石油企業(yè)集團(tuán)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要的支柱產(chǎn)業(yè),隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的漸次推進(jìn)和逐步深化,石油企業(yè)集團(tuán)逐步推向市場(chǎng),面臨著自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的新趨勢(shì),加強(qiáng)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理已成為石油企業(yè)集團(tuán)的共識(shí)。石油企業(yè)集團(tuán)的固定資產(chǎn)管理雖然建立了比較健全的管理制度,形成了比較規(guī)范、系統(tǒng)的管理方法,但在具體實(shí)踐過程中尚未得到足夠的規(guī)范和控制。石油企業(yè)集團(tuán)加強(qiáng)固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理的意義不僅在于大幅度提高資產(chǎn)的使用效率,降低成本,而且可以通過資產(chǎn)管理提升企業(yè)形象,促進(jìn)集團(tuán)內(nèi)部營(yíng)銷、投資等方面有效的規(guī)范和改善。
一、石油企業(yè)集團(tuán)固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀
(一)考核體系不健全,資產(chǎn)管理松散
集團(tuán)內(nèi)部對(duì)下級(jí)公司考核主要是縱向考核即分專業(yè)中心考核,如銷售板塊主要分為五個(gè)專業(yè)中心,分別為零售管理中心、商業(yè)客戶中心、物流配送中心、潤(rùn)燃中心、會(huì)計(jì)核算中心。資產(chǎn)考核主要應(yīng)在會(huì)計(jì)核算中心,而會(huì)計(jì)核算中心事務(wù)繁雜,僅靠一名資產(chǎn)管理員工作根本無法到位。其他專業(yè)中心對(duì)資產(chǎn)的考核僅限于實(shí)物管理模塊PM與財(cái)務(wù)模塊AM是否一致。上級(jí)會(huì)計(jì)核算中心事實(shí)上無法真正考核到下級(jí)各專業(yè)中心的資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)狀況,因?yàn)榭己藱C(jī)制不健全,對(duì)其他專業(yè)中心的約束力度不夠,客觀上造成了部門之間相互推脫、管理不到位等現(xiàn)象。同時(shí)由于反映資產(chǎn)總量、結(jié)構(gòu)等的考核指標(biāo)內(nèi)容不夠準(zhǔn)確,資產(chǎn)賬實(shí)相符程度、數(shù)據(jù)更新程度、資產(chǎn)利用合理比例、資產(chǎn)閑置存在問題沒有相應(yīng)的考核指標(biāo),考核指標(biāo)的不完善,導(dǎo)致當(dāng)前資產(chǎn)管理不能真實(shí)反映財(cái)務(wù)管理狀況、資產(chǎn)問題及結(jié)構(gòu)狀況,監(jiān)控的職能不能有效發(fā)揮。
(二)資產(chǎn)賬實(shí)不符,資產(chǎn)清查起不到應(yīng)有作用
由于上級(jí)公司重點(diǎn)考核賬務(wù)系統(tǒng)之間的對(duì)應(yīng)情況,而賬務(wù)系統(tǒng)與實(shí)物狀況的相符情況因?yàn)榭己穗y度較大在考核中處于略化狀態(tài),資產(chǎn)管理制度得不到有效貫徹和落實(shí)。每年例行的資產(chǎn)清查耗費(fèi)了大量人力、物力、財(cái)力,但因種種原因賬面遲遲得不到調(diào)整。賬實(shí)不符主要有三種情況:一是賬有實(shí)無資產(chǎn),如鍋爐,固定資產(chǎn)模塊中使用年限25年,加油站配置的均為小型鍋爐,至多5年即處在報(bào)廢狀態(tài),供暖效果大為減弱,各片區(qū)只有占用其他費(fèi)用重新配置新鍋爐,賬面上的鍋爐已不是原來的鍋爐;二是賬無實(shí)有資產(chǎn),賬面使用年限已到,作報(bào)廢處置,資產(chǎn)仍在用;三是由于資產(chǎn)調(diào)撥引起的賬實(shí)不符。
(三)責(zé)任主體不明,各職能部門管理相互脫節(jié)
