Excel是現(xiàn)代財(cái)會(huì)人員手中的電子算盤，是日常財(cái)會(huì)工作中應(yīng)用最多的數(shù)據(jù)分析工具。但是廣大財(cái)會(huì)人員對(duì)Excel的應(yīng)用水平大多處于初級(jí)階段，而且在Excel應(yīng)用中存在很多誤區(qū)。根據(jù)筆者在會(huì)計(jì)師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師和高級(jí)會(huì)計(jì)師全國(guó)統(tǒng)一考試輔導(dǎo)時(shí)問(wèn)卷調(diào)查得出的結(jié)果，一共發(fā)放問(wèn)卷360份，回收有效問(wèn)卷326份。根據(jù)調(diào)查Excel主要功能使用情況，運(yùn)用FREQUENCE函數(shù)，以Excel功能使用頻率為分段點(diǎn)，得出Excel功能使用頻率表，見(jiàn)表1。根據(jù)Excel功能使用頻率表，生成功能使用圖，見(jiàn)圖1。通過(guò)上述財(cái)會(huì)人員Excel功能使用頻率圖可以看出，差不多75%的財(cái)會(huì)人員只使用不到20%的功能。并且可以看出，大多數(shù)財(cái)會(huì)人員應(yīng)用的都是Excel最基本的功能，或者說(shuō)不需要特別的學(xué)習(xí)就能夠使用的功能。但是很多財(cái)會(huì)人員忽略了一個(gè)基本事實(shí)，那就是解決同一個(gè)問(wèn)題的方法往往有很多種，有的方法很簡(jiǎn)單，但是在使用的時(shí)候會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。有的方法雖然需要學(xué)習(xí)，開(kāi)始的時(shí)候可能覺(jué)得比較復(fù)雜，可是一旦掌握了這些經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)之后才能掌握的方法，在后面的工作中就會(huì)節(jié)省大量的時(shí)間。
一、Excel在財(cái)會(huì)中應(yīng)用存在的問(wèn)題
?。ㄒ唬┕ぷ鞑驹O(shè)置不合理 Excel是一個(gè)以工作簿作為存儲(chǔ)文件的電子表格軟件，由于財(cái)會(huì)人員在手工工作環(huán)境下的會(huì)計(jì)憑證、各種賬簿和各種報(bào)表等均是以表格的形式展現(xiàn)的，所以廣大財(cái)會(huì)人員對(duì)Excel比較親切，使得Excel在財(cái)會(huì)工作中使用的頻率比較高。但是Excel畢竟是電子表格軟件，不是一頁(yè)頁(yè)的紙張，工作簿是由若干張工作表組成的一個(gè)簿記，同一個(gè)工作簿中的各工作表可以相關(guān)關(guān)聯(lián)，形成一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享?？墒窃诂F(xiàn)實(shí)的財(cái)會(huì)工作中，財(cái)會(huì)人員運(yùn)用Excel工作簿存在著兩個(gè)極端的誤區(qū)，要么忘記了Excel工作簿可以包含多張工作表，只把Excel當(dāng)作一張紙來(lái)使用，往往只用一張工作表；要么把相關(guān)或不相關(guān)的工作表都放在一個(gè)工作簿里，導(dǎo)致一個(gè)工作簿文件很大。忘記了Excel是以工作簿作為存儲(chǔ)單元的，或者不知道Excel文件在使用時(shí)是把整個(gè)工作簿的數(shù)據(jù)放入內(nèi)存中，如果工作簿包含的工作表特別多，工作簿文件很大，這將占用非常多的系統(tǒng)資源，結(jié)果造成一次簡(jiǎn)單的操作就要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，大大降低了工作效率。
?。ǘ┕ぷ鞅磉\(yùn)用不科學(xué) 許多財(cái)會(huì)人員缺少數(shù)據(jù)庫(kù)的概念，把Excel工作表當(dāng)成一個(gè)裝數(shù)據(jù)的筐，不管什么數(shù)據(jù)類型都往里面裝。還有的不懂?dāng)?shù)據(jù)共享的原理，每張工作表各不相關(guān)，沒(méi)有辦法進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選和排序等操作。比如，一個(gè)公司有23種產(chǎn)品，公司的具體負(fù)責(zé)產(chǎn)品管理的財(cái)會(huì)人員就在一個(gè)工作簿中設(shè)置了23張工作表，每種產(chǎn)品一張工作表，結(jié)果在輸入產(chǎn)品數(shù)據(jù)的時(shí)候要經(jīng)常在23張表之間切換，還常常出錯(cuò)，整天忙得焦頭爛額。
?。ㄈ?shù)據(jù)輸入、處理和輸出區(qū)域不明晰 Excel是數(shù)據(jù)分析的工具。而數(shù)據(jù)分析包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出三個(gè)密不可分又有界限分明的環(huán)節(jié)?？墒秦?cái)會(huì)人員在應(yīng)用Excel的過(guò)程中，很多財(cái)會(huì)人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)分析三個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)系，往往在數(shù)據(jù)輸入的工作表按數(shù)據(jù)輸出的格式進(jìn)行合并單元格等設(shè)置，結(jié)果導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理工具無(wú)法正常使用，只能用簡(jiǎn)單的函數(shù)在一個(gè)工作表中完成數(shù)據(jù)輸入，數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)輸出工作。