物資采購成本是企業(yè)在采購活動(dòng)中以貨幣表現(xiàn)的，為達(dá)到采購目的而發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)資源的價(jià)值犧牲或代價(jià)?；蛘哒f是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中因采購物資而發(fā)生的費(fèi)用，也就是在采購物料過程中的購買、包裝、裝卸、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)所支出的人力、物力和財(cái)力的總和。采購成本主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：物資購買成本，主要受物資采購價(jià)格的影響；從事采購的工作人員的工資、獎(jiǎng)金及各種補(bǔ)貼；采購過程中的各種物質(zhì)損耗，如包裝材料、電力的消耗、固定資產(chǎn)的磨損等；材料在運(yùn)輸、保管等過程中的合理損耗；再分配項(xiàng)目支出，如支付銀行貸款的利息等；采購管理過程中發(fā)生的其他管理費(fèi)用，如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等。
以上各項(xiàng)成本可以分成三部分：購買成本、采購管理成本、存儲(chǔ)成本。因此。物資采購成本有如下公式：物資采購成本=物資購買成本 采購管理成本 存儲(chǔ)成本。
１對(duì)物資采購成本控制的認(rèn)識(shí)
物資采購是以最低總成本建立業(yè)務(wù)供給渠道的過程，不是以最低采購價(jià)格獲得當(dāng)前所需原料的簡單交易。物資采購要充分平衡企業(yè)內(nèi)部和外部的優(yōu)勢，以降低整體供應(yīng)鏈成本為宗旨，涵蓋整個(gè)采購流程，從原料描述直至付款的全程管理。包括以下幾個(gè)重要原則：
１．１總體擁有成本考慮——物資采購的基本出發(fā)點(diǎn) 降低采購成本往往被許多企業(yè)誤解為價(jià)格最低，這是錯(cuò)誤的。采購的決策影響著后續(xù)的原料運(yùn)輸、調(diào)配、維護(hù)、調(diào)換，乃至長期產(chǎn)品的更新?lián)Q代，因此必須有總體成本考慮的遠(yuǎn)見，必須對(duì)整個(gè)采購流程中所設(shè)計(jì)的關(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長期潛在成本進(jìn)行評(píng)估，例如，由于特定采購原料或設(shè)備帶來的配套原料和設(shè)備的獲取、安裝、維護(hù)、運(yùn)作和清理成本等。
１．２建立堅(jiān)實(shí)談判基礎(chǔ)——事實(shí)和數(shù)據(jù)信息 談判不是一味壓價(jià)，而是基于對(duì)市場和自身的充分了解和長遠(yuǎn)預(yù)期的協(xié)商?？傮w成本分析、供應(yīng)商評(píng)估、市場評(píng)估等為談判提供了有力的事實(shí)和數(shù)據(jù)信息，幫助企業(yè)認(rèn)識(shí)自身的議價(jià)優(yōu)勢，從而掌握整個(gè)談判的進(jìn)程和主動(dòng)權(quán)。
１．３戰(zhàn)略合作關(guān)系——互贏 互贏理念在物資采購中也是不可或缺的因素。許多先進(jìn)的企業(yè)都建立了供應(yīng)商評(píng)估、激勵(lì)機(jī)制，與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，確立互贏的合作基準(zhǔn)。例如幫助供應(yīng)商優(yōu)化運(yùn)輸計(jì)劃，承諾最低采購量和價(jià)格保護(hù)等。
１．４權(quán)力制衡 企業(yè)和供應(yīng)商都有其議價(jià)優(yōu)勢，如果對(duì)供應(yīng)商所處的行業(yè)、供應(yīng)商業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、運(yùn)作、競爭優(yōu)勢、能力等有充分的認(rèn)識(shí)，就可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)機(jī)會(huì)改善其目前的權(quán)力制衡地位。越來越多的企業(yè)在關(guān)注自己所在行業(yè)的發(fā)展同時(shí)，開始關(guān)注延伸供應(yīng)鏈上相關(guān)行業(yè)的前景，考慮如何利用供應(yīng)商的技能來增強(qiáng)自己的市場競爭力。
２控制采購成本的主要措施
２．１集中采購 通過采購量的集中來提高議價(jià)能力，降低單位采購成本，這是一種基本的戰(zhàn)略采購方式。許多國內(nèi)企業(yè)紛紛建立集中采購部門，對(duì)集團(tuán)的生產(chǎn)性原料或非生產(chǎn)性物品進(jìn)行集中采購規(guī)劃和管理，一定程度上減少了采購物品的差異性，提高了采購服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，減少了后期管理的工作量。但集中采購也增加了采購部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通和協(xié)調(diào)的難度，增加了后期調(diào)配的難度，對(duì)于地區(qū)采購物品差異性較大的企業(yè)來說適用性較小。
