會計電算化的發(fā)展給傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機構(gòu)、會計核算形式帶來了很大變化。這些變化在給企業(yè)節(jié)約大量的人力、物力、財力,帶來巨大效益的同時,也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了更嚴峻的考驗。從我國目前會計電算化發(fā)展的實際情況來看,很多企業(yè)不惜重金通過購買商品化會計軟件或自行開發(fā)等手段去購建電算化會計信息系統(tǒng),但是卻又不重視電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制建設(shè),從而在會計電算化后,無法確保電算化信息系統(tǒng)輸出會計信息的正確性和及時性,給企業(yè)帶來重大損失。面對我國企業(yè)電算化內(nèi)部控制總體薄弱的客觀事實,如何根據(jù)自身特點,尋求建立和完善電算化會計內(nèi)部控制的措施,這就是本文的探討目標。
一、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響
1、會計電算化改變了內(nèi)部控制的方式和對象
手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式主要是人員之間的內(nèi)部牽制。會計電算化后,內(nèi)部控制制度從手工會計中人員的內(nèi)部牽制制度改由人通過會計軟件來實現(xiàn)的,由人員和計算機相結(jié)合來共同完成。隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展,會計信息的網(wǎng)上實時處理也將成為可能。另外,內(nèi)部控制的控制對象由會計對象、處理程序轉(zhuǎn)變成人和計算機。手工會計中會計步驟均存儲與紙張之上,而會計電算化之后的會計核算已經(jīng)無紙化,會計憑證以文件的形式存儲在電腦和磁盤當中,隨著電子商務(wù)的發(fā)展,交易和賬戶往來的相關(guān)信息由電腦自動記錄,原來的各種核算過程中的一部分將由電腦自動完成。
2、會計電算化擴大了內(nèi)部控制的風險
財務(wù)會計處理工作在手工會計中環(huán)境必須按照一定的程序進行,在以往的工操作環(huán)境下,為了確保企業(yè)會計信息真實和合法,企業(yè)建立了嚴密的內(nèi)部控制制度,對業(yè)務(wù)活動及會計活動。使用授權(quán)批準和職責分工等控制程序來保證。但是,在會計電算化后,由于指令程序,會計信息的處理和數(shù)據(jù)存儲高度集中于計算機,會計處理從填制憑證、記賬、結(jié)賬、對賬,編制報表等諸多步驟已大多由計算機自動完成,手工財務(wù)處理中后一個步驟對前面步驟的審查和復(fù)核,也就是會計系統(tǒng)中某些職責分工、相互牽制的控制失效。如果新的控制措施不能及時建立,就會增大不經(jīng)授權(quán)而擅自存取或改動數(shù)據(jù)記錄的可能性,而且一旦改動之后,一般人員不易發(fā)現(xiàn)。
3、會計電算化使會計數(shù)據(jù)安全面臨嚴重挑戰(zhàn)
現(xiàn)代企業(yè)幾乎所有的會計數(shù)據(jù)儲存和處理都必須以計算機為主要媒介,隨著信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化進程加快,網(wǎng)絡(luò)化的計算機也越來越多,除了某些硬件原因會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和損壞,內(nèi)部局域網(wǎng)規(guī)模的不斷擴大和其開放型的特點也對企業(yè)的重要數(shù)據(jù)帶來嚴重威脅。由于網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)所依托的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)使用的是開放式的通信協(xié)議,它以廣播的形式進行傳播,存在著搭載偵聽、口令字試探和竊取、身份假冒等安全隱患,另外,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的分布式操作使系統(tǒng)可能受到非法攻擊的點增多,黑客侵擾、病毒感染對企業(yè)的數(shù)據(jù)安全破壞性極大。
二、完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制
1、健全嚴格的內(nèi)部控制制度,確保人員分工
第一,必須制定相應(yīng)的電腦風險控制系統(tǒng)并規(guī)范操作制度,加強組織控制。在利用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)輸入會計數(shù)據(jù)時,必須保證只有在識別特殊密碼狀態(tài)下才能進入該系統(tǒng)。修改會計記錄必須履行必要的手續(xù),得到適當?shù)氖跈?quán),并詳細記錄在案。防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、保護程序和數(shù)據(jù)的安全。第二,必須嚴格執(zhí)行會計電算化人員分工原則。通過建立恰當?shù)慕M織機構(gòu)和職責分工制度。以達到相互牽制、防止或減少錯弊發(fā)生的目的。要將系統(tǒng)內(nèi)不相容職務(wù)劃分清楚;由不同人員負責不相容職務(wù),劃分時可參照手工會計中職能崗位的分工,同時要符合計算機處理的特點。會計電算系統(tǒng)維護員僅負責系統(tǒng)和設(shè)備的維護。操作員級則負責憑證的錄入與復(fù)核工作,負責憑證的審查和錄入,保證賬務(wù)處理的真實與合法。信息必須分開管理,要保障信息數(shù)據(jù)不被篡改和破壞,對敏感信息必須幾人分工操作。只有這樣才能更好地發(fā)揮互相牽制約束的作用,才能防止非法侵入。充分體現(xiàn)了互相牽制原則?！ ?、強化會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理
首先,加強會計電算化網(wǎng)絡(luò)安全性控制。網(wǎng)絡(luò)完全主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等問題。針對企業(yè)業(yè)務(wù)特點,為有效地防范非法用戶對網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的入侵,可設(shè)置內(nèi)外兩層防火墻,外層防火墻主要用來限制外界對主機操作系統(tǒng)的訪問,內(nèi)層防火墻主要用來邏輯隔離會計應(yīng)用系統(tǒng)與外部訪問區(qū)域之間的聯(lián)系,限制外界穿過訪問區(qū)域?qū)?nèi)聯(lián)網(wǎng),尤其是對會計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的非法訪問。其次,加強各用戶存取的授權(quán)控制,對數(shù)據(jù)加密傳輸,確保通訊安全,采用數(shù)據(jù)加密回響檢查等技術(shù)手段進行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行,因此要嚴格限制登陸密碼的使用范圍。
3、強化監(jiān)督檢查
完善內(nèi)部控制制度管理規(guī)定,通過操作日志進行會計電算化檢查,操作日志就是系統(tǒng)的安全監(jiān)控程序,它用來記錄用戶運行應(yīng)用程序和使用數(shù)據(jù)的活動以便使所有的操作都能留有記錄、有跡可尋。對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整。檢查數(shù)據(jù)保存方式是否安全和合法;防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;定期或不定期地對會計電算化系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,盡量根除完全漏洞。要及時發(fā)現(xiàn)并解決問題,對人為造成事故的要追究當事人責任。
