在國際石油項目建設(shè)中，采辦成本占到了建設(shè)總投資的40%~70%左右。由于油氣行業(yè)對安全的特殊要求，業(yè)主往往要求選用世界一流的專業(yè)制造商。國際性采辦涉及諸多因素，采辦方、工程地點和制造商距離遙遠(yuǎn)，運輸距離長，法律、語言、文化差異等因素使采辦的質(zhì)量、成本和交貨期風(fēng)險加大，進(jìn)而影響到項目管理的三大要素:質(zhì)量、成本和工期。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，項目采辦面臨更多的挑戰(zhàn)。
一、關(guān)于國際石油項目采辦管理
1.國際石油項目的概念。國際石油項目是指石油工程項目的咨詢、融資、采辦、承包、管理以及培訓(xùn)等各階段，與不是同一個國家的參與者遵照國際通用工程項目管理模式所運行管理的工程。
國際石油項目屬于國際經(jīng)濟(jì)合作的范疇，它包含國內(nèi)和國外兩個市場，既包括國內(nèi)公司去海外參與投資和實施的各項工程，又包括國際組織和國外的公司到本國來投資和實施的工程。此外，國際工程包括咨詢和承包兩大行業(yè)，既包括對工程項目前期的投資機會研究、可行性研究、項目評估、勘測設(shè)計、招標(biāo)評標(biāo)、工程監(jiān)理、工程管理、后評價等，又包括對工程項目進(jìn)行投標(biāo)、施工、設(shè)備采辦及安裝調(diào)試、分包、提供勞務(wù)等。
2.國際石油項目采辦管理的內(nèi)涵。國際石油項目采辦管理是國際石油項目管理的一個分支，主要是指購貨方為獲得貨物（通常指石油設(shè)備和材料）通過招標(biāo)或非招標(biāo)形式選擇合格的供貨商，它包含了貨物的獲得及其整個獲取方式和過程。
國際石油項目采辦管理和項目管理的目標(biāo)一樣，有三個最主要的方面：專業(yè)目標(biāo)(功能、質(zhì)量、生產(chǎn)能力等)、工期目標(biāo)和費用目標(biāo)(成本、投資)，共同構(gòu)成國際石油項目管理的目標(biāo)體系。
二、國際石油項目采辦管理的業(yè)務(wù)支持
1.建立采辦流程――“為訂單采辦”。在傳統(tǒng)的采辦模式中，采辦的目的是為了補充庫存，即為庫存采辦。而在供應(yīng)鏈管理的環(huán)境下，國際石油項目的臨時性和突發(fā)性決定了它的采辦活動是以訂單驅(qū)動方式進(jìn)行的。這種訂單驅(qū)動的方式使得采辦能及時滿足需求，同時降低了庫存成本。
采辦流程的設(shè)計采用閉環(huán)方法，實施、監(jiān)督、反饋、優(yōu)化。具體流程如圖1所示。
2.成立采辦組織。在建立流程的基礎(chǔ)上按照“多權(quán)分立，集中管理”的原則成立采辦組織，形成采辦與其它職能區(qū)域及外部供應(yīng)商的采辦界面。
3.選擇采辦方式――“以招標(biāo)為主”。在采辦具體操作中,國際上流行的以下兩種采辦方式：（1）招標(biāo)采辦。當(dāng)采購的物資、設(shè)備金額較大，技術(shù)要求高，在提供設(shè)備的同時，還要負(fù)責(zé)安裝、檢測，或者所要求的是勘探、開發(fā)、生產(chǎn)所需的各種專業(yè)性服務(wù)時，多采用招標(biāo)方式進(jìn)行采辦。在石油合同中,對是否采用這種方式也都有具體的規(guī)定。（2）詢價采辦。市場詢價是石油國際合作中的另一種有效采辦方式，它具有迅速和交易成本低等特點。這種方式經(jīng)常用于金額小，內(nèi)容較少，由于不可預(yù)見因素進(jìn)行緊急采辦，或者在過去一年內(nèi)曾經(jīng)以競爭性招標(biāo)方式采辦，而本次價格未變或下浮重新采辦的，或者招標(biāo)費用占采辦合同金額一定百分比以上的采辦項目。通過市場詢價購買貨物一般可分為4個環(huán)節(jié)：詢盤，發(fā)盤，還盤以及接受，一旦上述過程完成，采辦工作就進(jìn)入到發(fā)定單或者簽合同等后續(xù)執(zhí)行過程。
國際石油項目部可以通過對不同的物資、設(shè)備，酌情采取多種采辦方式，合理組合使用來提高采辦效率和質(zhì)量，還有利于控制采辦成本。
三、國際石油項目采辦管理的具體實施
采辦成本在項目總成本中的比重決定了國際石油項目組要想提高經(jīng)濟(jì)效益，具有競爭優(yōu)勢就必須加強采辦管理，以采辦計劃、物資設(shè)備采辦為切入點，通過規(guī)范采辦行動，實施科學(xué)決策和有效控制，以質(zhì)量、價格、技術(shù)、服務(wù)為依據(jù)，在需要的時候，按需要的數(shù)量采辦需要的石油物資設(shè)備，從而實現(xiàn)適時（Right Time）、適質(zhì)（Right Quality）、適量（Right Quantity）、適價（Right Price）、適地（Right Place）的“5R”采辦目標(biāo)。