石油企業(yè)上市以來,集團(tuán)在全面建立落實(shí)各項(xiàng)制度、加強(qiáng)資產(chǎn)管理方面做了大量艱苦細(xì)致的工作,固定資產(chǎn)管理工作有了顯著的進(jìn)步,但由于固定資產(chǎn)管理工作本身的復(fù)雜性和歷史遺留,現(xiàn)有管理體制不完善等因素的制約,固定資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行仍不到位,各專業(yè)中心與職能部門之間仍缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一。固定資產(chǎn)的購(gòu)建與運(yùn)營(yíng)管理涉及到多個(gè)專業(yè)中心和職能部門,各個(gè)部門職能不同,角度不同,既相互聯(lián)系,又相互制約,在實(shí)際運(yùn)行過程中,部門之間缺乏很好的配合,事先控制意識(shí)不強(qiáng),存在一定的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。
二、對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理是解決其現(xiàn)狀的根本途徑
針對(duì)以上固定資產(chǎn)管理使用過程中存在的問題,筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理,做到賬賬、賬卡、賬實(shí)相符,保證信息完整準(zhǔn)確,核算真實(shí),為加強(qiáng)固定資產(chǎn)控制管理提供翔實(shí)數(shù)據(jù)。
(一)健全機(jī)制,解決實(shí)物資產(chǎn)管理者缺位的問題
通過建立權(quán)責(zé)清晰、分工明確、互相溝通、緊密配合的資產(chǎn)管理體制,為資產(chǎn)管理各項(xiàng)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。針對(duì)石油企業(yè)集團(tuán)資產(chǎn)存放地點(diǎn)分散、資產(chǎn)管理涉及部門多、管理難度大等特點(diǎn),成立專職或兼職的實(shí)物資產(chǎn)管理部門。主要對(duì)本企業(yè)所使用資產(chǎn)的實(shí)物形態(tài)進(jìn)行管理,具體負(fù)責(zé)存量資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理,并加強(qiáng)與其他資產(chǎn)管理部門的配合,及時(shí)掌握和了解實(shí)物資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)變動(dòng)情況;全程參與固定資產(chǎn)的投資至處置全過程,投資項(xiàng)目的審批、評(píng)估、決算等資產(chǎn)管理工作,參與本單位中長(zhǎng)期投資規(guī)劃、制訂資產(chǎn)管理制度,進(jìn)行資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)分析;組織存量資產(chǎn)的清查盤點(diǎn),監(jiān)督檢查、統(tǒng)籌各單位的資產(chǎn)管理,定期對(duì)各單位資產(chǎn)管理情況進(jìn)行通報(bào)。使用單元的資產(chǎn)變動(dòng)需在第一時(shí)間向?qū)嵨镔Y產(chǎn)管理部門申報(bào),由其登記后轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)及各管理部門,保證資產(chǎn)的變更步調(diào)統(tǒng)一,各部門賬賬、賬實(shí)相符,維護(hù)資產(chǎn)的安全完整和保值增值。
(二)摸清家底,加強(qiáng)固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作
由實(shí)物資產(chǎn)管理部門牽頭,財(cái)務(wù)部門(負(fù)責(zé)維護(hù)ERP中的AM模塊)、資產(chǎn)管理部門(負(fù)責(zé)維護(hù)ERP中的PM模塊)、使用部門等相關(guān)部門組成清查小組定期不定期地進(jìn)行盤點(diǎn)。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果詳細(xì)填寫盤點(diǎn)報(bào)告表,并與AM及PM核對(duì)。發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的,應(yīng)編制固定資產(chǎn)盤盈、盤虧表,設(shè)備使用部門發(fā)生變動(dòng)的,應(yīng)補(bǔ)辦固定資產(chǎn)調(diào)撥單,并及時(shí)作出報(bào)告。固定資產(chǎn)管理部門、使用部門應(yīng)查明固定資產(chǎn)盤盈、盤虧的原因,包括狀態(tài)的改變、使用部門的改變等,提出初步處理意見,經(jīng)有權(quán)人批準(zhǔn)后作出相應(yīng)處理。