1 會(huì)計(jì)電算化對(duì)單位內(nèi)部控制制度的影響
會(huì)計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化, 其中對(duì)單位內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.1 控制方式發(fā)生改變, 由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中, 內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。 會(huì)計(jì)電算化后, 取而代之的計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施, 單位的內(nèi)部控制制度是由人通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的,由人員和計(jì)算機(jī)相結(jié)合來(lái)共同完成。
1.2 控制對(duì)象發(fā)生改變, 由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、 機(jī)控制相結(jié)合。 手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中, 內(nèi)部控制的對(duì)象主要是會(huì)計(jì)對(duì)象、 工作情況、 信息處理方法和處理程序等, 單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上。會(huì)計(jì)電算化后, 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上, 會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化, 修改數(shù)據(jù)不留痕跡。原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、 審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。
1.3 加大了控制舞弊、 犯罪的難度。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中, 會(huì)出現(xiàn)由于會(huì)計(jì)人員的粗心大意、 疲勞或處理環(huán)節(jié)過(guò)多等而產(chǎn)生的無(wú)意錯(cuò)誤。 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后, 輸入數(shù)據(jù)正確、 計(jì)算機(jī)程序正確和設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三者具備才能保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性, 論文格式如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯(cuò), 就會(huì)使處理結(jié)果錯(cuò)誤?，F(xiàn)實(shí)中, 由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改, 有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改, 加以數(shù)據(jù)高度集中, 未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件, 復(fù)制、偽造、 銷(xiāo)毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù), 計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪具有很大的隱蔽性和危害性, 發(fā)現(xiàn)的難度加大。
2 會(huì)計(jì)電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求
2.1 確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后, 管理部門(mén)對(duì)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種會(huì)計(jì)信息依賴(lài)性越來(lái)越大。 在電算化會(huì)計(jì)中, 所有記帳、分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。 而電腦中的原始數(shù)據(jù)是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的, 一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤, 計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別, 只會(huì)將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算工作, 因而自動(dòng)處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性, 完全依賴(lài)于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。 由此,對(duì)內(nèi)部控制提出了新的要求:一切數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都必須規(guī)范化, 并保持準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性, 這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.2 控制操作人員的職能。授權(quán)、 批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的、 基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中, 對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。 但會(huì)計(jì)電算化后, 職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主, 因而電算化功能和知識(shí)的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中, 特別是會(huì)計(jì)人員的職能開(kāi)始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。 某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入, 又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。 因此, 如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制, 就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改, 操縱處理結(jié)果, 從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。
2.3 避免會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)后, 有形記錄較傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)大為減少, 憑證、 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說(shuō)明和帳簿等大多要依賴(lài)計(jì)算機(jī)方可錄入、 閱讀或查詢(xún)。 信息來(lái)源于數(shù)據(jù)和程序, 并且從一開(kāi)始就存儲(chǔ)在各種磁性介質(zhì)上。 有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來(lái), 只有依靠電子計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控, 那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大, 而且數(shù)據(jù)改動(dòng)后能不留下任何痕跡。
3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的措施
嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。 內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系, 又要相互制約。國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明, 計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)幾乎為零, 但人為造成出錯(cuò)和舞弊的現(xiàn)象有增無(wú)減, 而且一旦出現(xiàn)舞弊, 損失巨大。強(qiáng)化內(nèi)控管理, 提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求, 也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。電算化會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制是一個(gè)范圍大、 控制程序復(fù)雜的綜合性控制, 它是系統(tǒng)的人工與機(jī)器相結(jié)合的控制機(jī)制, 其中人員控制是基礎(chǔ), 也是會(huì)計(jì)監(jiān)控的重點(diǎn); 技術(shù)控制是手段, 也是全面控制的必要支持。具體說(shuō), 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作:
3.1 全面提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)。內(nèi)部控制制度是由人設(shè)計(jì)、 執(zhí)行的, 缺乏高素質(zhì)的人員, 任何控制制度的效用都將大打折扣, 甚至形同虛設(shè)。 企業(yè)必須全面提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì), 尤其要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)學(xué)習(xí), 使計(jì)算機(jī)操作水平上檔次, 同時(shí)注重精神層面的軟控制, 充分調(diào)動(dòng)人的積極性。
3.2 做好管理基礎(chǔ)工作, 尤其是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。規(guī)范、 健全的管理制度和方法, 準(zhǔn)確、 完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)是搞好電算化工作的重要保證。 沒(méi)有很好的基礎(chǔ)工作, 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無(wú)法處理無(wú)規(guī)律、 不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù), 電算化工作的開(kāi)展將遇到重重困難。
3.3 加強(qiáng)程序操作控制, 業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化,嚴(yán)把會(huì)計(jì)核算控制質(zhì)量關(guān)。 會(huì)計(jì)核算控制是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要內(nèi)容。 會(huì)計(jì)核算結(jié)果是會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、 決策、 分析的基礎(chǔ), 必須保證賬務(wù)處理的正確性、 規(guī)范性、 真實(shí)性。 為了保證信息處理質(zhì)量, 減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率, 應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程;認(rèn)真做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)日備份和月末備份, 堅(jiān)持雙重備份制度;嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度, 充分保證計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不錯(cuò)不亂。
3.4 強(qiáng)化操作權(quán)限意識(shí), 明論文格式確崗位責(zé)任, 加強(qiáng)人員職能控制。 完善的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制應(yīng)堅(jiān)持明確分工、 相互獨(dú)立、 互相牽制、 相互制約的安全管理原則, 使會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的每一個(gè)過(guò)程都處于嚴(yán)密控制之中。 要充分運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件自身的程序控制功能, 實(shí)行集中式事后監(jiān)督與實(shí)時(shí)監(jiān)控相結(jié)合的內(nèi)控機(jī)制。 每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè), 不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng), 以保護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)免遭不當(dāng)使用或破壞。
3.5 加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。這項(xiàng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全, 避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。它主要包括:接觸控制和環(huán)境保護(hù)、 安全控制。 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地發(fā)展, 應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制。為了能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)安全監(jiān)控, 必須建立網(wǎng)絡(luò)間的安全屏障即網(wǎng)絡(luò)安全 “防火墻” , 設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo),包括數(shù)據(jù)保密、 訪問(wèn)控制、 身份識(shí)別等, 并且針對(duì)單位的特定狀況, 開(kāi)發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來(lái)保護(hù)系統(tǒng)。
3.6 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)既是單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分, 也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中, 由于是 “人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài), 因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:a.對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì), 審查電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確, 是否遵照有關(guān)法律、 法規(guī)的規(guī)定; b.審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書(shū)面資料的一致性; c.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、 合法性; d.對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查, 防止存在漏洞。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)用, 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度中的新問(wèn)題和新課題將不斷出現(xiàn), 電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度必須及時(shí)修改完善。 只有通過(guò)完備詳盡的制度才能減少錯(cuò)誤的發(fā)生, 從而從源頭上確保會(huì)計(jì)信息的可靠性和真實(shí)性。
參考文獻(xiàn)
[1]朱愛(ài)亞.談?wù)勅绾渭訌?qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度[EB/OL].中華財(cái)會(huì)網(wǎng), 2004.
[2]劉志濤.計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)學(xué)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社, 1999.
[3]章耀忠.企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制現(xiàn)狀與對(duì)策[EB/OL].中華財(cái)會(huì)網(wǎng), 2002.
