基層央行辦公樓維修是一項(xiàng)非常規(guī)性的工作，涉及資金風(fēng)險(xiǎn)、工程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等多種風(fēng)險(xiǎn)，要做好工程管理工作，對(duì)于基層央行人員來說具有一定難度。本文結(jié)合開展審計(jì)的工作實(shí)際，從防范風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范管理的角度出發(fā)，分析當(dāng)前維修工程管理中存在的問題和潛在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)改進(jìn)基層央行維修工程管理提出一些建議。
一、當(dāng)前維修工程管理中存在的問題和潛在的風(fēng)險(xiǎn)
1.內(nèi)控制度的健全性和可執(zhí)行性存在欠缺?；鶎有须m然制定了部分工程管理方面的規(guī)章制度，但制度往往在全面性、有效性和適當(dāng)性方面存在不足。如崗位職責(zé)不夠明確、制度未覆蓋到工程管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，制度與實(shí)際情況不相符或個(gè)別審批授權(quán)不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，難以有效指導(dǎo)工程管理。這既不利于項(xiàng)目的順利進(jìn)行，也不利于提高建設(shè)單位工程的投資效益。
2.個(gè)別項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)批控制不完善。主要表現(xiàn)在建設(shè)單位立項(xiàng)報(bào)批材料不規(guī)范，維修查勘記錄不完整、維修規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)估算不夠準(zhǔn)確等；上級(jí)管轄行對(duì)建設(shè)單位工程重大變更的請(qǐng)示未能及時(shí)書面批復(fù)等。不符合維修管理辦法的規(guī)定，從中也折射出內(nèi)控管理的不完善。
3.對(duì)投標(biāo)主體的實(shí)體審查不夠嚴(yán)格。投標(biāo)主體的資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、企業(yè)信譽(yù)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和業(yè)績(jī)等，是其能否充分履行施工義務(wù)的必備條件。但基層行在招投標(biāo)過程中，由委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)，對(duì)投標(biāo)主體的審查不嚴(yán)，出現(xiàn)邀請(qǐng)個(gè)別存在不良記錄的投標(biāo)單位參加競(jìng)標(biāo)，或個(gè)別競(jìng)標(biāo)單位未事先提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證和建筑裝修裝飾工程資質(zhì)文件供審查。上述做法存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患，若不符合條件的投標(biāo)主體中標(biāo)，工程質(zhì)量和效益得不到保障；即使未中標(biāo)，由于參加了投標(biāo)活動(dòng)，也在無形當(dāng)中排斥了其他潛在投標(biāo)人。
4.工程設(shè)計(jì)管理需要改進(jìn)。在房屋維修工程中，由于房屋主體和承重結(jié)構(gòu)等都做了變動(dòng)，因此建設(shè)單位按規(guī)定進(jìn)行工程設(shè)計(jì)不僅是制度剛性的要求，對(duì)工程質(zhì)量和安全、投資效益也至關(guān)重要。但個(gè)別建設(shè)單位的設(shè)計(jì)管理不夠完善，如未審核設(shè)計(jì)方的資質(zhì)、未與設(shè)計(jì)方簽訂正規(guī)合同或合同存在漏洞、設(shè)計(jì)圖紙未經(jīng)會(huì)審等。這往往造成后期施工中反復(fù)變更，并影響到項(xiàng)目總體完工進(jìn)度，同時(shí)也極有可能給工程質(zhì)量留下風(fēng)險(xiǎn)隱患。
5.工程驗(yàn)收和采購(gòu)驗(yàn)收較薄弱。有的單位在條件未成熟的情況下，開展了工程驗(yàn)收并遷入使用。存在驗(yàn)收材料不齊全，缺工程技術(shù)資料、工程保修書等一系列資料，或驗(yàn)收單位不齊全，僅施工方和建設(shè)方參加驗(yàn)收，設(shè)計(jì)、質(zhì)監(jiān)、消防等單位都未參加等。工程驗(yàn)收不規(guī)范一方面可能使工程的安全性沒有保障，另一方面若工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，建設(shè)單位對(duì)使用過的工程將無法以質(zhì)量不符約定為由主張權(quán)利。同時(shí)，個(gè)別單位對(duì)自行購(gòu)置設(shè)備的驗(yàn)收控制也較薄弱，如設(shè)備到貨后，未出具書面驗(yàn)收?qǐng)?bào)告就按合同約定支付了相關(guān)比例的款項(xiàng)，無法明確驗(yàn)收意見和驗(yàn)收人的責(zé)任。
