ERP系統(tǒng)是大型的綜合管理信息系統(tǒng)，幾乎涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營管理的所有方面，ERP系統(tǒng)的實施必然對企業(yè)原有的管理機制、控制流程等產(chǎn)生全面的影響，基于外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營的需要，全面或在一定范圍內(nèi)采用ERP系統(tǒng)加強企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財務(wù)管理為中心，因此將企業(yè)財務(wù)管理思想與ERP系統(tǒng)的流程緊密結(jié)合、提升企業(yè)內(nèi)控水平成為ERP系統(tǒng)實施的主要目標(biāo)。本文著重于從ERP系統(tǒng)的流程設(shè)計出發(fā)，結(jié)合本企業(yè)實施經(jīng)驗探討在ERP環(huán)境下外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。
一、 基礎(chǔ)流程規(guī)劃
ERP系統(tǒng)實施是一個長期的分階段的過程，在當(dāng)前各外貿(mào)業(yè)務(wù)的ERP系統(tǒng)實施中，基本處于整合當(dāng)前企業(yè)資源的第一階段，業(yè)務(wù)與管理流程的整合是這一階段的首要任務(wù)。對外貿(mào)企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)實施的流程主要涵蓋了外貿(mào)業(yè)務(wù)、財務(wù)管理、人力資源、企業(yè)辦公、決策支持等，其中在ERP實施第一階段處于核心地位是外貿(mào)業(yè)務(wù)流程與財務(wù)管理流程的整合，其整合的質(zhì)量，直接影響到信息系統(tǒng)一體化運作的效率，也是未來提升企業(yè)管理能力的基礎(chǔ)。
?。ㄒ唬┩赓Q(mào)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，因經(jīng)營產(chǎn)品、客戶、地區(qū)的不同，會有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言，外貿(mào)業(yè)務(wù)包含報價、成交、簽訂外銷合同、組織貨源、簽訂生產(chǎn)（或采購）合同、生產(chǎn)或采購、成品出入庫、儲運報關(guān)、資金收付、核銷、退稅等過程。上述流程的組織及管理，不同企業(yè)有不同的側(cè)重點。外貿(mào)企業(yè)不同于生產(chǎn)企業(yè)，其業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)受客戶、地區(qū)影響較大，系統(tǒng)中過于體現(xiàn)細(xì)節(jié)將難以適應(yīng)未來業(yè)務(wù)的發(fā)展變化。因此，在外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃中，依據(jù)財務(wù)管理與風(fēng)險控制的需要，在業(yè)務(wù)流程中選取了合同簽訂、生產(chǎn)與采購、儲運報關(guān)、資金收付作為業(yè)務(wù)流程的重要節(jié)點，進(jìn)行較為細(xì)致的規(guī)劃與設(shè)計，以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務(wù)流程為例，簡要進(jìn)行介紹。
1.報價成交
外貿(mào)業(yè)務(wù)的起點具有一定的模糊性，一般以報價成交開始，也有跳過該過程直接以簽署合同開始的?；诖?，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃中僅僅將報價、成交過程作為一個業(yè)務(wù)人員用于輔助測算的工具，并不作硬性的條款與審核控制，系統(tǒng)為業(yè)務(wù)人員報價提供匯率、退稅率、歷史成交與采購信息、費用水平預(yù)測等資料輔助決策。如某報價經(jīng)客戶同意而成交，則該部分?jǐn)?shù)據(jù)可為后續(xù)流程所使用，否則僅僅作為歷史數(shù)據(jù)存檔備查。
2.外銷合同
