隨著高等學校體制改革和辦學規(guī)模的擴大,學雜費收入已經成為高校資金來源的重要組成部分。怎樣做好收費工作,保證學校的資金及時到位,已經成為高校財務管理工作的重點和難點之一。現在高校收費中主要存在的一些難點問題,如:高校收費管理機制的非系統(tǒng)性、低效率性等[1]。近些年來,高校學生欠費嚴重,也成為了高校收費管理中的重點問題。為解決高校的這些收費問題,規(guī)范收費行為,提高管理效益,學校必須加強收費管理的內部控制。
一、學校收費內控制度的建立
高校的內部控制制度是高校為了規(guī)范收費行為,保證收費資金安全,促進收費工作的正常開展,利用學校內部分工而產生的相互制約、相互聯系的關系,從而形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序,并予與規(guī)范化、系統(tǒng)化,使之成為一個嚴密、較為完整的體系[2]。經過長時間的實踐和探索,學校的內控制度應包含如下內容:
1 票款分離
高等學校收費按國家有關財政制度的要求,實行票款分離,學費、住宿費收入直接進財政專戶。高校在銀行開設學生繳費專用賬戶,學生到銀行繳費或由學校代收代繳,學生所繳學費進入學校的收費專戶,學校根據學生繳費明細打印收據發(fā)給學生,收據結報聯繳財政核銷,根據財政核銷的收費金額從學費專戶劃撥學費上繳財政專戶。票據有專人申領、核查、結報,收費由銀行或學校出納完成,學費管理崗位責任人開具收費票據。
2 收費領導小組、計財處、教務處、學生處、各分院分工協調
收費工作是學校的重要工作之一,需要各部門通力協作,相互配合來共同完成。為提高收費效果和效率,學校對各部門進行分工,明確各自的職責和權限。收費領導小組負責收費標準的審核和向省物價局報批。計財處負責學費收繳的主體工作,即:設置收費標準,制作收費通知單,收款開具票據,票據申領與結報,貸款、獎學金等抵扣學費,統(tǒng)計收費金額和制作欠費通知單,核對收費金額,收費金額上繳財政專戶等。學生處負責新生信息的提供、助學貸款的審批等工作。教務處負責學生提供學生學分的結算信息和欠費畢業(yè)生的學費催繳工作。分院是學生管理的主體,負責繳費學生的注冊、催繳學費、困難學生的初步認定、學生緩交學費的申請等工作。工作流程如圖1所示:
3 收費系統(tǒng)權限設定
收費工作要取的好的成效,必須有先進的收費手段和管理模式?，F在高校基本實現了收費工作的信息化管理,信息流的準確、有效、安全、可控成為信息管理追求的目標之一,要實現該目標必須進行有效的權限控制。收費管理軟件的權限設置是由收費工作的業(yè)務流程和財務內控制度來決定的。收費管理軟件大致可分為如下角色:系統(tǒng)管理員、學雜費應收款設定、收費管理、票據管理、銀行對賬、收費查詢統(tǒng)計等,每個角色具有不同的權限和用戶。描述如下:
(1)系統(tǒng)管理員:由計財處計算機維護人員負責,負責軟硬件的維護、學生數據的初始化、數據備份和恢復等工作。
(2)學雜費應收款設定:由計財處會計負責,根據學生類別、專業(yè)、所修學分等信息,按照物價核定的收費標準設定學生應繳的學費、住宿費等信息。
(3)收費管理:由會計人員負責,學費應繳款項的審核、打印收據、賬務處理的前期工作、統(tǒng)計繳費情況、制作學費催款單、獎貸困助學金發(fā)放和抵扣學費等。
(4)票據管理:票據管理人員負責,票據領用、分配,票據收費金額統(tǒng)計,票據結報和預算資金上繳國庫等。
(5)銀行對賬:由會計人員負責,核對銀行學費專戶金額和會計賬目的應繳財政專戶的金額、核對收費明細和銀行學費專戶繳費明細等。
(6)收費查詢統(tǒng)計:院領導、教務處、學生處、各分院、學生等能通過IE查詢、統(tǒng)計學費繳納情況,學生只能查詢本人的應繳學雜費、實際繳費和獎貸助勤等發(fā)放情況,分院只能查詢統(tǒng)計本分院學生繳費情況,校領導、教務處、學生處等部門可以查詢統(tǒng)計所有在校學生的繳費情況。
以上有些角色需要由不相容的崗位來擔任,如:學雜費應收款設定和收費管理兩個崗位不能由同一人擔任,票據管理和收費管理兩個崗位不能由同一人擔任等。
4 收費金額核對