固定資產(chǎn)清查包括房屋建筑物、油品集輸設(shè)施、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)器設(shè)備及其他設(shè)備。此外,還需將土地和在建工程列入清查范圍,對(duì)盤盈、盤虧的資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)鑒定,按規(guī)定程序進(jìn)行處置,并上傳到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),更新AM和PM系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)結(jié)束后,實(shí)物資產(chǎn)管理部門應(yīng)整理、匯總清查情況,查明固定資產(chǎn)的實(shí)有數(shù)與賬面結(jié)存數(shù)是否相符,固定資產(chǎn)的保管、使用、維修等情況是否正常,并對(duì)清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)查明原因,形成資產(chǎn)清查報(bào)告。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的資產(chǎn)內(nèi)部存放地點(diǎn)或使用人等相關(guān)信息發(fā)生變化的,要出具“實(shí)物資產(chǎn)調(diào)整單”,對(duì)于盤盈、盤虧的資產(chǎn),要出具“固定資產(chǎn)盤盈(盤虧)處理單”,履行相關(guān)審批程序后,交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。
(三)強(qiáng)化管理,全面建立資產(chǎn)管理檔案
根據(jù)資產(chǎn)清查結(jié)果,同時(shí)借助固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)集中核算模塊,結(jié)合存量固定資產(chǎn)管理的具體需求,將固定資產(chǎn)卡片中的相關(guān)內(nèi)容納入系統(tǒng),并將資產(chǎn)使用、管理部門、保管責(zé)任人、資產(chǎn)調(diào)撥、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢以及實(shí)物資產(chǎn)的圖片納入集中核算系統(tǒng),建立固定資產(chǎn)管理檔案,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一固定資產(chǎn)賬目、統(tǒng)一核算,通過軟件實(shí)時(shí)查詢?nèi)到y(tǒng)任何一項(xiàng)實(shí)物資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,直接打印資產(chǎn)管理卡片、下載資產(chǎn)圖片。固定資產(chǎn)管理檔案主要包括各項(xiàng)存量資產(chǎn)的保管責(zé)任人、管理承諾書、管理卡片、圖片、證照資料、建筑圖紙、盤點(diǎn)、報(bào)廢、毀損情況等資產(chǎn)管理內(nèi)容,旨在對(duì)全部實(shí)物資產(chǎn)逐項(xiàng)建立數(shù)據(jù)和圖片檔案,將其作為會(huì)計(jì)資產(chǎn)價(jià)值核算的補(bǔ)充和延伸,與會(huì)計(jì)賬簿相輔相成,為固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理提供初始依據(jù)。一是整理相關(guān)數(shù)據(jù)及圖片,實(shí)地測(cè)繪制圖。對(duì)全部固定資產(chǎn)逐項(xiàng)進(jìn)行實(shí)地拍攝、測(cè)繪制圖、賬實(shí)核對(duì),并記錄各項(xiàng)資產(chǎn)規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、品牌等重要信息,將資產(chǎn)的各項(xiàng)信息全部納入固定資產(chǎn)集中核算信息系統(tǒng)。實(shí)地拍攝要做到全局與部分相結(jié)合,既包括資產(chǎn)組全貌圖片,又包括分類資產(chǎn)圖片,還包括單項(xiàng)資產(chǎn)圖片。如加油站資產(chǎn)圖片音像資料應(yīng)包括加油站全貌圖片、所屬加油機(jī)圖片、單臺(tái)加油機(jī)圖片、加油機(jī)標(biāo)簽(品牌規(guī)格型號(hào))等內(nèi)容。實(shí)地測(cè)繪制圖指平面投影制圖,要標(biāo)明位置、刻度及比例尺,如加油站測(cè)繪制圖包括占地面積、房屋、罩棚、加油島等建筑物投影圖、消防通道等虛擬標(biāo)示圖標(biāo)。