財務預算代表了現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的方向,已成為財務基礎管理的重要工具,在企業(yè)日常管理中起著舉足輕重的作用。如何及時掌握預算執(zhí)行情況,保障預算執(zhí)行信息上下通暢,對預算偏差及時預警,為管理和決策層及時提供準確、有效的數(shù)據已成為預算管理不容忽視的問題。本文結合工作實踐和企業(yè)管理需求,運用WPS表格配合用友NC系統(tǒng)在費用預算跟蹤控制方面作了初步探討。
一、建立預算跟蹤表
(一)創(chuàng)建工作簿
啟動WPS表格程序,創(chuàng)建一個名為“預算跟蹤表.et”的工作薄,把sheet1工作表名稱定義為“費用預算表”,如圖(1)。表樣模板可以根據管理需要設置不同的單元格,通過設置費用支出進度、時間進度、任務完成進度等數(shù)據,實現(xiàn)費用支出進度與任務完成進度的匹配性審核。
小貼士:圖1中的制表日期所顯示的時間應設置為日期格式,以備后續(xù)計算相關進度數(shù)據。
(二)復制工作表
在打開的WPS工作薄中插入多個工作表,并分別以部門名稱命名,例如,把sheet5命名為“經營一部”,并建立如圖2的表樣模板。
二、數(shù)據導出、導入
(一)數(shù)據導出
以導出2008年4月份管理費用為例,將用友NC系統(tǒng)中各部門費用的實時數(shù)據導出至過渡表中。
第一步,數(shù)據查詢。在用友NC系統(tǒng)的總賬/賬薄查詢/輔助余額表/中,打開查詢對話框,查詢對象的下拉菜單中選擇“會計科目”和“部門檔案”。“會計科目”對應的查詢范圍下拉菜單中選擇管理費用下的各個明細科目,“部門檔案”對應的查詢范圍為空;選擇要查詢的會計期間(2008年1-4月)。單擊“確定”按鈕。
小貼士:在“未記賬憑證”選擇框中打“√”,確保未記賬的憑證被選中,以反映費用支出的實際情況。
第二步,數(shù)據導出至過渡表。系統(tǒng)顯示查詢結果后,單擊“打印”按鈕,出現(xiàn)如圖3所示的界面,然后選擇“輸出EXCEL”菜單,將導出的數(shù)據保存在過渡表中。
小貼士:所謂過渡表,是在計算機中僅有正版WPS表格的情況下,將NC系統(tǒng)默認導出的EXCEL電子表格,通過WPS表格對臨時數(shù)據進行處理。
(二)數(shù)據導入
在“預算跟蹤表.et”中創(chuàng)建一個名為“費用數(shù)據”的工作表,然后把過渡表中的數(shù)據粘貼到“費用數(shù)據”工作表中,如圖4。
小貼士:設置過渡表默認的打開方式,可用右鍵單擊過渡表文件名,單擊“打開方式”/“選擇程序”/“WPS”,選中“始終使用選擇的程序打開這種文件”單選框,單擊確定。今后導出過渡表的打開方式就默認為WPS表格了。
三、設置費用跟蹤表函數(shù)
(一)設置自動取數(shù)功能的函數(shù)
以WPS的“引用”功能自動選取管理費用/業(yè)務招待費單元格數(shù)據為例,其他需要跟蹤控制的費用項目可參照設置。
第一步,引用數(shù)據。選擇“插入”/“名稱”/“定義”,定義如下名稱:
kemu=費用數(shù)據!$A$2:$A$98
bumen=費用數(shù)據!$B$2:$B$98
jiner=費用數(shù)據!$C$2:$C$98
小貼士:當前的工作表為“費用數(shù)據”,在定義名稱時,不必輸入費用數(shù)據,WPS表格會根據當前工作表名自動加上。
第二步,取“本年實際”的數(shù)據。在圖1中E7單元格中輸入公式:
=IF(ISERROR(INDEX(jiner,MATCH(660207管理費用業(yè)務招待費 C163,kemu bumen,0)))=TRUE,0,INDEX(jiner,MATCH(660207管理費用業(yè)務招待費 C7,kemu bumen,0)))
公式輸入完畢,同時按下“Ctrl” “Shift” “Enter”鍵,使單元格中的公式呈如下顯示:
{=IF(ISERROR(INDEX(jiner,MATCH(660207管理費用業(yè)務招待費 C163,kemu bumen,0)))=TRUE,0,INDEX(jiner,MATCH(660207管理費用業(yè)務招待費
C7,kemu bumen,0)))}
小貼士:上年同期的數(shù)據及其他費用數(shù)據可以使用粘貼的方法取得,如果引用其他費用數(shù)據,則把公式中“660207管理費用業(yè)務招待費”相應的位置替換成要引用的費用科目即可。設置函數(shù)時,要確保引用的科目為文本型數(shù)據,在公式修改完畢,要再次同時按下“Ctrl” “Shift” “Enter”鍵,確保公式為數(shù)組函數(shù)。
