鐵路企業(yè)治理結構的完善,防止國有資產的流失,有利于更好地執(zhí)行《企業(yè)會計制度》,保證鐵路企業(yè)會計報表的合法性和公允性,為將來從社會上吸收資金和引進外資奠定扎實的基礎。由于財會工作的特點,決定了其作用將滲透到運輸生產的各個環(huán)節(jié),財務人員起到了舉足輕重的作用。
二、內部會計控制的方法
企業(yè)內部會計控制是一個巨大的管理系統(tǒng),那么,財務人員在以下內部會計控制的方法中究竟能做些什么呢?
1.授權批準控制。授權批準控制指對單位內部部門或人員處理經濟業(yè)務的權限控制。單位內部某個部門或人員在處理經濟業(yè)務時,必須經過授權批準才能進行,否則就不能進行。從財務的角度,授權批準控制主要針對資金的控制。資金是企業(yè)的血液,沒有資金,企業(yè)也就成了無源之水,無本之木,用不了多長時間就會枯竭。財務人員應明確貨幣資金的授權批準方式、權限、程序,在處理經濟業(yè)務時按權力等級和批準條件的規(guī)定控制支出,以保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權。全國注冊會計師考試有一道關于內控的簡答題:為加強貨幣支付管理,貨幣資金支付審批實行分級管理辦法,單筆付款金額在10萬元以下的,由財務部經理審批;單筆付款金額在10萬元以上、50萬元以下的,由財務總監(jiān)審核;單筆付款金額在50萬元以上的,由總經理審批。很多考生都判斷這項授權批準控制是正確的,說明他們還沒有理解授權批準的實質,“單筆付款金額在50萬元以上的,由總經理審批”不恰當,財政部《內部會計控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》明確規(guī)定,單位對于重要貨幣資金支付業(yè)務,應當實行集體決策和審批。因此,對公司總經理的貨幣資金支付審批,也應設定上限,超過設定審批權限的,應由通過集體決策和審批進行“特殊授權”,甚至由公司董事會集體決策和審批,總經理、董事長等也不能例外。鐵路企業(yè)對資金的管理采用收支兩條線,現(xiàn)在鐵路局直管的站段規(guī)模都比較大,每個基層單位基本上實行了“一支筆”簽字審批制度,在處理一般經濟業(yè)務是可以的。但單位領導的權力不是無限的,為企業(yè)資金安全考慮,對預算內大額資金和預算外資金均應實行集體審批,由鐵路局財務處實行全過程控制,鐵路資金結算所嚴格把關,監(jiān)督資金的支付,最大限度地降低資金風險。
2.不相容職務相互分離控制。不相容職務相互分離控制也就是分工控制?！稌嫹ā返诙邨l對單位財務人員工作規(guī)定,記賬人員與經濟業(yè)務事項和會計事項的審批人員、經辦人員、財物保管人員的職責權限應當明確,并相互分離、相互制約。各單位財務科應制定明確的人員分工制度,根據(jù)財務會計業(yè)務需要設置財會崗位,根據(jù)崗位職責制定崗位責任制度,并可實行定期輪崗,各崗位分工明確,要進行定期或不定期考核。如果人員分工不明確,容易互相扯皮,加大了管理成本,也可能使犯罪分子有機可乘。
3.會計系統(tǒng)控制。《會計法》規(guī)定,各單位應根據(jù)財務會計業(yè)務需要,設置財會機構,或在有關機構中設置財會人員,不具備設置條件的,應委托經批準設立從事會計代理記賬業(yè)務的中介機構代理記賬。會計系統(tǒng)控制要求會計人員依據(jù)《會計法》制定本單位的會計制度,財會機構要做到相對獨立,有明確的職責權限和業(yè)務范圍,單位必須有一名副段長以上領導主管財務,財會機構對單位業(yè)務活動能實施管理和控制,財會機構和其他機構之間有明確分工,從而完善會計的核算和監(jiān)督兩大功能,任務最艱巨,責任最重大,是對自身的控制,它幾乎包含了所有內部會計控制。
4.預算控制。對鐵路財務人員而言,這項控制主要針對企業(yè)的成本費用的控制。鐵路運輸成本是指企業(yè)直接為運輸旅客、貨物發(fā)生的耗費,費用是指企業(yè)一定期間運輸生產經營管理活動所發(fā)生的經濟利益的流出。企業(yè)應實行全面預算管理,財務人員應及時向企業(yè)報送成本,費用預算建議,層層設立成本費用中心,將成本、費用預算落實到各部門、車間、班組、科目負責人,根據(jù)重要性原則,對成本支出大戶進行重點考核,對成本支出大項加大監(jiān)督、檢查的力度。預算控制也有對資金運用的控制,每個財務人員要根據(jù)本單位資金運用情況,量入而出,根據(jù)上級資金撥付情況,統(tǒng)籌安排,做出現(xiàn)金預算,運用財務管理中的早收晚付觀念,把好鋼用在刀刃上。