二是規(guī)范資產(chǎn)管理檔案樣本。區(qū)分不同資產(chǎn)管理單元和資產(chǎn)性質(zhì)和類別,充分考慮了資產(chǎn)變動(dòng)、更新及維護(hù)等情況,設(shè)計(jì)加油站資產(chǎn)管理檔案、油庫資產(chǎn)管理檔案和辦公資產(chǎn)管理檔案等不同的模版,并制訂出規(guī)范性文件,對(duì)資產(chǎn)管理檔案編制的方法步驟、各類資產(chǎn)的數(shù)據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容、圖片格式以及圖片拍攝方法、測(cè)繪制圖標(biāo)準(zhǔn)、軟件的操作流程等各項(xiàng)具體工作作出了詳細(xì)的規(guī)定,保證資產(chǎn)管理檔案內(nèi)容的規(guī)范和格式的統(tǒng)一,建立一套內(nèi)容翔實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、直觀明了、查閱方便的固定資產(chǎn)電子數(shù)據(jù)庫。三是集團(tuán)公司對(duì)各單位的資產(chǎn)管理檔案進(jìn)行了考核驗(yàn)收和綜合評(píng)定,對(duì)部分單位存在的不足提出了整改建議,并督促落實(shí),確保了固定資產(chǎn)管理檔案的編制質(zhì)量。通過資產(chǎn)管理檔案的建立,將資產(chǎn)的會(huì)計(jì)賬目、實(shí)物資產(chǎn)明細(xì)表、資產(chǎn)實(shí)物圖片、測(cè)繪制圖信息和資產(chǎn)管理卡片登記冊(cè)的相關(guān)信息有機(jī)地結(jié)合起來,保證了資產(chǎn)核算、保管信息的完整、準(zhǔn)確和一致。
(四)理順流程,加強(qiáng)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理
實(shí)現(xiàn)存量資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理,首先需要明確實(shí)物資產(chǎn)增減變動(dòng)管理流程,規(guī)范固定資產(chǎn)的購(gòu)建、驗(yàn)收、入賬、交付使用、調(diào)撥、維修、更新、出租、出借、報(bào)廢、盤盈、盤虧等事項(xiàng)的審批程序、交接手續(xù)、操作流程、各相關(guān)部門應(yīng)提交的核算單據(jù)、資料以及核算方法等內(nèi)容。同時(shí),要求各實(shí)物資產(chǎn)管理單元完善實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)賬PM,及時(shí)與財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)AM進(jìn)行核對(duì)。未按要求履行相關(guān)審批程序和交接手續(xù)的實(shí)物資產(chǎn),不得擅自變動(dòng),從而使實(shí)物資產(chǎn)的增減變動(dòng)與財(cái)務(wù)資產(chǎn)核算實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)鏈接,保證固定資產(chǎn)的賬實(shí)相符。對(duì)于新增的資產(chǎn)或低值易耗品必須附驗(yàn)收單,更新的資產(chǎn)必須要有舊資產(chǎn)的處置方式方可付款。設(shè)置《廢舊資產(chǎn)處置審批表》,經(jīng)相關(guān)部門認(rèn)證后將處置收入及時(shí)交入銀行。對(duì)于未處置閑置的資產(chǎn),實(shí)物資產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門同基建部門共同管理,在處置和調(diào)用時(shí)須有三方人員簽字。其次,嚴(yán)格執(zhí)行定期全面清查盤點(diǎn)制度,了解資產(chǎn)變動(dòng)狀況,并及時(shí)對(duì)資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)、更新。再次,以資產(chǎn)管理檔案為依托,建立資產(chǎn)管理檔案數(shù)據(jù)維護(hù)、更新制度,將數(shù)據(jù)的維護(hù)和更新作為資產(chǎn)日常管理的一項(xiàng)重要工作來抓。明確管理單元和資產(chǎn)管理員的責(zé)任,對(duì)變更資產(chǎn)和新增資產(chǎn)及閑置資產(chǎn)每月進(jìn)行調(diào)查,及時(shí)補(bǔ)建、更新和維護(hù)資產(chǎn)管理檔案;對(duì)處置資產(chǎn)賬面處置與實(shí)物處置不同步的,要區(qū)別對(duì)待、分步進(jìn)行銷賬,提足折舊實(shí)物資產(chǎn)繼續(xù)使用的,可對(duì)殘值先計(jì)提減值,待實(shí)物處置時(shí)再核銷賬面。在資產(chǎn)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)周期,發(fā)生變動(dòng)均實(shí)時(shí)拍照歸檔,不斷提高和完善資產(chǎn)管理檔案的質(zhì)量和實(shí)用性,保證資產(chǎn)管理檔案內(nèi)容的完整,達(dá)到資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理的目標(biāo)。