第三步,設置增減幅度公式和費用預算進度費用公式。因考慮有些部門上年的某項費用為0,本年卻有此項費用的發(fā)生和本年數(shù)據與上年同期均為負數(shù)(如財務費用可能為負數(shù))等情況,如使用簡單的(本年實際-上年同期)/上年同期×100%數(shù)學公式計算增減幅度,會導致計算結果沒有實際經濟意義,因此在E7單元格中輸入公式:
=IF(F7=0,-,IF(F7<0,(E7-F7)/F7*100*
-1,(E7-F7)/F7*100))
同樣,為使費用預算支出進度與費用支出超出任務進度計算結果有經濟意義,在H7單元格中輸入公式:=IF(D7>=0,E7/D7/100,-);在J7單元格中輸入公式:=IF(ISERROR(H7-I7),,H7-I7)。公式設置完畢可以粘貼到其他單元格。
小貼士:以上操作能夠確保在上年同期數(shù)據為0時,表示增減幅度和費用預算支出進度單元格中顯示“-”而不是“#DIV/0!”,同時,也使兩期數(shù)據無論為正負均有經濟意義。
(二)建立各部門費用預算表的關聯(lián)
以經營一部的業(yè)務招待費項目為例,參見圖(2),在經營一部的工作表H7單元格中輸入公式:
=SUM(費用預算表!E7),將“費用預算表”中經營一部的業(yè)務招待費引用到“經營一部”工作表中相應位置。實際操作中,也可使用前面提到的數(shù)組函數(shù)。對于其他部門工作表中的各項數(shù)據均用此方法來引用并形成工作表與工作表之間的數(shù)據關聯(lián)。
小貼士:此公式中對E7單元格是相對引用,不會因“費用預算表”增減行而影響到引用數(shù)據的準確性。
四、設置預警
第一步,選中所需設置預警顏色的“費用預算支出進度”列即H列單元格,單擊“格式”/“條件格式”,出現(xiàn)圖5對話框,在“介于”復選框后的第一個條件框中輸入公式:
=IF(MONTH($G$4)<=12,MONTH($G$4),0)/12*100,然后點擊“格式”按鈕,選擇“圖案”中的黃色,點擊“確定”按鈕即可。
小貼士:在WPS表格的運算中,“-”大于任何數(shù)字,為確保單元格為“-”時不顯示預警顏色,則在第二個條件框中輸入大于預算進度的數(shù)字。
第二步:以不超過任務進度的5%提示黃色預警和超過任務進度的5%提示紅色預警為例,按上述方法打開圖5對話框,然后在對話框中輸入如圖6所示的條件,最后點擊“確定”按鈕。如果想增加多個條件,點擊“添加”按鈕可實現(xiàn)。
第三步:用同樣的方法在各部門的工作表中設置預警顏色。
預警設置完畢,如圖7所示,經營一部的業(yè)務招待費沒有超過時間進度,在費用預算支出進度欄中沒有顏色顯示,但因業(yè)務招待費超過任務完成進度沒有超過任務完成進度的5%,在費用支出超出任務進度欄是顯示黃色預警;經營四部的費用支出進度超過了任務完成進度而且大于5%,在費用支出超出任務進度欄是顯示紅色預警。
“費用預算表”中數(shù)據繁多,盡管經過對WPS表格進行的設置可以對于某些部門某些費用超標進行預警,但是,在“費用預算表”中顯示比較分散,不利于對其進行控制,所以,可以采取制作“費用控制預警臺歷”來進行集中預警。
首先,建立費用預算時間進度、任務進度預警要素矩陣圖,以該矩陣圖作為衡量費用指標是否需預警的尺度。橫坐標為“費用支出超出時間進度”,縱坐標為“任務完成超出時間進度”,橫縱坐標分別以5%為一個單位,設立-10%以下,-10%至-5%,-5%至0,0至5%,5%至10%和10%以上六個單位,如圖8所示,其中紅色填充部分為紅色預警區(qū)域,黃色填充部分為黃色預警區(qū)域,無顏色填充部分為可接受區(qū)域。
其次,制作“費用控制預警臺歷”。對于在“費用預算表”中已有預警的費用支出,可以篩選出來,填到“費用控制預警臺歷”中,以建立費用預算時間進度、任務進度預警要素矩陣圖作為衡量是否預警的標準,對費用支出超出進度的部門進行紅色和黃色預警。在此基礎上,向公司領導和相關部門進行提示,以督促相關部門加強費用控制,校正預算執(zhí)行的偏差。
小貼士:圖9所示預警結果為可接受的,實際操作過程中不需在“費用控制預警臺歷”中列示。
五、對已設置公式和格式的工作簿進行保護
以保護“費用預算表”為例:首先,當前工作表為“費用預算表”,然后選中在表內無需引用的單元格,單擊右鍵或打開“格式”/“單元格”/“保護”,使“鎖定”命令為空選,點擊“確定”按鈕;其次,打開“工具”/“保護”/“保護工作表”,連續(xù)輸入密碼兩次可實現(xiàn)對“費用預算表”中設定公式的保護。如想撤銷保護,反向執(zhí)行上述程序即可。
六、后續(xù)工作
經過上述步驟的設置,預算跟蹤表的關聯(lián)結構、費用支出是否與時間進度和任務進度相匹配基本完成。設置公式就是為了預算跟蹤數(shù)據能夠使每一次報表都能簡單快捷、準確有效,在以后每個月填制預算跟蹤表時,只需從用友NC系統(tǒng)中導出費用數(shù)據,并將其粘貼到“預算跟蹤表”工作簿的“費用數(shù)據”工作表中,預算跟蹤表中設定的公式便會把數(shù)據準確無誤地放到指定的單元格內,并對費用支出與時間進度和任務完成進度是否匹配進行預警。