２．２擴(kuò)大供應(yīng)商選擇范圍 通過擴(kuò)大供應(yīng)商選擇范圍，引入更多的競爭，降低采購成本?？鐕髽I(yè)紛紛涉足中國，將中國作為原料采購中心和制造中心，就是一個(gè)例證。但對(duì)于某些核心生產(chǎn)和服務(wù)機(jī)構(gòu)的原料/產(chǎn)品企業(yè)來說，往往會(huì)與少數(shù)戰(zhàn)略合作伙伴建立長久關(guān)系，在保護(hù)核心技術(shù)的專有性的同時(shí)，也便于共同進(jìn)行新產(chǎn)品/服務(wù)的開發(fā)和改良。
２．３優(yōu)化采購流程和方式 在將“采購量”和“供應(yīng)商”數(shù)量這兩個(gè)硬的客觀影響采購成本因素進(jìn)行優(yōu)化之后，進(jìn)一步成本降低空間轉(zhuǎn)向軟的管理優(yōu)化方面。
例如：通過招投標(biāo)方式引入競爭，充分發(fā)揮公開招標(biāo)中供應(yīng)商之間的博弈機(jī)制，科學(xué)公正的選擇最符合自身成本和利益需求的供應(yīng)商；通過電子化采購方式降低采購處理費(fèi)用；通過科學(xué)的經(jīng)濟(jì)批量計(jì)算合理安排采購頻率和批量降低采購費(fèi)用和倉儲(chǔ)直接和間接成本；以及對(duì)供應(yīng)商提供的服務(wù)和原料進(jìn)行有選擇的購買。
事實(shí)上供應(yīng)商提供的任何服務(wù)都是有價(jià)格的，以直接或間接形式包含在價(jià)格中，所以企業(yè)可以將其細(xì)分，選擇所需的原料及配套服務(wù)，以降低整體采購成本。
２．４原料/產(chǎn)品/服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化 在產(chǎn)品服務(wù)設(shè)計(jì)階段就充分考慮未來采購、制造、儲(chǔ)運(yùn)等環(huán)節(jié)的運(yùn)作成本，提高原料、工藝和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，減少差異性帶來的后續(xù)成本。這是技術(shù)含量更高的一種戰(zhàn)略采購，是整體供應(yīng)鏈優(yōu)化的充分體現(xiàn)，但技術(shù)可行性往往是一大障礙。
３企業(yè)物資采購流程控制
物資采購流程管理的優(yōu)與劣關(guān)系到整個(gè)企業(yè)成本管理的成敗，對(duì)物資采購流程的控制就顯得越來越重要。
３．１采購計(jì)劃的制定 采購計(jì)劃階段是整個(gè)采購運(yùn)作的第一步，至關(guān)重要。采購計(jì)劃的制定是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要具有豐富生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)、計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)、采購經(jīng)驗(yàn)等復(fù)合知識(shí)人才才能勝任，并且要和確認(rèn)訂單等部門協(xié)作進(jìn)行。
３．２供應(yīng)商的選擇 采購渠道的選擇，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，是物資采購控制的重要一環(huán)。對(duì)任何一個(gè)采購項(xiàng)目來說，供應(yīng)商的多少，決定著供應(yīng)商競爭力的激烈程度，參與的供應(yīng)商越多，不僅采購項(xiàng)目在其性能、規(guī)格等方面有較多的選擇余地，而且在供應(yīng)價(jià)格上也將得到更大的優(yōu)惠，在售后服務(wù)的承諾措施上也將更加完善、周到。
３．３強(qiáng)化供應(yīng)商的管理 基于長期的降低采購成本的理念，在物資采購管理中應(yīng)該貫穿供應(yīng)商管理的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入物資采購管理的一個(gè)部分。這樣，既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對(duì)降低物資采購的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意:
①與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系對(duì)于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得資源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給物資采購方帶來長期而有效的成本控制利益。②供應(yīng)商行為的績效管理 在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如:建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作，增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時(shí)間等，對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商不斷改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)地供貨，從而有效地降低物資采購的總成本。