6.合同管理有所欠缺，不利于維護(hù)基層行的自身權(quán)益。有的單位對(duì)外簽訂的合同中出現(xiàn)內(nèi)容不全、條款執(zhí)行不嚴(yán)格等問題，可能引發(fā)當(dāng)事人雙方今后的利益糾紛，導(dǎo)致基層行的權(quán)益遭受不必要損失。如個(gè)別合同未對(duì)工程質(zhì)量、保修范圍和期限、技術(shù)資料交付時(shí)間等內(nèi)容作出約定，尾款結(jié)算方式不明確等。這些瑕疵導(dǎo)致合同當(dāng)事人權(quán)利與義務(wù)不明確，最終可能影響合同的有效履行。同時(shí)，合同的個(gè)別條款執(zhí)行不力，也可能留下風(fēng)險(xiǎn)隱患。如施工合同要求承包人應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度定期提交供應(yīng)材料設(shè)備的詳細(xì)清單，但事實(shí)上該項(xiàng)條款并未嚴(yán)格執(zhí)行，不利于控制整體工程質(zhì)量。
7.工程檔案資料收集未與工程同步進(jìn)行。工程檔案資料是工程建設(shè)、質(zhì)量檢查、交付使用管理和維修的重要依據(jù)，建設(shè)單位應(yīng)自項(xiàng)目準(zhǔn)備階段起做好文件材料的積累、整理、歸檔和保管工作。但是通過事中審計(jì)，工程檔案資料往往不齊全、不完整。如：個(gè)別工程變更簽證資料不齊全、個(gè)別合同的附件材料不完整等。若重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料遺失，可能導(dǎo)致建設(shè)單位資金財(cái)產(chǎn)損失和不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
二、產(chǎn)生問題和風(fēng)險(xiǎn)的原因分析
1.基層央行基建管理制度與當(dāng)前形勢(shì)要求存在一定差距。主要是維修工程管理的制度不夠系統(tǒng)和完整，目前全國(guó)性和人民銀行系統(tǒng)內(nèi)關(guān)于招標(biāo)投標(biāo)管理、工程管理和資金管理等法規(guī)制度主要針對(duì)基本建設(shè)工程項(xiàng)目，缺少專項(xiàng)維修工程方面的特別規(guī)定。各單位自行制定了一些管理辦法，有的只側(cè)重于維修項(xiàng)目的程序性規(guī)定，不利于基層行加強(qiáng)維修工程的監(jiān)督管理。
2.管理人員對(duì)維修工程的規(guī)定熟知程度不夠。維修工程不是一項(xiàng)常規(guī)性工作，對(duì)于支行人員來說，絕大多數(shù)是第一次接觸。而維修管理涉及多方面的專業(yè)技能，從立項(xiàng)審批到工程完工，涉及招投標(biāo)管理、采購(gòu)管理、工程管理、合同管理、財(cái)務(wù)管理、檔案管理等方面一系列法規(guī)、制度、辦法和規(guī)定。在實(shí)際操作中，若沒有全面掌握相關(guān)規(guī)定，管理和操作必然出現(xiàn)偏差。
3.維修管理工作中存在依賴心理。由于工程項(xiàng)目中招投標(biāo)和采購(gòu)主要由上級(jí)行或本單位領(lǐng)導(dǎo)組織實(shí)施，具體的工程項(xiàng)目又有監(jiān)察部門負(fù)責(zé)把關(guān)，基層行的維修管理人員容易產(chǎn)生依賴和倦怠的心理，工作主動(dòng)性和積極性不夠，出現(xiàn)個(gè)別紕漏。如未督促施工方及時(shí)提交供應(yīng)設(shè)備材料的詳細(xì)清單，對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料把關(guān)不夠嚴(yán)格，現(xiàn)場(chǎng)簽證規(guī)定執(zhí)行不到位；對(duì)于上級(jí)行集中采購(gòu)的設(shè)備驗(yàn)收不夠規(guī)范，未出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收意見和責(zé)任不明確等。
4.上下級(jí)、部門間的工作協(xié)調(diào)配合度需要增強(qiáng)。對(duì)工程項(xiàng)目的管轄、指導(dǎo)和監(jiān)督涉及上級(jí)行的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、法律等多個(gè)部門，若支行不能與各部門有效溝通，部門之間未能密切配合，相關(guān)各方的職責(zé)未及時(shí)理清，極易造成工作中的缺位和錯(cuò)位。如報(bào)批審批程序不規(guī)范，項(xiàng)目跨年審批，造致個(gè)別文書制作上有缺陷；而合同條款中的瑕疵，很大程度上取決于法律事務(wù)人員是否有效審核；檔案管理上的銜接配合不夠，導(dǎo)致支行檔案中與招投標(biāo)和集中采購(gòu)相關(guān)資料的缺失等。
三、防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策和建議