外銷合同決定了外貿(mào)業(yè)務(wù)的銷售價格與數(shù)量，ERP系統(tǒng)中的外銷合同，包含了實際業(yè)務(wù)中和外商簽署的實際出口合同信息與相關(guān)的成本測算信息，系統(tǒng)中資金和物流控制，均以此為基礎(chǔ)。因此業(yè)務(wù)人員必須錄入真實合同中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如客戶、貿(mào)易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、采購明細(xì)預(yù)算等，為提高效率，業(yè)務(wù)重點數(shù)據(jù)必須錄入，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補錄。
依據(jù)合同數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動計算出該合同項下盈虧指標(biāo)，按審批權(quán)限遞交審批，合同必須經(jīng)過審批后方能生效并提交簽署，對部分符合預(yù)設(shè)條件的合同，系統(tǒng)設(shè)定自動審批通過。合同條款變更時，必須修改合同信息重新提交審批。
此處合同管理實際是對應(yīng)財務(wù)管理中的 “事前預(yù)算”部分，依據(jù)該部分內(nèi)容系統(tǒng)按合同與具體款號商品生成盈虧預(yù)測表，涵蓋按商品計算的利潤指標(biāo)，后續(xù)經(jīng)濟事項均以此為基礎(chǔ)進(jìn)行審核與控制。
3.組織生產(chǎn)與采購
外貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)組織與物料采購所需一切單據(jù)，均須以外銷合同為基礎(chǔ)生成。業(yè)務(wù)部門提出物料采購的建議供貨方與價格，采購部門負(fù)責(zé)具體采購，并登記料件入庫、耗用、商檢、測試、交期等信息形成物料采購流程信息，反饋業(yè)務(wù)人員以供安排生產(chǎn)或出運。同時依據(jù)建議采購量、采購與實際采購的價差、交期延誤率等指標(biāo)形成采購部門的考核數(shù)據(jù)。
采購過程中的價格與數(shù)量及其耗用信息全程均由系統(tǒng)按外銷合同信息進(jìn)行比對，如超出合同預(yù)算的合理范圍即發(fā)出預(yù)警信息，并要求必須提交審批，該部分的控制對應(yīng)財務(wù)管理中的“事中控制”。
4.成品出入庫
基于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)特點，成品出運實際為由供貨商直送碼頭，事實上并不存在真正的出入庫過程，因此該部分在系統(tǒng)中以登記相關(guān)信息，打印出運所需單據(jù)為主，并不作審核控制。
5.儲運報關(guān)
該部分主要為單儲部門依據(jù)業(yè)務(wù)信息制單及復(fù)核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，儲運報關(guān)流程中單據(jù)處于核心地位，其準(zhǔn)確性決定了業(yè)務(wù)后續(xù)事項的順利與否。故而在此節(jié)點，系統(tǒng)強化了數(shù)據(jù)核查與流程管理，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與單證數(shù)據(jù)、實際數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性，并對報關(guān)、收匯等單據(jù)建立分類跟蹤預(yù)警體系，形成儲運進(jìn)程、單據(jù)流程的一覽信息，提高單儲部門的管理效能。
6.資金收付
外銷業(yè)務(wù)資金收付主要包含收匯結(jié)算和國內(nèi)結(jié)算，與財務(wù)部門的關(guān)聯(lián)度較大，故該流程與財務(wù)流程緊密相關(guān)，主要置于財務(wù)流程中規(guī)劃，與財務(wù)流程相對獨立的主要是結(jié)算核價過程。
