大量的國內外統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明,盡管我國企業(yè)的研發(fā)投資比例越來越大,但研發(fā)的投資效率卻日益低下,研發(fā)投資產出率遠低于發(fā)達國家。研發(fā)投資的不當消耗嚴重地影響著我國企業(yè)科技投資效率,危及企業(yè)的生存、發(fā)展。探討研發(fā)項目的基礎性管理模型與方法,對于提高企業(yè)整個研發(fā)項目的基礎性管理效率起著至關重要的作用。
一、研發(fā)項目憑證化管理的必要性
當前企業(yè)研發(fā)項目費用管理通常是按照投標書上的費用預算(投標項目中標)或批準后的項目預算(企業(yè)自定)執(zhí)行。但執(zhí)行中,因研發(fā)項目自身技術的不確定性,多數(shù)研發(fā)項目進度一再延長、經費超預算,且不斷加大。顯然在資源有限的前提,這些行為影響了本期項目的效益、下期項目的資源投放,最終影響企業(yè)技術進步的速度、戰(zhàn)略目標的完成。研發(fā)項目進度延長與經費超控涉及到兩類問題:如原定的進度計劃和費用是合理的,涉及研發(fā)執(zhí)行者的責任;如原定的進度計劃和費用是不合理的,既涉及研發(fā)進度、費用計劃制定者的責任,也涉及研發(fā)執(zhí)行者的責任。但在目前企業(yè)的管理框架下,無論哪類問題存在,都缺乏對相應責任的確認基礎。例如:在研發(fā)費用發(fā)生的各個階段,階段費用的制定者、執(zhí)行者缺乏一個紙制憑證的全過程紀錄,當研發(fā)進度延長、費用超預算時,檢查者難以判斷是哪方面的責任;當實驗次數(shù)增加時,檢查人員難以辨別是由研發(fā)活動的不確定性引起,還是由耗材質量太差、工作粗心引起,諸如此類合理性與不合理性的大量混淆,在無紙制憑證的前提下,加大了判斷的難度,使過程控制缺乏客觀依據(jù)而流于形式。在此有必要借鑒制定會計憑證在加強經濟責任制方面的作用,取得或填制會計憑證是證明經濟業(yè)務已經發(fā)生或完成。有關經辦人員在憑證上簽字、蓋章是明確業(yè)務責任人。通過對憑證的填制和審核可使有關責任人在其職權范圍內各司其職、各負其責。將會計憑證化管理的方式運用于研發(fā)過程,才能為研發(fā)過程中的回顧、反饋與控制,夯實基礎。
二、研發(fā)項目憑證化管理的概念模型
研發(fā)項目是一個連續(xù)動態(tài)的過程,為了更好地對充滿不確定性的研發(fā)過程進行管理,將每個研發(fā)項目的過程按其階段目標從時間上劃分成若干階段,每個階段設置一張憑證。研發(fā)活動的憑證化管理是在每個項目研發(fā)階段的起始,由項目負責人制訂各階段的研發(fā)進度、費用計劃,階段結束日由項目執(zhí)行人填制已完成的進度和研發(fā)實際支出等信息。這些都以紙質憑證的方式來完成,為項目檢查提供客觀依據(jù)。研發(fā)活動的憑證化管理是通過階段憑證的設計與傳遞將長期的不確定因素轉化為各期相對確定的進度和費用來加以控制。連續(xù)的各個階段的憑證匯總反映了項目負責人、執(zhí)行人對該項目過程管理的全部文字記錄。用數(shù)學公式表示:Y表示一個研發(fā)項目的研發(fā)費用,Ti表示研發(fā)階段i的研發(fā)憑證,ti表示研發(fā)階段i啟用時的階段目標和階段費用預算,ti'表示研發(fā)階段i結束時,技術目標的完成進度和費用的支付。
那么,Y與T之間有如下函數(shù)關系:
Y=Φ(T) (1)
Ti和ti之間的函數(shù)關系:
Ti=H(ti, ti') (2)
因此,Y與H之間的函數(shù)關系可表述為:
Y=Φ[H(ti, ti')] (3)
公式(3)為研發(fā)活動憑證化管理的概念模型。企業(yè)依據(jù)研發(fā)項目的技術目標及管理經驗將研發(fā)技術發(fā)展過程分解為各個階段的目標。研發(fā)憑證作為研發(fā)項目各階段的進度,費用目標控制與憑證上起始、結束階段的進度和費用標注的中間函數(shù),其目的是實現(xiàn)研發(fā)活動憑證化的責任化控制,為降低研發(fā)過程的不當消耗控制提供紙制憑證。這一模型為研發(fā)提供了一個新的視角,將分階段的紙制憑證直接作用于研發(fā)目標的實現(xiàn),即通過紙制憑證的傳遞,形成由細節(jié)到總體、由研發(fā)活動的階段控制到全程過程管理的控制,強化了研發(fā)管理者、參與者的責任。這一模型的最大特點是總體的進度和費用劃分為階段進度和費用,提高了研發(fā)活動的可控性。
三、研發(fā)項目的憑證設計
研發(fā)項目憑證設計的主要功能是反映實際執(zhí)行與計劃的偏離程度,以便進行有效控制。為此憑證設計應從不同的方面來反映這種偏離程度,應包含目標、進度、費用、控制及其他共五類指標。