1.建立健全石油物資設(shè)備采辦的組織計劃及各項采辦管理制度。一般要求國際石油項目中標(biāo)后開工前必須編制項目管理規(guī)劃，其中的項目管理實施規(guī)劃必須由項目層組織編制。項目管理實施規(guī)劃包括施工部署、資源需求計劃，施工準(zhǔn)備工作計劃等多項內(nèi)容，項目層對工程分包策劃和勞動力、貨物、石油機械設(shè)備等資源采辦規(guī)劃是重要的基礎(chǔ)內(nèi)容之一。（1）國際石油項目的采辦分析。項目管理層對需要采辦的產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)化分析，確定貨物類采辦、工程類采辦、服務(wù)類采辦各自所占的比重。（2）國際石油項目的采辦規(guī)劃。國際石油項目以石油建設(shè)工程為主，采辦貨物的品種多、數(shù)量大、技術(shù)要求高，是一項復(fù)雜的工作，要求項目組織在實施采辦前必須清楚地知道所需采辦產(chǎn)品的各種類目、性能規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量等，必須了解并熟悉市場的價格和供求情況、所需產(chǎn)品的供求來源及商務(wù)方面相關(guān)的情報和知識。在制定采辦規(guī)劃時，項目部最好聘請專家咨詢指導(dǎo)采辦規(guī)劃編制。（3）國際石油項目的采辦計劃和采辦進(jìn)度計劃。采辦計劃是以技術(shù)文件獲得業(yè)主批準(zhǔn)的時間為基礎(chǔ)的，技術(shù)文件批準(zhǔn)時間滯后，必然造成采辦計劃實施滯后。對于長周期關(guān)鍵項物資，在設(shè)計文件未獲得業(yè)主批準(zhǔn)前，有必要根據(jù)未批準(zhǔn)的技術(shù)文件進(jìn)行預(yù)詢價工作，提前進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)澄清工作，待技術(shù)文件批準(zhǔn)后，立即對外發(fā)標(biāo)，縮短供貨商的投標(biāo)時間和我方評標(biāo)時間。例如在某項目中，在技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)單滯后的情況下，采辦分部根據(jù)多年的管道工程采辦經(jīng)驗，明確關(guān)鍵性物資，在技術(shù)文件批準(zhǔn)以前，按照項目的時間里程碑計劃，編制了科學(xué)的采辦計劃，加強了采辦進(jìn)度的控制。
2.充分運用科學(xué)的管理經(jīng)驗，加強石油物資設(shè)備采辦過程的管理。（1）在確保采辦質(zhì)量的同時，努力降低采辦成本。進(jìn)行全過程采辦成本分析，統(tǒng)計采辦實際發(fā)生的成本，并與采辦計劃成本比較，查找分析出現(xiàn)差異的原因，并及時采取對策糾正偏差。采取競價的方式獲得較低的采辦價格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物；應(yīng)用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質(zhì)量，從而有利于控制采辦成本。制定嚴(yán)密的合同條款，認(rèn)真履行合同，保證所采辦的工程、貨物和服務(wù)滿足工程項目需要，避免對工程項目進(jìn)度、質(zhì)量和安全的不利影響，從而減少合同執(zhí)行成本。改進(jìn)貨物的采辦、運輸、收發(fā)、保管等方面的工作，合理堆置現(xiàn)場貨物，避免和減少二次搬運，減少各個環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采辦費用。（2）加強對采辦人員的監(jiān)督。許多國際石油合作的《標(biāo)準(zhǔn)合同》都對采辦的工作程序作出了明確規(guī)定。目的就是為采辦人員和涉及到的此類事宜提供一個準(zhǔn)則，同時在適當(dāng)?shù)牡胤剑峁┮环N特殊的行動次序，用來確保所有與政策有關(guān)的活動的統(tǒng)一、服從及得到控制。根據(jù)采辦工作程序，對作業(yè)者進(jìn)行采辦監(jiān)督是執(zhí)行石油合同、保護(hù)資源國利益的一個重要的方面。明確采辦人員的權(quán)限范圍，即給予采辦人員一定的自主權(quán)，以提高其積極性，提高工作效率。