所謂結(jié)算核價，即是成品出運后，供貨商依據(jù)采購或加工合同向外貿(mào)企業(yè)收取貨款前雙方就成品加工或采購的價格作最終確認(rèn)的過程。存在該過程的原因主要為采購及加工過程中，因工藝、設(shè)計缺陷、單耗變化、客戶要求改變等原因?qū)е聦嶋H成本與合同發(fā)生差異而需要重新確定成品采購單價。外貿(mào)業(yè)務(wù)的核價，是對此前業(yè)務(wù)成本信息的匯總，在業(yè)務(wù)流程中實際處于“事后決算”的地位。相對外銷合同而言，核價單所需信息要求更為準(zhǔn)確詳盡，系統(tǒng)按合同、款號、商品種類等匯總在此之前發(fā)生的所有成本與外銷價格信息，由業(yè)務(wù)人員與相應(yīng)數(shù)據(jù)比對后修改確認(rèn)。分類采購單價、費用水平、單耗、單品利潤、相關(guān)在產(chǎn)品成本預(yù)算等主要控制指標(biāo)均在合同范圍內(nèi)自動生成，并作為供貨商開票結(jié)算的依據(jù)；否則，則需按權(quán)限提交審批或重新核價。
7.核銷、退稅
核銷與退稅屬于業(yè)務(wù)流程的后續(xù)流程，不影響外銷業(yè)務(wù)進(jìn)行，但對業(yè)務(wù)利潤的實現(xiàn)有實質(zhì)性的影響。核銷主要涉及報關(guān)、收匯、出運等單據(jù)的匯總比對，退稅主要設(shè)計報關(guān)、結(jié)算數(shù)據(jù)的比對匹配。該流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的手工匹配為主，信息系統(tǒng)對其效率的提高幫助并不大，故而該部分流程任務(wù)主要以單據(jù)匹配結(jié)果數(shù)據(jù)導(dǎo)入及差異分析為主，確保后續(xù)業(yè)務(wù)核算中退稅金額與實際入賬金額一致。
?。ǘ┩赓Q(mào)財務(wù)流程規(guī)劃
財務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計首要原則是遵循會計準(zhǔn)則和企業(yè)會計制度，相對而言財務(wù)系統(tǒng)的流程較為標(biāo)準(zhǔn)化，以憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、報表體系為主，結(jié)合業(yè)務(wù)流程獲取相關(guān)信息，為財務(wù)管理目標(biāo)服務(wù)。事實上財務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程具有較大不同；業(yè)務(wù)流程有一條明確的主線，所有的子流程均圍繞這一主線展開，以線性管理為主；而財務(wù)流程則具有模塊化的特點，針對一個管理目標(biāo)，形成了多個管理流程，不同流程間并不必然具有聯(lián)系。因此，本文不再就憑證、賬務(wù)體系介紹財務(wù)流程，而就外貿(mào)企業(yè)為實現(xiàn)特定管理目標(biāo)而設(shè)的若干主要財務(wù)流程作概要介紹。
1.資金流程
本流程的主要目標(biāo)在于資金流量管理，結(jié)合了預(yù)算管理的部分理念，按資金流動的不同性質(zhì)，分為流入、流出、結(jié)存、計劃等4個主要的子流程進(jìn)行操作，其中計劃流程貫穿始終，起到數(shù)據(jù)采集與分析的作用。
對外貿(mào)企業(yè)而言，資金流入的主要渠道為外匯收入，外匯權(quán)益的產(chǎn)生源于商品報關(guān)出運，因此該流程的起點為業(yè)務(wù)流程中的儲運報關(guān)。由單儲人員管理信用證、制單、交單、收匯登記，業(yè)務(wù)人員分拆認(rèn)定，財務(wù)人員審核無誤后制證。主要控制點分為收匯計劃、收匯認(rèn)定、逾期管理、數(shù)據(jù)修正等過程。流程中依據(jù)業(yè)務(wù)儲運狀態(tài)、收匯方式、各節(jié)點時間屬性等自動生成不同的管控數(shù)據(jù)，并隨業(yè)務(wù)進(jìn)程的變化動態(tài)更新，實現(xiàn)從總體至明細(xì)，按客戶、合同、運編號、國別地區(qū)等不同維度收匯執(zhí)行情況的管控，分析差異，提供業(yè)務(wù)操作及決策依據(jù)。除收匯外，其他資金流入按其重要性也分別建立管控流程，如信貸資源、國內(nèi)收款等，在資金流入流程中，貫穿始終的是計劃與執(zhí)行情況的配套管理。
