
一、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
1.會(huì)計(jì)電算化檔案載體的顯著特點(diǎn)
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要以紙作為載體。會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案,而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
2.會(huì)計(jì)電算化檔案的讀取必須要有特定的軟硬件環(huán)境
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用,也才具有生命力。
3.會(huì)計(jì)電算化檔案對(duì)安全性、完整性要求更高
會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點(diǎn),同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響。電算化會(huì)計(jì)檔案大量采用軟盤、光盤等存貯介質(zhì),受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大,保存不當(dāng)容易遭到破壞。
4.電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)提出了新要求
電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法,還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。
二、目前會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問題及成因分析
1.針對(duì)目前企事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況,結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn),歸納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問題如下:
(1)會(huì)計(jì)檔案保管不完整。某些企業(yè)財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
(2)機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。
(3)會(huì)計(jì)檔案管理行為不規(guī)范,制度不完善。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份。
(4)缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才:會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí),但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng)。
2.以上存在的問題,有其主觀和客觀方面的原因:
(1)主觀原因
①會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差:許多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員,僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做賬的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)、決策等功能,從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。
②尚未引起有關(guān)部門的重視:不論是檔案管理部門還是檔案形成部門,對(duì)歸檔工作重視不夠,檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況,嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
(2)客觀原因
會(huì)計(jì)電算化實(shí)施時(shí)間不常,很多企業(yè)缺乏會(huì)計(jì)電算化檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。很多企業(yè)缺乏明確的規(guī)章制度:由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范,電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法,只歸檔紙質(zhì)文件,而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表,改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。
三、會(huì)計(jì)電算化檔案管理的改進(jìn)措施
1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)
會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入企業(yè)整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級(jí)軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。
2.提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,企業(yè)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。
3.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度:會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度:根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度:查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度:電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
(5)建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用,減少人為修改的可能。
4.完善軟硬件設(shè)施建設(shè)
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
5.采取行之有效的措施,確保會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性和完整性
針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大,易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題:
(1)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作;
(2)采用磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制;
(3)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放會(huì)計(jì)檔案,嚴(yán)防毀損、散失和泄密;
(4)各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料,以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤、光盤、微縮膠片等,未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意,不得外借和拿出單位;
(5)借閱會(huì)計(jì)資料,應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù),經(jīng)手人必須簽字記錄。
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