但是，對權(quán)限范圍也要予以限制，反之采辦人員濫用權(quán)力，假公濟(jì)私，貪污受賄，給項目組帶來經(jīng)濟(jì)損失。建立請示匯報制度，如果出現(xiàn)超越權(quán)限范圍的情況，要及時請示采辦主管，特別是對采辦的一些關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，如簽訂合同、改變作業(yè)程序、指標(biāo)等，一定要請示匯報。建立對采辦人員的評價制度，評定其業(yè)績，總結(jié)經(jīng)驗，糾正缺點，改進(jìn)采辦工作，以實現(xiàn)有效的監(jiān)督和控制。（3）精心做好供應(yīng)商管理、訂單跟蹤和檢驗工作。供應(yīng)商的技術(shù)評審。在實行國際石油項目的招標(biāo)采辦時，石油工程項目采辦招標(biāo)文件一般都明確規(guī)定招標(biāo)委員會由技術(shù)和商務(wù)兩個委員會組成，分別對技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)組織評審和答辯，并根據(jù)投標(biāo)書的技術(shù)和價格水平打出相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，然后計算出最終當(dāng)量分值，最終當(dāng)量分值最小者為中標(biāo)商。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的資源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項目采購成本有很大的益處。
3.加強國際石油項目的采辦風(fēng)險管理。（1）采辦風(fēng)險識別。在國際石油項目的采辦中，除了面臨采辦需求和進(jìn)度計劃不合理，采辦人力物力資源不足、工作時間不夠充裕，招投標(biāo)過程耗時過長，供應(yīng)商不能夠按時交貨，供應(yīng)商供貨質(zhì)量不合格等風(fēng)險外，還面臨匯率波動風(fēng)險、政治經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、政策法規(guī)風(fēng)險等，必須根據(jù)政治、經(jīng)濟(jì)、法律以及其他因素慎重對待。另外，簽訂《避免雙重征稅協(xié)議》是跨國建設(shè)項目不可忽視的環(huán)節(jié)，是項目方制定合理避稅政策、正確評估項目可行性以及項目經(jīng)濟(jì)效益的非常重要的依據(jù)，同時，還可以指導(dǎo)項目所有者以適當(dāng)?shù)拿x簽訂合同，以避免雙重關(guān)稅。當(dāng)?shù)刈匀画h(huán)境和風(fēng)俗習(xí)慣等條件。在采辦工作中，要重點考慮的問題還有當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、風(fēng)土人情因素。（2）采辦風(fēng)險控制。按風(fēng)險價值分析方法，根據(jù)風(fēng)險大小和價值高低，把所采購的工程、貨物和服務(wù)劃分為四類。第一類為戰(zhàn)略采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險大價值高的；第二類為風(fēng)險采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險大價值低的；第三類價值采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險小價值高的；第四類是普通采購，即采購的工程、貨物和服務(wù)是風(fēng)險小價值低的。
項目部通過風(fēng)險管理程序，認(rèn)真辨析工程、貨物和服務(wù)的采購風(fēng)險，確定其風(fēng)險類型和大小，從而進(jìn)行采購。
四、我國國際石油項目采辦管理任重而道遠(yuǎn)
1.采辦管理認(rèn)識不到位，管理不嚴(yán)。一些領(lǐng)導(dǎo)對國際石油項目采辦管理的難度認(rèn)識不夠，沒有做好應(yīng)有的思想和物質(zhì)準(zhǔn)備，對可能遇到的各種困難估計不足，應(yīng)對措施不得力，導(dǎo)致項目目標(biāo)難以得到全面落實。
2.采辦管理方法落后，以分散采辦為主。目前，我國海外石油項目所需物資設(shè)備大多以分散采辦為主。分散采辦的最主要特點是以項目為主，根據(jù)項目合同的規(guī)定和資源國政策來制定采辦策略。分散采辦的優(yōu)點是反應(yīng)相對靈活，針對性比較強；但是，其缺點同樣也很明顯：比如采辦能力、經(jīng)濟(jì)規(guī)模、對供應(yīng)商的態(tài)度、市場調(diào)查都處于分散狀態(tài)，屬于單打獨斗型，在采辦和物料方面形成專業(yè)技能的可能性有限，同時沉淀了相當(dāng)驚人的“采辦成本”。