資金流出主要為采購款和費用支付等，該項流程的起點為申請人提出付款申請。為防范風(fēng)險，本流程控制點適當(dāng)前移至付款依據(jù)，即由申請人在付款依據(jù)的基礎(chǔ)上提出付款申請，在各審批點根據(jù)不同的付款依據(jù)提供相關(guān)審核信息，輔助審核人決策。本流程的重點在于付款依據(jù)上，針對發(fā)票、合同、協(xié)議等付款依據(jù)分類，分析相應(yīng)的數(shù)據(jù)需求，將其置入付款申請中，在不增加申請人工作量的前提下，實現(xiàn)付款的鏈?zhǔn)焦芾?。系統(tǒng)按照歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)員付款信息、單證系統(tǒng)交單信息、儲運信息及其他相關(guān)的資金類信息預(yù)測未來某一時點企業(yè)資金狀況，設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，就未來資金狀況超限提出警示，為企業(yè)相關(guān)人員制定資金使用或籌資規(guī)劃提供決策依據(jù)。
資金結(jié)存主要為存款分布及使用狀況等，受限于銀行數(shù)據(jù)實時獲取權(quán)限尚未開放，當(dāng)前僅能通過導(dǎo)入銀行數(shù)據(jù)，按日就銀行存貸款信息形成一覽表、總資金變動圖、分銀行、幣種資金變動情況，并通過匯總歷史數(shù)據(jù)，生成存款狀況、匯率等數(shù)據(jù)的歷史變動圖表。
2.往來流程
?。?）國內(nèi)往來
國內(nèi)往來管理流程的核心是通過多維度數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控，預(yù)防壞賬風(fēng)險，由此目標(biāo)出發(fā)，將往來管理流程分解為基礎(chǔ)查詢、賬齡分析、原因分析、信用額度管理4個子流程。
基礎(chǔ)查詢側(cè)重于數(shù)據(jù)獲取，按考核單元、部門、客戶等主要核算項組合統(tǒng)計分析國內(nèi)往來情況，該查詢又分為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢及財務(wù)數(shù)據(jù)查詢，查詢結(jié)果分析可逐層穿透，直至原始單據(jù)，在任一穿透過程均提供財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的比對，分析差異并查明原因，保證后續(xù)分析中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
賬齡管理主要側(cè)重于當(dāng)前往來款形成的時間分析，針對核銷后的往來數(shù)據(jù)，按預(yù)設(shè)的核算項統(tǒng)計超標(biāo)往來項目，并向特定人員提供預(yù)警信息。
原因分析，重點關(guān)注往來的歷史形成，提供相應(yīng)的明細(xì)信息，并可直接人工查詢。
信用額度管理，即依據(jù)歷史交易情況，針對某客戶或業(yè)務(wù)人員設(shè)立一定的信用額度，往來欠款記錄必須限定在額度范圍內(nèi)。該流程主要包含信用額度的計算及額度使用狀況動態(tài)管理。
?。?）國外往來
國外往來主要為收付匯管理，該流程貫穿于整個業(yè)務(wù)與財務(wù)操作進(jìn)程中，其中財務(wù)部分主要為制證與往來分析，包含基礎(chǔ)查詢、賬齡分析、分拆認(rèn)定管理、匯差處理等。其中基礎(chǔ)查詢與賬齡分析類似于國內(nèi)往來管理，不再贅述。
分拆認(rèn)定管理主要為復(fù)核外匯收支與對應(yīng)合同、儲運編號的分拆認(rèn)定情況，其準(zhǔn)確性決定了收入及成本核算的準(zhǔn)確程度，同時可以按合同、儲運編號、客戶等考核項反映應(yīng)收應(yīng)付狀況。
匯差處理主要為外匯實際收付日與記賬日、損益認(rèn)定日之間由于時間差異導(dǎo)致的匯率差，按往來賬與成本收入入賬時的數(shù)額追溯調(diào)整。通過自動化處理極大的降低了追溯原始會計記錄的工作量，提高了匯差認(rèn)定的準(zhǔn)確性。
3.庫存流程
因外貿(mào)企業(yè)主要出口業(yè)務(wù)基本都屬于零庫存業(yè)務(wù)，其管理的主要目標(biāo)是動態(tài)管理庫存的進(jìn)銷及結(jié)存狀況，及時發(fā)現(xiàn)庫存流轉(zhuǎn)中的異常情況。