(五)經(jīng)營(yíng)資產(chǎn),實(shí)行保值增值責(zé)任制
對(duì)閑置不用或利用率不高的資產(chǎn)制定專門的制度和措施,鼓勵(lì)并監(jiān)督合理流動(dòng)或參與市場(chǎng)經(jīng)營(yíng),通過資產(chǎn)的優(yōu)化配置,充分挖掘資產(chǎn)的效能,獲取相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益。將資產(chǎn)利用率、資產(chǎn)租賃收入等指標(biāo)納入考核范疇。同時(shí)對(duì)賬銷案存資產(chǎn)加強(qiáng)后續(xù)管理,核定變價(jià)收入預(yù)算,跟蹤監(jiān)管,避免資產(chǎn)的流失。
(六)強(qiáng)化監(jiān)督,建立資產(chǎn)績(jī)效考核機(jī)制
建立資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)分析制度,定期對(duì)資產(chǎn)運(yùn)行情況和經(jīng)營(yíng)質(zhì)量進(jìn)行定量、定性分析,作出真實(shí)客觀的綜合評(píng)價(jià),提高資產(chǎn)投資回報(bào)率。重點(diǎn)關(guān)注加油站的營(yíng)率分析,準(zhǔn)確把握加油站運(yùn)營(yíng)情況,及時(shí)分析暫時(shí)關(guān)閉加油站的原因,可以從加油站的銷量、年租金支付額、運(yùn)行費(fèi)用、差價(jià)收入、可研報(bào)告銷量等多方面進(jìn)行分析。通過對(duì)資產(chǎn)投資和運(yùn)營(yíng)質(zhì)量的分析,構(gòu)建資產(chǎn)績(jī)效考核機(jī)制,將資產(chǎn)管理狀況納入年度考核指標(biāo),變縱向考核為縱橫結(jié)合考核,即對(duì)專業(yè)中心考核與對(duì)分(子)公司考核相結(jié)合,上級(jí)及同級(jí)實(shí)物資產(chǎn)管理部門、審計(jì)部門、監(jiān)察部門具體負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理的監(jiān)督檢查工作,檢查監(jiān)督各部門職責(zé)履行情況、實(shí)物資產(chǎn)的管理情況、資產(chǎn)定期清查制度的落實(shí)情況、資產(chǎn)管理檔案的管理情況、資產(chǎn)數(shù)據(jù)的維護(hù)和更新情況等內(nèi)容,每月隨機(jī)抽點(diǎn)樣本,檢查賬實(shí)相符程度,并及時(shí)通報(bào)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,跟蹤整改落實(shí)情況。
固定資產(chǎn)管理工作是一項(xiàng)常抓不懈的工作,企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)管理的重要性,明確相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍,將資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)到人,定期考核責(zé)任履行情況,對(duì)固定資產(chǎn)加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理,使得固定資產(chǎn)管理制度有效、長(zhǎng)足地發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 張冬香.如何加強(qiáng)煤炭企業(yè)固定資產(chǎn)管理[J].會(huì)計(jì)之友,2009(10).
[2] 張方瑞.淺談煤炭企業(yè)固定資產(chǎn)管理存在的問題與對(duì)策[J].會(huì)計(jì)之友,2009(10).
[3] 霍彩珍.定職院校固定資產(chǎn)管理管理探析[J].會(huì)計(jì)之友,2009(9).