研發(fā)項目總體目標的實現(xiàn)是通過一個個首尾相接的研發(fā)階段目標分解完成的。階段性的研發(fā)目標,即反映在憑證上,依據(jù)標書確定的本期計劃進度和本期計劃費用。研發(fā)活動的不確定性導致分階段目標對原有目標的偏離,可通過兩種方法加以應對。首先,任何一期的預算目標都具有一個彈性區(qū)間,因合理因素延長進度和增加費用可通過增值法加以測算,事后檢查時可與無效資源耗費剝離;其次,從第二階段開始,在制訂目標時,可在各階段原定指標的基礎上,依據(jù)市場的變化對新產品的影響、前一階段的進度完成情況做出調整。階段劃分越細,目標調整越及時,階段目標的準確性越強。
進度、費用類該指標的基本要素為:本期實際進度、累計實際進度、本期預算進度、累計預算進度、本期進度差異。該類指標主要反映研發(fā)進度(或費用),并將實際進度(或費用)與預算進度(或費用)相對比,找出差異。
控制類指標的基本要素為:差異原因、改進手段、預計完成時間、預計單位成本降低、預計增加研發(fā)費用。進度類指標及費用類指標設置的目的是為找出差異、原因提供方便。控制類指標是設計階段性研發(fā)項目進度、費用確認表的核心,目的是尋求改進的方法和手段,合理估計改進所耗時間,并計算改進后單位成本的降低與額外增加的研發(fā)費用,從而為從管理者成本效益角度決策是否進行改進,提供決策依據(jù)。
其他類指標的基本要素為:項目名稱、填制日期、研發(fā)階段日期、研發(fā)執(zhí)行人員簽字、制單、項目負責人簽字、研發(fā)部門經理簽字、財務經理簽字。研發(fā)執(zhí)行人員簽字表明具體的改進任務落到了實處,而項目負責人簽字、研發(fā)部門經理簽字更多的是研發(fā)責任的體現(xiàn)。
根據(jù)上述理念設計階段性研發(fā)進度確認表(參見表1)。
四、研發(fā)項目憑證化管理的流程設計
企業(yè)研發(fā)活動憑證化管理的流程是隨著研發(fā)項目開發(fā)方式的不同而不同。當研發(fā)項目采用并行工程時,研發(fā)活動可采用并聯(lián)與串聯(lián)相結合的方式。當研發(fā)項目采用平行開發(fā)時,研發(fā)活動可按照兩種串聯(lián)的方式(或并聯(lián)與串聯(lián)相結合的方式)同時進行。
以企業(yè)采用單一的開發(fā)方式為例進行流程設計。各階段采用串聯(lián)的方式。在研發(fā)前后聯(lián)系的每個階段,都有相應的憑證傳遞。例如某一制造業(yè)企業(yè)將研發(fā)分為11個階段:新產品的概念原型、樣品測試、基礎作用草案、結構測試、工作模型設置、過程和設備計劃、試驗性產品、原形產品裝配、定型產品、產品使用測試、試驗生產。每一個階段憑證的傳遞流程,如圖1所示:
研發(fā)項目憑證化管理流程設計的意義在于,通過紙制憑證的傳遞、簽字,降低研發(fā)活動的不當消耗、提高其管理效益。其具體作用可表現(xiàn)為以下幾個方面:
(一)有利于明確研發(fā)的經濟責任,實現(xiàn)經濟責任制
推行研發(fā)活動憑證化管理,在每個填制環(huán)節(jié)都有經辦人員簽名,這就是經濟責任透明化,有利于推行經濟責任制,促使研發(fā)進度、費用的確認規(guī)范化、合理化;使整個研發(fā)預算的執(zhí)行更系統(tǒng)化、明細化。
(二)有利于研發(fā)活動的軟性化管理
研發(fā)人員大多是知識型員工,具有較強的創(chuàng)造性和較高的自主性,更青睞于以人為本的柔性管理。研發(fā)預算通過紙質憑證的形式分解到各個階段,并同實際支出相對比,是超支還是節(jié)約,研發(fā)人員一目了然。研發(fā)人員會自主地尋求降低成本的新方案,而不是在上級面對面的指令下工作。這既實現(xiàn)了柔性化的研發(fā)管理,又節(jié)約了研發(fā)人員的時間。
(三)有利于保證數(shù)據(jù)的科學性和準確性
研發(fā)憑證傳遞實行流程化管理,會計部門與研發(fā)部門各施其職,各負其責。加強了企業(yè)部門間的內部溝通與交流;而整個流程采取的是三級復核制度,即階段性研發(fā)項目負責人級復核、研發(fā)經理級復核、財務經理級復核,可以最大限度地保證憑證所反映數(shù)據(jù)的科學性和準確性,進而為會計核算提供更為準確的核算依據(jù)。
(四)可以為研發(fā)過程中的成本效益決策提供決策依據(jù)
憑證中的預計完成時間、預計單位成本降低、預計增加研發(fā)費用都是量化指標,研發(fā)人員在針對某一項差異尋求解決方案時,會事先估計完成該項改進任務所耗時間,估計該項改進任務會達到的效果(即單位成本的降低);估計改進所需增加的研發(fā)費用,然后對這三個指標做一個簡單的成本效益決策,決定是否進行該項改進。指標的憑證化管理,使得研發(fā)決策有據(jù)可依,有證可查。
(五)有利于核對賬務和事后檢查
經過前述,流程處理后的憑證是合理合法的內部憑證,上面載明了經濟業(yè)務發(fā)生的時間、地點、業(yè)務內容、金額、經辦單位、當事人簽章以及其他有關事項,完整地反映了該筆經濟業(yè)務的內容。在核對賬務和事后檢查中如發(fā)現(xiàn)問題,可直接追溯到該憑證,進行復核處理。
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