文/陳天虹
一、圖書館財(cái)務(wù)分析的涵義與意義
所謂財(cái)務(wù)分析，是指充分利用會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)和業(yè)務(wù)核算及預(yù)算(計(jì)劃)等資料并聯(lián)系實(shí)際，對(duì)單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)和結(jié)果進(jìn)行比較、分析和研究的一種方法。圖書館財(cái)務(wù)分析，是圖書館借助于各種有關(guān)核算資料所進(jìn)行的對(duì)比、分析和綜合的一種科學(xué)方法，因而它是核算的繼續(xù)和深化。核算是根據(jù)管理的需要，運(yùn)用特有的方法，調(diào)查圖書館執(zhí)行計(jì)劃和預(yù)算收支的過程和結(jié)果并加以歸納、整理和記錄，以便為圖書館的財(cái)務(wù)工作提供比較全面、系統(tǒng)的資料。因此，在圖書館的財(cái)務(wù)工作中，預(yù)算、核算和分析三者是有機(jī)整體，缺一不可。沒有預(yù)算執(zhí)行情況就心中無數(shù)，分析就沒有根據(jù)；只有核算而沒有分析，亦僅能做到一般數(shù)字上的反映，而且不能從現(xiàn)象深入本質(zhì)，了解取得成績(jī)和存在問題的原因?？梢?，財(cái)務(wù)分析活動(dòng)是與核算密切結(jié)合而共同發(fā)揮作用的。既然圖書館預(yù)算執(zhí)行的過程和結(jié)果反映在會(huì)計(jì)核算的各種賬表和業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)核算的資料之中，那就應(yīng)當(dāng)在這個(gè)基礎(chǔ)之上進(jìn)行對(duì)比、分析和綜合，以達(dá)到提高財(cái)務(wù)管理水平的目的。
圖書館的財(cái)務(wù)分析活動(dòng)有助于圖書館挖掘內(nèi)部潛力，促進(jìn)圖書館經(jīng)營(yíng)管理水平的進(jìn)一步提高。在圖書館經(jīng)營(yíng)過程中，常常會(huì)發(fā)生在現(xiàn)有條件下可能做到的事沒有做到或者人力、財(cái)力或物力還沒有得到充分利用的情況。由于潛在的能力不是一下子就能發(fā)現(xiàn)的，因而必須認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行財(cái)務(wù)分析活動(dòng)，深入實(shí)際調(diào)查研究，才能找到潛力之所在，并把它發(fā)掘出來。因此，圖書館不能以完成預(yù)算收支為滿足，還要通過財(cái)務(wù)分析活動(dòng)、多方對(duì)比、找出差距，然后提出增加生產(chǎn)和服務(wù)項(xiàng)目以及增收節(jié)支的建議。
圖書館的財(cái)務(wù)分析活動(dòng)，也有利于檢查、分析圖書館的財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的執(zhí)行情況。為了全面反映財(cái)務(wù)收支情況，在年度終了前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)上級(jí)財(cái)務(wù)部門的年度決算工作要求，對(duì)各項(xiàng)收支項(xiàng)目、往來款項(xiàng)、貨幣資金、財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行全面的年終清算。上級(jí)下達(dá)的圖書館經(jīng)費(fèi)預(yù)算數(shù)是考核財(cái)務(wù)決算的主要依據(jù)。年終前應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)預(yù)算數(shù)字，包括追加、追減的預(yù)算數(shù)等，并在此基礎(chǔ)之上辦理年度結(jié)賬，結(jié)束當(dāng)年財(cái)務(wù)，及時(shí)編制圖書館經(jīng)費(fèi)決算。
決算是年度財(cái)務(wù)收支情況的報(bào)告，該報(bào)告一般包括年度會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)收支情況兩部分內(nèi)容。它是圖書館經(jīng)費(fèi)年度收支情況的書面總結(jié)。通過決算可以概括地反映并據(jù)以檢查年度預(yù)算執(zhí)行情況。因此，決算也是一種重要的財(cái)務(wù)控制手段。決算要求檢查財(cái)務(wù)開支是否符合預(yù)算計(jì)劃。如有改變，應(yīng)當(dāng)弄清原因。如失去平衡，應(yīng)找出原因，尤其對(duì)超支過多的現(xiàn)象，應(yīng)認(rèn)真檢查分析，分析出的原因和結(jié)果可作為以后制度預(yù)算的借鑒。