國產(chǎn)原材料主要用于生產(chǎn)工廠間調(diào)撥或直接銷售，其管理流程始于業(yè)務(wù)部門的采購預(yù)算，生產(chǎn)類材料的管理包含于采購預(yù)算、訂單采購、入庫、耗用、核價等業(yè)務(wù)流程及收受及開具發(fā)票、賬務(wù)處理等財務(wù)流程中，其管理全程采用預(yù)算管理模式，即以預(yù)算單全程控制訂購、耗用及結(jié)算情況，按合同號、訂單號、商品等核算項跟蹤購入原材料的預(yù)算、使用、結(jié)算、結(jié)余、單位用量情況，在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對超量訂購、超預(yù)算耗用、超期未用材料進(jìn)行預(yù)警及監(jiān)控。
進(jìn)口原材料管理主要用于進(jìn)料加工，其管理流程始于外銷進(jìn)料合同，其流程類似于國產(chǎn)原材料，所不同的是基于進(jìn)口材料手冊核銷的需要，系統(tǒng)中按合同號、手冊號建立進(jìn)口原材料臺賬，跟蹤進(jìn)口材料的預(yù)算、進(jìn)口、付匯、使用、結(jié)算、結(jié)余情況，并設(shè)置進(jìn)口材料分?jǐn)傋恿鞒?，將合同項下進(jìn)口材料分?jǐn)傊翆?yīng)運編號項下，并按實際付匯匯率折算出進(jìn)料成本直接或追溯計入相關(guān)出口運編號項下，同時設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對超期未分?jǐn)偂⑽春虽N的進(jìn)料進(jìn)行監(jiān)控。
成品管理主要用于出口銷售及國內(nèi)內(nèi)銷，基于外貿(mào)企業(yè)成品零庫存的特點，該流程相對簡單，按合同號、運編號、考核單元等維度統(tǒng)計成品的購入、結(jié)算、結(jié)余情況，設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對超期成品進(jìn)行預(yù)警提示。
4.損益流程
損益管理是企業(yè)財務(wù)管理中較為重要的構(gòu)成部分，是財務(wù)分析的重要構(gòu)成部分，經(jīng)過需求分析，外貿(mào)企業(yè)損益管理的主要維度為損益區(qū)間、利潤中心、考核項。
損益區(qū)間是指參與分析的損益數(shù)據(jù)所處的時間段，時間段可以是時間段、月份列表、年度列表等。利潤中心指損益的核算項，可以是公司、業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)組、業(yè)務(wù)員、客戶、合同號、運編號等?？己隧椫咐麧?、銷售收入、銷售成本、費用等，損益管理的基本途徑是針對上述維度分類組合，形成所需數(shù)據(jù)源，通過表單化形式顯示，就數(shù)據(jù)結(jié)果分類統(tǒng)計，并可查詢數(shù)據(jù)明細(xì)直至憑證，形成類似下列主要損益管理流程：
?。?）就設(shè)定時間按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務(wù)類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、單位利潤、進(jìn)口、投資收益、內(nèi)銷、費用的構(gòu)成狀況、收匯情況、國內(nèi)往來情況。
?。?）就本年所有月度按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務(wù)類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、進(jìn)口、投資收益、內(nèi)銷、費用、收匯情況、國內(nèi)往來情況的構(gòu)成狀況。
?。?）按杜邦方式建立先整體后逐級明細(xì)的業(yè)務(wù)信息管理平臺，包含產(chǎn)品、客戶、國別、資金、銷售、利潤、代理利潤、留存利潤、在手業(yè)務(wù)、工廠結(jié)算等內(nèi)容；結(jié)合業(yè)務(wù)信息，按考核單元分析本月報關(guān)、本年報關(guān)、本月財務(wù)出口、本年財務(wù)出口、工廠未結(jié)算報關(guān)金額、未收匯金額，并可實現(xiàn)逐級查詢。
（4）建立企業(yè)信息管理平臺，包含資金、利潤、銷售、趨勢預(yù)測及經(jīng)營性指標(biāo)、財務(wù)指標(biāo)的同比、環(huán)比分析。