5.財產保全控制。財產保全控制也就是對各項資產的控制?！镀髽I(yè)財務會計報告條例》定義資產為“過去的交易、事項形成并由企業(yè)擁有或控制的資源,該資源預期會給企業(yè)帶來經濟利益。”對資產的控制應從正反兩方面理解,一方面會計人員不能僵化地保全企業(yè)資產,為保護資產而保護資產。資產最重要的特征是預期會給企業(yè)帶來經濟利益,在實務工作中,有許多企業(yè)擁有或控制的資源已不能再給企業(yè)帶來未來經濟利益,但仍然作為企業(yè)的資產在資產負債表上列示。例如,由于技術進步,原有設備已經被淘汰或長期閑置不用,無法收回的應收款項等,造成了企業(yè)虛增資產,虛增利潤,會計人員應及時對這些資產清理,盤活資產,加速資金流轉,保證會計信息的真實。另一方面,會計人員不能認為鐵路企業(yè)“家大業(yè)大,浪費點沒啥”,對企業(yè)的資產要做到心中有數(shù),了如指掌。鐵路估計每年僅固定資產就有1600億上下的投資,資產總額龐大,這么多的資產沒有一個好管家,后果將是不堪設想的。財務人員要能夠及時了解各項資產的周轉率,建立健全企業(yè)的固定資產臺賬,定期核對,加強各項資產的核算,摸清自己的家底,杜絕國有資產流失,努力做到賬賬相符、賬實相符、賬證相符。
三、加強企業(yè)內部會計控制的對策
企業(yè)內部控制設計的再完美,也可能由于執(zhí)行人員的粗心大意、判斷失誤,或有關人員內外串通而失敗,財務人員應采取哪些對策呢?
1.提高財務人員本身素質。鐵路企業(yè)會計核算實行分級核算制,在鐵路局直管站段后,站段的管轄區(qū)域也擴大了許多,財務管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題。為使單位財務人員會計人員在企業(yè)內控中扮演好自己的角色,具備良好的職業(yè)品德和較強的業(yè)務能力,上級財務主管部門應及時對他們加以指導和監(jiān)督檢查。同時,會計人員繼續(xù)教育也不能走過場,要雙管齊下,努力提高財務人員自身知識層面。
2.監(jiān)督他人內控制度執(zhí)行情況。單位財務人員要下大力氣與其他部門相互協(xié)調,建立稽核制度,依制度辦事,對單位建立的各項內控制度的執(zhí)行情況反饋回來后記錄和整理,反映給相關部門和人員,及時補充和完善,也可以充分發(fā)揮單位內部審計的作用。所謂“有制度可依,有制度必依”,單位財務人員在這里就是“鐵算盤”、“黑包公”,不能怕得罪人,在制度面前一律平等,促使內部會計控制走上一條良性發(fā)展的軌道。
3.協(xié)助單位管理者建立一套激勵控制系統(tǒng)。激勵控制系統(tǒng)在于使管理者,特別是高層管理者將企業(yè)所有者目標與管理者個人目標相協(xié)調,根據(jù)不斷變化的社會經濟與技術環(huán)境,調整目標及戰(zhàn)略,從而為企業(yè)創(chuàng)造更大價值或財富。鐵路財務人員應及時把領導意圖落實到實處,只要是保運輸安全,保運輸生產,在財、物上要大力支持,給予充分保障,充分發(fā)揮人的主觀能動性,建立一個和諧的工作環(huán)境。
四、內部會計控制的度
企業(yè)內部控制的設計和運行受制于成本與效益原則,不應對工作效率和獲利能力有不利影響,離不開控制環(huán)境。鐵路企業(yè)財務人員也不能只守住內控制度的條條框框,鐵路企業(yè)管轄區(qū)域很大,在涉及到鐵路行車安全或事關鐵路利益的情況下,所謂“將在外,君命有所不受”,根據(jù)“例外管理”的原則,可以先行將業(yè)務辦理,事后再采取補救措施,這才是真正用活了企業(yè)內部控制制度。
五、內部會計控制的發(fā)展趨勢
許多人普遍認為,鐵路企業(yè)的內部控制就是內部控制制度,只是為了防止錯誤與舞弊,或者只是應付檢查的各項規(guī)章制度。實際上內部控制也是一門很強的管理藝術,雖然我國目前內部控制管理的法規(guī)不斷完善和進步,管理者的水平也在不斷提高,但局限于會計與審計角度,范圍還不夠大。為了實現(xiàn)鐵路跨越式發(fā)展,建立現(xiàn)代企業(yè)制度要求的“產權清晰,權責明確,政企分開,管理科學”,就必須達到發(fā)達國家倡導并行之有效的從會計控制到財務控制、管理控制、風險控制的層次?？傊?財務人員的工作任重而道遠。
參考文獻:
1.潘秀麗.企業(yè)內部控制研究.中國財政經濟出版社,2005
2.鐵道部財務司.鐵路會計基礎工作規(guī)范.北京交大出版社,2001