在進(jìn)行檢查，分析財(cái)務(wù)活動(dòng)時(shí)，不僅要從各項(xiàng)指標(biāo)中找出實(shí)際執(zhí)行數(shù)與計(jì)劃數(shù)之間的差距，還可以分析研究，檢查圖書館的財(cái)務(wù)活動(dòng)中貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策以及財(cái)務(wù)制度、紀(jì)律的情況。例如是否堅(jiān)持了勤儉辦館的方針；收支是否按所批準(zhǔn)的預(yù)算和制度所規(guī)定的范圍及標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行；有無漏收、錯(cuò)收和多收的情況發(fā)生；各項(xiàng)資金是否按批準(zhǔn)的項(xiàng)目進(jìn)行領(lǐng)撥、提存；有無將預(yù)算內(nèi)資金轉(zhuǎn)到預(yù)算外；有無鋪張浪費(fèi)、違法亂紀(jì)、貪污盜竊等現(xiàn)象的發(fā)生。
二、圖書館財(cái)務(wù)分析的內(nèi)容
圖書館的財(cái)務(wù)分析，涉及到圖書館經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，是一項(xiàng)極其細(xì)致而復(fù)雜的工作。根據(jù)財(cái)務(wù)活動(dòng)的任務(wù)要求，財(cái)務(wù)分析的主要內(nèi)容有如下幾個(gè)方面：
(一)預(yù)算執(zhí)行情況分析
對(duì)預(yù)算收支執(zhí)行情況的分析，一般應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：
①?gòu)母鱾€(gè)角度分析預(yù)算執(zhí)行情況本身的變化情況。例如，將收支實(shí)際數(shù)與收支預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，從差距中考核預(yù)算工作的水平及執(zhí)行中的主觀努力程度；將季度收支實(shí)際數(shù)與全年預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，以分析執(zhí)行進(jìn)度、估計(jì)對(duì)全年執(zhí)行結(jié)果的影響，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)工作的建議；將本期實(shí)際收支數(shù)與上年同期或歷史先進(jìn)水平比較，以研究收支規(guī)律的變化等等。
②把預(yù)算收支執(zhí)行情況同工作計(jì)劃以及定員定額等其他指標(biāo)聯(lián)系起來分析，以考核收支效果。例如，分析收支進(jìn)度與工作計(jì)劃進(jìn)度是否相適應(yīng)，研究?jī)烧唛g的相互影響，并估計(jì)今后趨勢(shì)，研究收支情況與定員定額，設(shè)備利用情況的相互關(guān)系等等。掌握了這些情況，就可以分析收支變化的原因，找出增收節(jié)支的潛力所在，從而為更好地實(shí)現(xiàn)預(yù)算任務(wù)明確方向。
③把預(yù)算收支執(zhí)行情況同人口、勞動(dòng)力安排、物資供應(yīng)以及引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備等情況聯(lián)系起來分析，以研究它對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的影響，這有助于我們了解財(cái)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的發(fā)展趨勢(shì)，提高預(yù)見能力。
(二)財(cái)務(wù)支出管理的財(cái)務(wù)分析
支出管理分析是圖書館財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，隨著圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，財(cái)政部門每年撥給圖書館的經(jīng)費(fèi)在不斷地遞增，但遞增的速度比較緩慢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足圖書館事業(yè)發(fā)展的需要。這就要求把有限的資金用在刀刃上，精打細(xì)算、厲行節(jié)約、加強(qiáng)支出管理、采取切實(shí)可行的措施，提高資金的使用效益。一方面，加強(qiáng)人員經(jīng)費(fèi)的管理，控制人員經(jīng)費(fèi)的支出，實(shí)行崗位責(zé)任制、定崗定編、單位人員不能突破編制數(shù)，對(duì)現(xiàn)有職工的工資、津貼、補(bǔ)貼和各種福利待遇嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)；另一方面，加強(qiáng)公共經(jīng)費(fèi)的管理，在保證正常開館所必須支付的費(fèi)用(如水電費(fèi)、取暖費(fèi))前提下，采取壓縮會(huì)議費(fèi)，減少差旅費(fèi)，電話費(fèi)等措施，保證購(gòu)書經(jīng)費(fèi)的支出。