這種數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出區(qū)域不明晰問(wèn)題，導(dǎo)致Excel應(yīng)用水平的下降，把Excel工作表當(dāng)成了一張紙來(lái)使用，先劃表格，再在其中輸入數(shù)據(jù)，最后通過(guò)自動(dòng)求和等簡(jiǎn)單的函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，降低了Excel的使用效率。
?。ㄋ模┖昱cVBA應(yīng)用不到位 在財(cái)會(huì)工作中有很多重復(fù)的操作，對(duì)于這些重復(fù)進(jìn)行的操作，如果能夠事先想好操作的步驟，錄制成宏，以后在使用的時(shí)候只要運(yùn)行宏就可以快速地完成數(shù)據(jù)處理工作，而不用每一次都重復(fù)單調(diào)的鼠標(biāo)操作過(guò)程。如果能夠理解宏和語(yǔ)法結(jié)構(gòu)，會(huì)用VBA修改已經(jīng)錄制的宏，就可以與計(jì)算機(jī)對(duì)話，不僅可以重復(fù)已經(jīng)進(jìn)行的操作，還可以改變操作過(guò)程，實(shí)現(xiàn)分支或循環(huán)過(guò)程，以滿足工作智能化的需要?？墒呛芏嘭?cái)會(huì)人員對(duì)宏一無(wú)所知，結(jié)果每次都辛苦地進(jìn)行重復(fù)的操作，把大好的時(shí)光浪費(fèi)在鼠標(biāo)的重復(fù)點(diǎn)擊中。
（五）模擬手工處理多，體現(xiàn)信息技術(shù)特點(diǎn)少 財(cái)會(huì)人員應(yīng)用Excel存在的諸多問(wèn)題，其根源在于很多財(cái)會(huì)人員沒(méi)有信息技術(shù)的思想，在Excel電子表格中的操作是模擬手工來(lái)進(jìn)行的，很多財(cái)會(huì)人員沒(méi)有樹(shù)立數(shù)據(jù)庫(kù)的思想，沒(méi)有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的概念，沒(méi)有數(shù)據(jù)共享的知識(shí)。很多財(cái)會(huì)人員不知道可以把工作中經(jīng)常需要輸入的內(nèi)容自定義為序列，也不知道運(yùn)用數(shù)據(jù)有效性可以進(jìn)行序列選擇輸入，更不知道可以把數(shù)據(jù)處理中經(jīng)常調(diào)用的數(shù)據(jù)或工作表區(qū)域定義為名稱，然后就可以在數(shù)據(jù)處理中進(jìn)行名稱引用。
二、Excel財(cái)務(wù)管理應(yīng)用對(duì)策
（一）加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員Excel知識(shí)培訓(xùn) 財(cái)會(huì)人員繼續(xù)教育除了學(xué)習(xí)一些財(cái)經(jīng)法規(guī)和新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則外，還應(yīng)該從財(cái)會(huì)工作的特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)行Excel在財(cái)會(huì)中應(yīng)用知識(shí)的培訓(xùn)。使財(cái)會(huì)人員樹(shù)立信息化的思想，掌握Excel的技術(shù)特點(diǎn)，從數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)輸出等環(huán)節(jié)全面學(xué)習(xí)Excel知識(shí)。提高財(cái)會(huì)人員應(yīng)用Excel進(jìn)行財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)處理的能力。（1）在數(shù)據(jù)輸入方面。應(yīng)該樹(shù)立數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫(kù)的概念，理解字段和記錄，并熟悉數(shù)值型、文本型、日期型等常用的數(shù)據(jù)類型。能夠根據(jù)工作的實(shí)際需要設(shè)計(jì)工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確定需要哪些列，每一列都是什么數(shù)據(jù)類型。進(jìn)而根據(jù)需要輸入數(shù)據(jù)的特點(diǎn)從準(zhǔn)確、高效的要求出發(fā)，合理確定數(shù)據(jù)的輸入方法。如果所有輸入的每一條記錄的某個(gè)字段均有不同的內(nèi)容，不能事先確定輸入的各單元格的內(nèi)容，則可以使用記錄單來(lái)輸入和管理每條記錄的各字段的數(shù)據(jù)。運(yùn)用記錄單來(lái)輸入和管理數(shù)據(jù)，能夠避免直接在工作表中的單元格中輸入數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的差錯(cuò)，并且可以減輕大量輸入數(shù)據(jù)帶來(lái)的疲勞，減輕輸入數(shù)據(jù)的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性和工作效率。