現(xiàn)代內(nèi)部控制理論研究的誤區(qū)是,我們總是為了將一個理論完善,涵蓋和解釋所有先有的事實(shí),而盡量將一個理論所包含的內(nèi)容擴(kuò)充得越來越龐大,以至于無所不包。其實(shí),很大程度上,關(guān)于內(nèi)部控制也有這樣的一個誤區(qū)。仔細(xì)研究內(nèi)部控制的這幾個要素:內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督,其實(shí)我們已經(jīng)把管理的所有部分都包括在內(nèi)部控制中了?，F(xiàn)今的理論,基本上將管理的外部執(zhí)行環(huán)境和內(nèi)部制度實(shí)施都?xì)w于內(nèi)部控制的范圍。這個誤區(qū)很大程度上會影響我們今后對于內(nèi)部控制研究的發(fā)展方向。管理即控制嗎?內(nèi)部控制到底是什么?它的底線在哪里?這個問題的研究才是當(dāng)務(wù)之急。
一、法約爾管理五職能理論:管理與控制
管理,一般根據(jù)其內(nèi)在邏輯關(guān)系,劃分成若干相互獨(dú)立,又相互滲透的幾個部分。
法約爾提出,管理的職能包括計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制五個職能。各個職能間有內(nèi)在邏輯關(guān)系,在實(shí)際中不可能完全分割開來,而是相互融合,相互聯(lián)系。他認(rèn)為,在一個企業(yè)里,控制就是要證實(shí)一下是否各項工作都與一定計劃相符合,是否與下達(dá)的指示及已定原則相符合。其中,管理的控制職能是保證組織各部門各環(huán)節(jié)按預(yù)定要求運(yùn)作而實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的一項管理工作活動?？刂频哪康脑谟谥赋龉ぷ髦械娜秉c(diǎn)和錯誤,以便加以糾正并避免重犯。
在《工業(yè)管理與一般管理》一書中,他認(rèn)為,對物、對人、對行動都可以進(jìn)行控制,從管理角度看,應(yīng)確保企業(yè)有計劃并且執(zhí)行計劃,還要及時加以修訂,控制應(yīng)確保企業(yè)社會組織完整、人員一覽表得到應(yīng)用,指揮工作符合原則和協(xié)調(diào)會議定期舉行等等。
控制的目的是有助于各部門工作的順利進(jìn)行,而總的來講也有助于企業(yè)運(yùn)營的順利進(jìn)行?？刂乒ぷ髯龅煤?對管理工作就能起到難能可貴的協(xié)助作用。執(zhí)行控制,能給領(lǐng)導(dǎo)提供必要的情報,而這些情況有時各級管理部門是提供不了的。對各方面的工作都可以進(jìn)行控制;控制能否發(fā)揮有效作用取決于領(lǐng)導(dǎo)。良好的控制系統(tǒng)能事先預(yù)防可能導(dǎo)致傷亡事故的令人不快的意外事件。當(dāng)某些控制工作太多、太復(fù)雜、涉及面太大,不易由部門的一般人員來承擔(dān)時,就應(yīng)該讓一些專業(yè)人員來做,即設(shè)立專門的檢查員、監(jiān)督員或?qū)ｉT的監(jiān)督機(jī)構(gòu)。
在法約爾之后,許多學(xué)者根據(jù)社會環(huán)境的新變化,對管理的職能進(jìn)行了進(jìn)一步的探究,有了許多新的認(rèn)識。但當(dāng)代管理學(xué)家們對管理職能的劃分,大體上沒有超出法約爾的范圍。又如,哈羅德·孔茨和西里爾·奧唐奈里奇在《管理學(xué)》中將管理揭示為通過別人使事情做成的各項職能,至于管理的各項職能,應(yīng)劃分為計劃、組織、人事、指揮和控制五項。何道誼《論管理的職能》依據(jù)業(yè)務(wù)過程把管理分為目標(biāo)、計劃、實(shí)行、檢饋、控制、調(diào)整六項基本職能,加之人力、組織、領(lǐng)導(dǎo)三項人的管理方面的職能,系統(tǒng)地將管理分為九大職能。趙麗芬在《管理理論與實(shí)務(wù)》中也指出,控制是管理的一項重要職能,與其他職能有著非常密切的關(guān)系,在很大程度上影響著組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
從法約爾的管理理論中可以總結(jié)出以下兩點(diǎn):
1.現(xiàn)代內(nèi)部控制的最大弊端是為了不斷完善內(nèi)部控制,而將內(nèi)部控制定義不斷延伸,進(jìn)而涵蓋了管理的方方面面。從上面可以看出,在法約爾的五職能理論中,控制只是管理的一項職能,在這個基礎(chǔ)上我們正確界定內(nèi)部控制的范圍?？刂频谋举|(zhì)還是為了實(shí)現(xiàn)管理的目標(biāo)而進(jìn)行一系列保證措施的過程。
2.有一個前提是必須加以肯定的,就是內(nèi)部控制貫穿了管理的始終,組織的架構(gòu)、決策的制定、信息的反饋等環(huán)節(jié)中都有內(nèi)部控制的存在。
二、內(nèi)部控制范圍
根據(jù)法約爾的管理理論,我們重新定義了內(nèi)部控制的范圍。在我們的內(nèi)部控制架構(gòu)中,原有的管理模式不進(jìn)行削弱。管理是主體架構(gòu),而內(nèi)部控制只是為了達(dá)到組織目標(biāo)而制定的一系列保證措施。內(nèi)部控制也并不能取代管理,內(nèi)部控制只是建立在管理其他職能之上相獨(dú)立的為了實(shí)現(xiàn)管理的目標(biāo)而進(jìn)行一系列保證措施的過程。于是內(nèi)部控制劃分為三個要素即可,即:風(fēng)險識別、控制活動和交流。其中風(fēng)險識別和控制活動作為一對“搭檔”,反復(fù)出現(xiàn)在各個管理環(huán)節(jié)中。