３．４采購價(jià)格的確定 采購價(jià)格的確定，直接影響到企業(yè)的成本，是物資采購控制的重中之重，在確定采購價(jià)格時(shí)，弱化采購人員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為，注重產(chǎn)品市場價(jià)格調(diào)查。一方面，在調(diào)查市場價(jià)格時(shí)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)采購物資的價(jià)格進(jìn)行市場信息收集，可以通過上互聯(lián)網(wǎng)了解產(chǎn)品的網(wǎng)上報(bào)價(jià)，發(fā)郵件了解其他地區(qū)報(bào)價(jià)，還可以查詢部分廠商和專業(yè)人士了解其內(nèi)部報(bào)價(jià)，著重了解和掌握商品的成本價(jià)，摸準(zhǔn)不同銷售商的利潤構(gòu)成，以消除腐敗隱患。另一方面，充分認(rèn)識(shí)競爭決定價(jià)格這一規(guī)律，在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，積極采取與各投標(biāo)單位開展競爭性談判方式，利用各投標(biāo)單位急于中標(biāo)的心理，在保證他們合理利潤的前提下，促使價(jià)格下調(diào)到認(rèn)可的空間。
3.5 嚴(yán)把入庫驗(yàn)收關(guān) 物料的接收是會(huì)計(jì)中確認(rèn)資產(chǎn)、費(fèi)用和負(fù)債是否存在與發(fā)生的重要依據(jù)，是買賣交易中的重要環(huán)節(jié)，為達(dá)到控制目的，驗(yàn)收人員必須由獨(dú)立于計(jì)劃、采購和財(cái)務(wù)部門的人員來承擔(dān)，它應(yīng)根據(jù)采購單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的貨物。
3.6 建立科學(xué)的資金使用程序 隨著企業(yè)生產(chǎn)能力的不斷擴(kuò)大和職工收入不斷增長，企業(yè)的流動(dòng)資金嚴(yán)重不足，企業(yè)往往依靠拖欠供應(yīng)商的貨款緩解資金壓力。但是，任何單位包括供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都是以利潤為目標(biāo)的，無限制的將資金壓力轉(zhuǎn)嫁到供應(yīng)商頭上，一方面會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)在市場中的誠信地位，減少企業(yè)賒購物資的可能性。另一方面，供應(yīng)商為減少其負(fù)債風(fēng)險(xiǎn)和壓力，會(huì)以抬高供貨價(jià)格的方式來彌補(bǔ)，造成企業(yè)未來負(fù)債越來越大。而且由于企業(yè)流動(dòng)資金嚴(yán)重不足及供應(yīng)商情況復(fù)雜性，財(cái)務(wù)部門無法保證付款政策的一致性。在此條件下，財(cái)務(wù)部門付款政策的執(zhí)行就存在較大的隨意性，長期以往，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門付款過程中沒有監(jiān)督而產(chǎn)生財(cái)務(wù)部門有關(guān)人員以職謀私情況的產(chǎn)生。因此采購部門和財(cái)務(wù)部門要制定出一套切實(shí)可行的采購欠款付款政策，做好不因領(lǐng)導(dǎo)層的變動(dòng)而中斷。
4 結(jié)論
在探討物資采購管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)該確立物資采購全成本控制的概念。我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)物資采購過程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購物資的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物資固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快捷的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購成本不僅指降低采購物資本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益。成本就像在U形管中的水銀柱，壓縮這邊的成本，那邊的成本就會(huì)增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其他方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在物資采購管理的效益之中的。所以，需要建立全過程成本的概念，來達(dá)到對(duì)整個(gè)物資采購管理總成本的控制和降低。不應(yīng)僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從物資采購的全過程來衡量成本上的收效，從物資采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)減少資金支出、降低采購成本的目的。
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