如果每一條記錄的某些字段有確定的輸入內(nèi)容，則可以事先按數(shù)據(jù)共享的原理把常用的輸入項(xiàng)目（比如部門、客戶、供應(yīng)商、材料、產(chǎn)品等），在工作簿中的一個(gè)工作表中進(jìn)行初始設(shè)置，并且為便于在整個(gè)工作簿中各工作表之間的引用，可以把這些常用的輸入項(xiàng)目定義為名稱，然后通過(guò)數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行下拉菜單式的序列輸入可以提高輸入效率和準(zhǔn)確性。如果懂得VBA編程和宏的使用，可以專門在一個(gè)工作表中設(shè)計(jì)輸入界面，也可以設(shè)計(jì)成窗體，這樣輸入數(shù)據(jù)會(huì)更方便。另外，對(duì)于財(cái)會(huì)工作中經(jīng)常需要輸入的內(nèi)容，可以分類自定義為序列，然后在需要的時(shí)候就可以通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)進(jìn)行序列輸入，可以提高輸入數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確性。另外，在數(shù)據(jù)輸入方面要特別注意數(shù)據(jù)的共享性，如果已經(jīng)有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)，包括Excel工作表數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)，或知道網(wǎng)上可以找到相應(yīng)的表格數(shù)據(jù)。則可以通過(guò)Excel導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)或新建Web查詢功能直接引入現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，避免不必要的重復(fù)輸入數(shù)據(jù)，不僅能夠大大減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且也避免了數(shù)據(jù)重復(fù)輸入出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性，有利于提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高數(shù)據(jù)處理效率。（2）在數(shù)據(jù)處理方面。根據(jù)所處理數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)處理要求，盡可能使用公式或函數(shù)。提高運(yùn)用Excel處理財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的能力，首當(dāng)其沖的就是運(yùn)用好公式或函數(shù)。實(shí)際上Excel中的大量函數(shù)就是軟件公司事先設(shè)置好的公式，只要按規(guī)則給出相應(yīng)函數(shù)的自變量，就可以方便、快捷地得到數(shù)據(jù)處理的結(jié)果。Excel的函數(shù)有300多個(gè)，財(cái)會(huì)工作中常用的有50個(gè)左右，而且這些函數(shù)有的可以自身嵌套，有的還可以把其他函數(shù)作為其參數(shù)使用。只要掌握了常用函數(shù)的使用方法，就可以提高財(cái)會(huì)人員的數(shù)據(jù)處理能力。在數(shù)據(jù)處理方面除了公式和函數(shù)的應(yīng)用之外，如果能夠?qū)W會(huì)單變量求解、方案、公式審核、規(guī)劃求解等工具的使用方法，并且掌握排序、篩選（包括自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選）、分類匯總、模擬運(yùn)算表、數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)處理方法，則能夠使財(cái)會(huì)人員的數(shù)據(jù)處理能力提高到一個(gè)更高的水平。（3）在數(shù)據(jù)輸出方面。根據(jù)數(shù)據(jù)輸出的需要確定信息輸出的類型，是屏幕顯示輸出，打印輸出。并利用技術(shù)手段有效地設(shè)置相應(yīng)的輸出格式，比如需要在每頁(yè)的頂端打印標(biāo)題，打印表格的背景圖案等。
?。ǘ┻\(yùn)用系統(tǒng)思想設(shè)置工作簿 系統(tǒng)是由若干相互關(guān)聯(lián)的部分構(gòu)成的有機(jī)整體。在財(cái)會(huì)工作中應(yīng)用Excel也必須樹(shù)立系統(tǒng)思想，要根據(jù)需要設(shè)置工作簿。一般應(yīng)將具有相關(guān)性的具有同質(zhì)性工作表放在同一個(gè)工作簿中，以便于各工作表中的數(shù)據(jù)引用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。雖然不同工作簿之間的數(shù)據(jù)也可以通過(guò)超級(jí)鏈接相互引用，但是由于Excel是把整個(gè)工作簿作為數(shù)據(jù)處理對(duì)象的，同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作簿會(huì)占用更多的系統(tǒng)資源，如果文件比較大會(huì)使運(yùn)行速度變慢。所以，設(shè)置工作簿時(shí)必須考慮工作表間數(shù)據(jù)的引用關(guān)系，把需要引用數(shù)據(jù)的工作表放在同一個(gè)工作簿中符合系統(tǒng)思想的要求。