風(fēng)險識別:即原來的內(nèi)部環(huán)境和風(fēng)險評估兩部分,本著內(nèi)部控制的思想,評估可能遇到的風(fēng)險,設(shè)計符合內(nèi)部控制目標(biāo)和方式的企業(yè)制度,企業(yè)文化,管理哲學(xué),經(jīng)營風(fēng)格,權(quán)責(zé)分配方法,人事政策,董事會的經(jīng)營重點(diǎn)和目標(biāo)等。
控制活動:在實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的大前提下,對每一個環(huán)節(jié)設(shè)計的確保管理階層的指令得以執(zhí)行的一系列政策及程序,如核準(zhǔn)、授權(quán)、驗(yàn)證、調(diào)節(jié)、復(fù)核營業(yè)績效及不相容職務(wù)相分離等,也就是主要的控制活動都在這一層面加以實(shí)施,控制活動在企業(yè)內(nèi)的各個階層和職能之間都會出現(xiàn)。
信息與溝通:分為 “自上而下,自下而上,平級之間和自身反饋”四個層次。
自上而下:主要是監(jiān)督,是由適當(dāng)?shù)娜藛T,在適當(dāng)及時的基礎(chǔ)上,評估控制的設(shè)計和運(yùn)作情況的過程。
自下而上:良好的內(nèi)部控制,應(yīng)該保證企業(yè)所有員工向上級部門溝通交流信息無障礙,信息能從下級順利傳遞到上級。這其中包括新出現(xiàn)的風(fēng)險,前期風(fēng)險應(yīng)對設(shè)計的反饋和管理層決策的執(zhí)行程度等。
平級之間:信息可以在平級之間順利傳遞,平級之間可以良好地溝通和交流等。還包括與外部諸如客戶、供應(yīng)商和股東之間的有效溝通。
自我反饋:包括日常工作的反饋和總結(jié),自我風(fēng)險的應(yīng)對經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和自我錯誤的檢查和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)等。
總之,管理并不等同于控制,控制也不能囊括管理的所有部分。管理是基礎(chǔ),內(nèi)部控制只是在管理的基本架構(gòu)下,將對營運(yùn)效率和效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法律法規(guī)的遵循性等進(jìn)行合理的保證而進(jìn)行的一系列約束。
企業(yè)是如何實(shí)施內(nèi)部控制的?
先來看看內(nèi)部控制原有定義:“內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理階層以及其他員工實(shí)施的,旨在為營運(yùn)效率和效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法律法規(guī)的遵循性等目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供合理的保證的過程?！?br />
企業(yè)在管理的過程中,針對每一個管理環(huán)節(jié),本著成本績效的原則,進(jìn)行風(fēng)險識別和控制活動,而交流與溝通貫穿管理的始終,整個過程如圖1所示。內(nèi)部控制,就是在管理各個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上,在每一個環(huán)節(jié)中加入風(fēng)險識別和控制活動兩個必要環(huán)節(jié)。
環(huán)境適應(yīng):包括制定章程、管理層的經(jīng)營理念和經(jīng)營風(fēng)格、企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、公司內(nèi)部權(quán)力與責(zé)任配置、人力資源的政策等過程。在企業(yè)章程的制定中,首先要充分考慮到可能的風(fēng)險,然后制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。
戰(zhàn)略與計劃:在企業(yè)戰(zhàn)略和計劃的制定過程中,也要按照風(fēng)險評估和控制活動的順序,充分考慮會遇見的可能風(fēng)險,制定相應(yīng)控制措施。
經(jīng)營活動:在實(shí)施計劃的過程中,嚴(yán)格執(zhí)行計劃的情況下,要充分考慮到形勢和環(huán)境的變化,采取如不相容職務(wù)相分離、核準(zhǔn)、授權(quán)、驗(yàn)證、調(diào)節(jié)等內(nèi)控措施。
反饋考核:對于已經(jīng)取得的成果進(jìn)行考核和有效反饋,該步驟同人力資源政策相聯(lián)系,也是上下級溝通的重要環(huán)節(jié)。也要實(shí)施風(fēng)險評估和控制活動,充分應(yīng)對各種可能的風(fēng)險(見圖1)。
三、結(jié)語
總之,管理并不等同于控制,控制也不能囊括管理的所有部分。管理是基礎(chǔ),內(nèi)部控制只是管理的基本職能之一,是對營運(yùn)效率和效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法律法規(guī)的遵循性等進(jìn)行合理的保證而進(jìn)行的一系列過程。正確界定內(nèi)部控制的邊界,有助于對內(nèi)部控制進(jìn)行更有針對性的研究和探討,避免重復(fù)和不必要的資源浪費(fèi),是促進(jìn)我國企業(yè)管理水平不斷發(fā)展,內(nèi)部控制不斷完善的必要過程。
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