3.采辦專業(yè)人才缺乏，效率低下。目前，我國海外石油項目在不同程度上存在采辦效率低下的問題，這與采辦人才的缺乏有一定關(guān)系。我國石油行業(yè)專業(yè)采辦人才本已非常短缺，隨著區(qū)塊的增加就越發(fā)捉襟見肘，常常不得不臨時指派非專業(yè)人員辦理采辦；石油物資采辦對采辦管理人員的素質(zhì)要求一般比較苛刻，需要同時具備豐富的商務(wù)經(jīng)驗和技術(shù)知識，臨時指派的非專業(yè)采辦人員由于文化背景、知識結(jié)構(gòu)、從業(yè)經(jīng)驗的欠缺，難以勝任，以致出現(xiàn)很多管理上的漏洞甚至混亂，從而影響到采辦和供應(yīng)的全局。
五、我國國際石油項目采辦管理面臨的挑戰(zhàn)
作為施工承包商在有限的利潤空間中要獲取最大的利益，在國際石油項目采辦管理上應(yīng)加強以下幾方面的工作。
1.加強項目領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機構(gòu)。要成立自上而下、自下而上的項目采辦管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)研究、制訂項目采辦的目標(biāo)及措施，督導(dǎo)項目采辦管理。要按照項目規(guī)模，成立項目采辦組，專門負(fù)責(zé)項目采辦需求的調(diào)研、訂單跟蹤、合同執(zhí)行等各項工作。
2.創(chuàng)新采辦管理的方法和手段。要積極引進(jìn)世界先進(jìn)的項目采辦管理方法，對項目規(guī)劃、費用、質(zhì)量、組織、風(fēng)險管理進(jìn)行全方位的規(guī)劃、實施、控制。要按照目標(biāo)管理方法要求，對投資(成本)、進(jìn)度和質(zhì)量三大目標(biāo)，實行“目標(biāo)控制”。要加強計算機硬件和軟件的建設(shè)，結(jié)合ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，大力開發(fā)工程項目管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)項目采辦管理的全過程信息化、現(xiàn)代化。比如，可以建立網(wǎng)上招標(biāo)采購系統(tǒng)，減少物流環(huán)節(jié)，加快采辦節(jié)奏，縮短采辦周期，提高效率，節(jié)約差旅費，降低采購管理成本。
3.加強復(fù)合型采辦人員的培養(yǎng)。培養(yǎng)選拔既懂法律法規(guī)、采辦程序，又擅長合同管理與談判；既有相關(guān)專業(yè)技術(shù)、施工管理知識，又有一定外語和計算機應(yīng)用能力的復(fù)合型人才承擔(dān)采辦任務(wù)，形成一支高素質(zhì)的采辦隊伍，以適用和滿足不同工程不同設(shè)備材料采辦的要求，避免因人員素質(zhì)不高而造成費用增加或損失。
4.充分發(fā)揮聯(lián)管會的作用。按照《石油合同》和股份公司國內(nèi)勘探開發(fā)對外合作項目管理暫行辦法的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步落實聯(lián)管會在年度計劃和預(yù)算編制、物資采辦、人員管理等方面的職責(zé)和權(quán)限。同時，對聯(lián)管會確定的事項，國內(nèi)對外合作經(jīng)理部和股份公司總部有關(guān)部門，要進(jìn)一步增強服務(wù)意識，提高辦事效率，加快審批速度，以免貽誤生產(chǎn)和運營的有利時機。
六、結(jié)論和展望
隨著國際石油市場的不斷開放，我國石油企業(yè)將遇到越來越多的國際石油工程項目問題。因此，對我國的石油企業(yè)來說，一方面，盡快建立石油行業(yè)國際合作項目的文件資料庫和人才設(shè)備資料庫，便于在石油石化系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一調(diào)配資源，降低項目的運行成本。另一方面，應(yīng)堅持理論與實踐相結(jié)合，不斷學(xué)習(xí)新知識，解決新問題，積累經(jīng)驗，總結(jié)教訓(xùn)，全面提高我國國際石油項目采辦管理水平，從而提高石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和國際石油合作水平。