?。ㄈ﹥?yōu)化工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與功能區(qū)域 沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)概念和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)知識(shí)的財(cái)會(huì)人員，在使用Excel工作表時(shí)往往只把工作表當(dāng)成一張紙質(zhì)的表格那樣使用。往往像在紙上畫表格一樣，在工作表中通過(guò)合并單元格等操作畫出類似紙質(zhì)格式的表格，然后在其中輸入數(shù)據(jù)，并通過(guò)設(shè)置四則運(yùn)算公式或用SUM等簡(jiǎn)單函數(shù)進(jìn)行計(jì)算。這就是目前大多數(shù)財(cái)務(wù)人員運(yùn)用Excel工作表的方法。實(shí)質(zhì)上這樣應(yīng)用Excel沒(méi)有發(fā)揮出電子表格的作用，應(yīng)該樹(shù)立數(shù)據(jù)庫(kù)的概念，根據(jù)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)正確設(shè)置工作表，分清數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)輸出功能，通過(guò)不同的工作表或不同的區(qū)域來(lái)實(shí)現(xiàn)不同的功能。首先，對(duì)于輸入數(shù)據(jù)的工作表，應(yīng)該根據(jù)需要輸入數(shù)據(jù)的特點(diǎn)選擇有利于提高輸入效率和準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)輸入方式，對(duì)于需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)，可以通過(guò)預(yù)先在一個(gè)工作表區(qū)域中定義名稱，然后就可以在不同的工作表中進(jìn)行引用，并可能通過(guò)使用數(shù)據(jù)有效性形成下拉列表的序列輸入。這樣可以提高數(shù)據(jù)輸入效率。如果各個(gè)字段輸入的各記錄的數(shù)據(jù)都不同，但輸入的數(shù)據(jù)量比較大，為了提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，減輕財(cái)會(huì)人員由于長(zhǎng)時(shí)間直接在工作表的單元格中輸入數(shù)據(jù)引發(fā)的疲勞，建議使用數(shù)據(jù)菜單下的記錄單功能輸入和管理數(shù)據(jù)。另外，如果對(duì)輸入的數(shù)據(jù)有驗(yàn)證準(zhǔn)確性的要求，并且需要下拉列表方式輸入某些字段的數(shù)據(jù)，可以專門在一個(gè)工作表中設(shè)計(jì)一個(gè)輸入表，就像輸入記賬憑證一樣，然后通過(guò)保存數(shù)據(jù)的宏命令把輸入數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到另外的數(shù)據(jù)庫(kù)表中。其次，作為存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并需要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的工作表，最好保持原始表格樣式，以工作表標(biāo)簽作為數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)識(shí)，不要在第一行合并單元格輸入表格的標(biāo)題，也不要有合并單元格等可能影響正確進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的操作，這樣形成簡(jiǎn)單的行列結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視等數(shù)據(jù)處理。另外按管理要求進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，最好能夠用專門的工作表調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，而保持原數(shù)據(jù)庫(kù)表的數(shù)據(jù)不變，以免由于誤操作或因數(shù)據(jù)處理后破壞原有的數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)混亂和損失。最后，作為數(shù)據(jù)處理結(jié)果需要輸出數(shù)據(jù)的工作表，可以按輸出數(shù)據(jù)表格的格式要求通過(guò)合并單元格等操作進(jìn)行格式設(shè)置，然后運(yùn)用函數(shù)或鏈接的方式引用數(shù)據(jù)處理結(jié)果，并輸出。
?。ㄋ模┨岣逧xcel應(yīng)用的智能化程度 在財(cái)會(huì)工作中，很多操作都具有重復(fù)性，對(duì)于這些重復(fù)性的操作，如果能夠錄制宏，然后在以后的操作過(guò)程中運(yùn)行宏，可以提高財(cái)會(huì)人員的工作效率，并減少由于誤操作而造成數(shù)據(jù)處理差錯(cuò)的可能性。一般沒(méi)有接觸過(guò)宏的財(cái)會(huì)人員以為宏很復(fù)雜，或者根本不知道有宏的存在。實(shí)際上只要財(cái)會(huì)人員懂得錄制宏的知識(shí)，并會(huì)運(yùn)行宏，如果可能的話再掌握一些修改宏的知識(shí)，可以大幅度提高財(cái)會(huì)工作效率。