收費金額核對工作是做好收費工作的很重要的一個環(huán)節(jié),銀行學費專戶的存款額需與收費系統(tǒng)的實收金額核對一致,也需與賬務系統(tǒng)的學費專戶銀行帳核對一致。學雜費票據的金額同應繳財政專戶款、系統(tǒng)繳費明細相核對,核對無誤才能保證收費信息額準確性。學生在繳費之前通過繳費系統(tǒng)或繳費通知單核對和確認自己應繳學雜費金額。學生通過銀行繳費或到學校繳費后,也可以通過系統(tǒng)來確認自己是否繳費成功。通過全方位的數據核對工作,來確保收費工作的正確執(zhí)行。
二、學校收費內控制度的執(zhí)行
學校收費內控制度制定好后,能否得到有效的執(zhí)行將直接影響到收費工作的效果和效率。在制度執(zhí)行中,學校主要采取以下措施:
1 進行誠信教育,加強學生繳費、注冊工作
學校在新生入學教育時,進行相關的誠信教育,使學生認清繳費的重要性,養(yǎng)成良好的繳費習慣。各二級學院以多種形式向學生廣泛宣貫繳費和注冊工作的重要性以及不繳學費和不注冊將會產生的后果,增加學生按時繳費和注冊的自覺性。
2 公平高效執(zhí)行困難學生資助政策
學校為幫助困難學生完成學業(yè),根據國家相關制度的要求,制定并實施了完善的助學制度。完善國家助學貸款,通過現代化技術手段簡化貸款環(huán)節(jié)和手續(xù),并且主動與銀行加強聯系,加大貧困生助學貸款工作力度,確保貧困生安心完成學業(yè)。
進一步完善和落實獎學金、勤工助學、困難補補等一系列助學制度,通過學生管理系統(tǒng)、助學發(fā)放系統(tǒng),規(guī)范和高效地實施困難學生資助政策,足額提取學生獎貸基金,公平公正地發(fā)放獎學金、助學金等,確保國家的資助政策落實到位。
3 改進收費管理手段,提高收費效率和效益
我校實行的是“銀行托收,學校與銀行數據共享”的收費模式[3],該模式的具體業(yè)務流程如下:
具體做法如下:
(1)學校到銀行開設學費存款專戶,向銀行提供學生交費標準明細清單,通知學生如何交費。
(2)銀行接收學生交費標準明細清單,進入銀行交易系統(tǒng),同時更新學校收費據。
(3)本省學生到銀行的就近營業(yè)點填寫現金交費單或轉賬交費,外省學生到銀行信匯到學校的學費專戶,銀行向學生提供交費回單或信匯回單,交費金額進入學費專戶。
(4)學校根據學生交費明細清單,打印學生交費收據,學生憑銀行回單到財務領取收據。
(5)學校把學費專戶里的學費金額上繳財政專戶。
完成以上流程需有信息系統(tǒng)的支撐,我校和新利軟件公司、工商銀行合作共同實施了銀校通收費管理軟件,實現了學生收費信息在學校各部們、銀行實時共享,實時反饋的動態(tài)交換。該系統(tǒng)的最大優(yōu)勢在于收費信息在學校的服務器上,學生的繳費信息可以由校方維護,并能通過公網實現和銀行聯網。學生到銀行繳費后,繳費信息進入銀行系統(tǒng),并同時更新學校服務器的收費信息,銀行定期核對銀行收費信息和學校的服務器的收費數據,避免出現單邊賬,保證數據的準確性。
通過該信息系統(tǒng)的實施,提高了收費效率,實現了收費信息的共享,方便了學生注冊、選課等后續(xù)管理工作。
4 嚴格執(zhí)行學校的學費欠費追繳制度
學生未在規(guī)定的時間內繳費,按學校要求要辦理緩交學費申請,經學院審核,學校批準后,可在緩交期滿后繳費注冊。緩交期滿仍未繳費的,學校會向分院下發(fā)催繳學費單,由分院的輔導員、班主任向學生做工作進行催繳。家庭困難學生按學生困難資助政策辦理。通過學費催繳程序,避免了學生惡意拖欠學費,使學費收繳工作得到了很好的執(zhí)行,提高了學費收繳率。
5 學費收繳績效考核
二級學院的學費收繳率作為考核二級學院的一項重要指標,同經費撥款掛鉤。學費收繳率達不到學校規(guī)定的指標,學校將在二級學院的人員經費中扣除一定比例的經費,從而來調動學院的收繳學費的積極性,來確保學校收費工作的完成。
三、學校收費內控制度的實施效果
學校收費內控制度實施后,學校的學費收繳率的逐年提高,欠費率由5年前的6%降到1%,追繳歷年學費欠款420多萬元,保障了學校的事業(yè)經費,取得了很好的效果。通過近5年的實踐,使學生養(yǎng)成了良好的繳費習慣,學生誠信度也逐年提高,學生貸款資助額逐步提高,銀校合作進入了良性循環(huán)。
主要參考文獻
[1]劉瑞芬.高校收費管理機制的缺陷和完善措施——以某藝術學院學生欠費現象為例[J],會計之友,2008年第7期中.
[2]閆世剛、張華.財務內部控制制度在高校收費管理中的應用[J],通化師范學院學報,2008年第12期.
[3]陳國旗. 一種新型的高校收費模式的設計與實施[J],教育財會研究,2004年第2期.