?。?）按業(yè)務(wù)完整性原則決定業(yè)務(wù)利潤考核，按不同業(yè)務(wù)類型設(shè)定單票業(yè)務(wù)完成標(biāo)志，依據(jù)考核區(qū)間將已完成業(yè)務(wù)生成業(yè)務(wù)考核數(shù)據(jù)，同時將未完成業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)下一考核區(qū)間。
上述管理流程可基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源任意組合，以滿足不同的管理目標(biāo)。
財務(wù)流程的設(shè)計，實質(zhì)上分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程與財務(wù)管理流程，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程的任務(wù)是與其他業(yè)務(wù)流程相對接，獲取其他業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)并進(jìn)行財務(wù)加工，形成符合財務(wù)規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，生成符合標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)報表；財務(wù)管理流程則是企業(yè)為實現(xiàn)自身特定的管理目標(biāo)而設(shè)置，其核心是對全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行組合分析，按管理目標(biāo)進(jìn)行再加工。
二、控制體系
ERP系統(tǒng)的控制體系設(shè)置，實質(zhì)上是基于管理目標(biāo)，對相關(guān)流程中數(shù)據(jù)的綜合分析利用并進(jìn)行預(yù)警?？刂企w系隨企業(yè)管理目標(biāo)的變化而不斷修正，本文僅就當(dāng)前外貿(mào)企業(yè)已建立的若干管理控制體系做簡要介紹。
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筆者梳理出適應(yīng)于外貿(mào)企業(yè)當(dāng)前管理的5大管控模型：
1.實現(xiàn)財務(wù)控制點前移
（1）通過財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可使用價值。
?。?）ERP系統(tǒng)依據(jù)財務(wù)制度、財務(wù)管理經(jīng)驗，在業(yè)務(wù)流程中設(shè)定財務(wù)控制預(yù)警點。
（3）通過已經(jīng)發(fā)生和正在發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，按照提前設(shè)計的財務(wù)管控模型，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、判斷、預(yù)警，實現(xiàn)在線的財務(wù)監(jiān)管和財務(wù)干涉，實現(xiàn)財務(wù)控制點前移。
2.成本預(yù)算、票據(jù)管理、資金控制模型
?。?）合同簽署時制作《預(yù)算單》，實現(xiàn)單品成本預(yù)測和盈虧預(yù)測。
?。?）結(jié)算時，在預(yù)算單的基礎(chǔ)上制作核價單，實現(xiàn)預(yù)算與實際兩方面的管理和控制。
?。?）對單耗和加工成本進(jìn)行控制，對待生產(chǎn)、待采購部分，進(jìn)行可能單耗和成本的預(yù)測。
?。?）確定和供貨商的結(jié)算方式，從而確定雙方往來票據(jù)金額和應(yīng)付款項金額，并以此數(shù)據(jù)作為控制額度，實現(xiàn)對付款時的智能控制和催票管理。
3.基于單項業(yè)務(wù)的銷售費用預(yù)算和控制模型
?。?）通過《合同盈虧預(yù)測表》，預(yù)估直接銷售費用，如國際運保費、國內(nèi)費用等。
（2）在實際費用支出時，與預(yù)算進(jìn)行比對，并根據(jù)控制模型自動預(yù)警或強行止付。