按照文化部對(duì)圖書館經(jīng)費(fèi)管理的要求，購(gòu)書費(fèi)要占整個(gè)事業(yè)經(jīng)費(fèi)40%，這一比例，各圖書館都很難達(dá)到。由于書刊價(jià)格上漲，圖書館入藏文獻(xiàn)數(shù)量急劇下降。雖然采取保品種、壓復(fù)本、增加信息質(zhì)量等措施，還是不能滿足購(gòu)進(jìn)最新文獻(xiàn)資料的需求。所以，圖書館要合理地利用有限資金，尤其是在購(gòu)書經(jīng)費(fèi)使用前，認(rèn)真做好調(diào)查研究，了解館藏情況，了解利用率高、讀者多的書刊類型，確定各書刊品種數(shù)量、各學(xué)科之間的比例合理，既保證重點(diǎn)，又兼顧全局?？傊?，注意保持支出結(jié)構(gòu)的合理，尤其要使人員經(jīng)費(fèi)支出和公用經(jīng)費(fèi)支出保持一個(gè)合理的比例。否則，人員經(jīng)費(fèi)比重過大，公用經(jīng)費(fèi)比重就會(huì)相應(yīng)縮小，直接用于圖書館自身建設(shè)的錢就少了，必然會(huì)使事業(yè)發(fā)展受到影響。
三、適用新需要，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化
如今，現(xiàn)代化的工作手段已經(jīng)成為各單位財(cái)務(wù)管理工作的必備，會(huì)計(jì)人員不懂得采用現(xiàn)代化手段從事工作就不能適應(yīng)新的工作要求，圖書館也不例外，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成越來越普遍地應(yīng)用到圖書館的財(cái)務(wù)管理工作中來。會(huì)計(jì)電算化是將以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)踐的簡(jiǎn)稱，通俗地說就是用電子計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行記賬、算賬、報(bào)賬，以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和判斷。實(shí)際上，它是金融系統(tǒng)工程的一部分，融電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及會(huì)計(jì)理論和方法為一體，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn)代化手段取代傳統(tǒng)手工操作。實(shí)踐證明，會(huì)計(jì)電算化可以有效地提高財(cái)務(wù)管理工作的效率。
實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，是圖書館財(cái)務(wù)分析現(xiàn)代化的需要，圖書館會(huì)計(jì)工作，是圖書館財(cái)務(wù)分析工作的一個(gè)重要組成部分。實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化便可以掌握大量、準(zhǔn)確和詳細(xì)的會(huì)計(jì)信息。例如：原來購(gòu)進(jìn)書、報(bào)、刊的情況只在圖書設(shè)備購(gòu)置費(fèi)賬戶中統(tǒng)一反映，往往只記費(fèi)用，不記數(shù)量和單價(jià)。如果想了解某一階段圖書或期刊采購(gòu)的具體情況(種類、數(shù)量、價(jià)格等)，只能由圖書館二級(jí)管理賬戶來提供；否則，這些情況只有等到年末從圖書館的經(jīng)費(fèi)決算分析報(bào)告和固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中才能獲得。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，基層單位就可以快捷、方便地向上級(jí)提供各種會(huì)計(jì)核算資料，財(cái)務(wù)部門也能及時(shí)將意見反饋給基層單位。這就為有計(jì)劃地落實(shí)經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)度，獲得第一手資料提供了可靠的依據(jù)，以財(cái)務(wù)部門為中心建立網(wǎng)絡(luò)中系統(tǒng)，將圖書館及各基層單位計(jì)算機(jī)終端聯(lián)網(wǎng)，并設(shè)計(jì)具有自己專業(yè)特點(diǎn)的應(yīng)用程序，這樣的聯(lián)網(wǎng)不僅僅是為了解決查詢問題，重要的是圖書館整館可建立完整的會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)，各基層單位的財(cái)務(wù)情況一目了然，既便于統(tǒng)一管理，又具有透明度。因此，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化勢(shì)在必行，這也是財(cái)務(wù)分析現(xiàn)代化的需要。
（作者單位：山東臨沂師范學(xué)院圖書館）