1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，依法高效履行職責(zé)。規(guī)章制度和操作規(guī)程是基層央行履職指南和準(zhǔn)則，維修工程建設(shè)單位的相關(guān)人員要結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展的新形勢(shì)、新需要，認(rèn)真學(xué)習(xí)法規(guī)制度，提升政策水平和業(yè)務(wù)能力，把握好業(yè)務(wù)操作和管理的細(xì)節(jié)，在保證工作規(guī)范性的同時(shí)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、積極性和實(shí)效性，推進(jìn)基層央行依法高效履職。
2.更新觀念，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。細(xì)小的問題可能蘊(yùn)藏大風(fēng)險(xiǎn)，要提高對(duì)工作中存在問題的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。這不僅是基層央行履職的需要，也是維護(hù)人民銀行合法權(quán)益、員工自我保護(hù)的需要。要嚴(yán)格按照政策法規(guī)和規(guī)章制度的要求，加強(qiáng)基建工程管理，規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行，規(guī)范采購(gòu)驗(yàn)收工作，控制好工程進(jìn)度、成本和質(zhì)量，切實(shí)防范各類風(fēng)險(xiǎn)。
3.有效溝通，爭(zhēng)取上級(jí)行的指導(dǎo)和支持?；鶎有性陂_展工程管理時(shí)，由于缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)，工作中可能遇到較多的困難。因此，要積極與上級(jí)部門溝通，改進(jìn)溝通方式和效果，盡可能地爭(zhēng)取上級(jí)行的支持和幫助。同時(shí)，管轄行的相關(guān)部門也要充分發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督和管理的職能，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合形成合力，及時(shí)糾正基層行基建維修工作中存在的不足。對(duì)建設(shè)單位重大請(qǐng)求事項(xiàng)的答復(fù)，應(yīng)按管理權(quán)限堅(jiān)持以公文形式予以書面答復(fù)，對(duì)外簽訂的合同須經(jīng)過法律事務(wù)人員審核并簽署意見，促進(jìn)各項(xiàng)工作整體推進(jìn)、順利開展。
4.按章管理，促進(jìn)工程驗(yàn)收的規(guī)范化。嚴(yán)格按照上級(jí)行房屋維修管理辦法的要求，組織工程各方按照法定程序及時(shí)開展聯(lián)合檢查驗(yàn)收。根據(jù)國(guó)家有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工程質(zhì)量做出評(píng)定，并做好驗(yàn)收記錄，保證工程項(xiàng)目交付使用后發(fā)揮相應(yīng)的投資效益，避免引起建設(shè)雙方因項(xiàng)目質(zhì)量問題而產(chǎn)生不必要的法律糾紛，防范可能導(dǎo)致的道德風(fēng)險(xiǎn)和資金損失風(fēng)險(xiǎn)。
5.注重積累，做好維修工程檔案管理。維修工程檔案是基本建設(shè)工作的歷史記錄，是基本建設(shè)工作和房屋日常維護(hù)管理的重要依據(jù)。要高度重視基建檔案工作，做好日常往來文件的整理、匯總和歸檔工作，確保資料的收集整理與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，確保檔案資料的齊全與完整。
6.進(jìn)一步完善維修工程管理的規(guī)章制度。建議上級(jí)行盡快制定房屋維修管理的實(shí)施細(xì)則，與基建項(xiàng)目相比較，房屋維修工程出現(xiàn)的頻率相對(duì)較高，盡可能細(xì)化立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)施工、內(nèi)部控制、資金管理、驗(yàn)收決算等方面的規(guī)定，促進(jìn)基層行相關(guān)工作的規(guī)范化，有效防范風(fēng)險(xiǎn)。
7.開展培訓(xùn)教育，推行行業(yè)準(zhǔn)入制度。一是建議上級(jí)行加強(qiáng)對(duì)國(guó)家建筑法、招投標(biāo)法、政府采購(gòu)法、合同法和上級(jí)行基建方面法律法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)基層基建管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、法律意識(shí)。二是建議加強(qiáng)對(duì)基建管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括建筑裝修標(biāo)準(zhǔn)、工程管理、招評(píng)標(biāo)的程序和商業(yè)談判的基本技巧及策略等知識(shí)，提高基建管理人員的業(yè)務(wù)技能。三是建議對(duì)基建管理人員開展必要的崗前培訓(xùn)，推行持證上崗制度，確保人員的專業(yè)水準(zhǔn)。