4.單項業(yè)務(wù)資金風(fēng)險控制模型
（1）基于單項業(yè)務(wù)，自動進(jìn)行資金盈余的計算和控制，如果單項業(yè)務(wù)的資金盈余小于0，則自動預(yù)警或者強行止付。
?。?）單項業(yè)務(wù)資金虧損時，可使用考核單位滾存利潤支付，在保證資金風(fēng)險控制的同時，保證了業(yè)務(wù)處理的靈活性。
5.經(jīng)營駕駛艙決策模型的建立
總結(jié)和提煉企業(yè)管理層的管理理念，圍繞進(jìn)出口業(yè)務(wù)量、資金、庫存、利潤核算等關(guān)鍵指標(biāo)，實現(xiàn)時間、部門、客戶、國別多維度的分析。為企業(yè)決策層提供不同層面的決策分析內(nèi)容。
?。ǘ┻M(jìn)銷存管理
1.銷售管理
綜合ERP中的報價成交、訂購、發(fā)運、開票、收款、流程的完整銷售流程，區(qū)分普通銷售、委托代銷、分期收款、直運、零售、銷售調(diào)撥等多種類型的銷售業(yè)務(wù)，對銷售價格和信用進(jìn)行三維管理，形成銷售及信用管理網(wǎng)絡(luò)（見圖1）。
通過基于銷售訂單的全流程預(yù)算管理，監(jiān)控訂單進(jìn)行過程中的利潤水平變化，及時對利潤造成重大影響的因素變動進(jìn)行預(yù)警；同時以訂單為核心，對其相應(yīng)的票據(jù)、應(yīng)收、資金狀況進(jìn)行一體化管理，保證應(yīng)收應(yīng)付款項的發(fā)生與實際權(quán)益的變動相一致，避免因代收代付、委托收支、預(yù)收預(yù)付等經(jīng)濟事項導(dǎo)致的或有經(jīng)濟糾紛。
2.采購管理
采購管理包含了從詢價、訂貨、到貨、入庫、開票到采購結(jié)算等流程，區(qū)分普通采購、受托代銷、分期付款、直運等多種類型的采購業(yè)務(wù)，對采購價格進(jìn)行嚴(yán)格控制，對采購時間進(jìn)行精細(xì)管理，對采購單據(jù)進(jìn)行上下追溯，形成采購管理網(wǎng)絡(luò)（如圖2）：
其管理核心是控制采購成本、管理物料周轉(zhuǎn)進(jìn)程，動態(tài)監(jiān)測采購進(jìn)程中物料、票據(jù)與資金的匹配狀態(tài)，監(jiān)控采購成本異動，通過物料與票據(jù)周轉(zhuǎn)進(jìn)程嚴(yán)格控制預(yù)付款，并隨時與采購進(jìn)程比對，保障資金安全。
3.庫存管理與核算
外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)以零庫存出口業(yè)務(wù)為主，故對存貨的管理要求相對較低，僅需滿足企業(yè)日常出入庫、盤點、調(diào)撥、耗用等業(yè)務(wù)需要，并對庫存量、庫存成本、周期盤點、庫齡進(jìn)行實時反映和監(jiān)控。財務(wù)主要從資金的角度管理存貨的出入庫業(yè)務(wù)，核算企業(yè)的入庫成本、出庫成本、結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨的入庫、耗用、結(jié)存和資金占用情況。按存貨、部門、倉庫進(jìn)行核算，支持多種計價方式，自動進(jìn)行出入庫成本調(diào)整，處理各種異常；自動提取存貨跌價準(zhǔn)備，形成完整的存貨賬簿，動態(tài)反映存貨資金的增減變動，為降低庫存，加速資金周轉(zhuǎn)提供管理基礎(chǔ)。
?。ㄈ┝鲃淤Y金管理
1.管理模型
實現(xiàn)流動資金管理的流程模塊主要涉及以下8項流程：（1）賬戶管理：銀行賬戶與內(nèi)部核算賬戶管理。（2）票據(jù)管理：對票據(jù)的購置、領(lǐng)用、作廢、報銷、催辦等進(jìn)行管理。含對托收單據(jù)、承兌匯票、信用證、保證金等各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。（3）融資管理：對貸款、貼現(xiàn)、保函、背書、信托資金劃轉(zhuǎn)等進(jìn)行管理。（4）結(jié)算管理：內(nèi)部結(jié)算、外部結(jié)算。（5）資金成本核算：針對籌資支出，核算各級核算單位的資金成本。（6）額度管理：對客戶、各級核算單位實際資金額度進(jìn)行管理。（7）資金預(yù)測：匯總資金收支預(yù)算情況，預(yù)測未來資金狀況。（8）資金決策及報表管理。上述流程最終形成資金管理網(wǎng)絡(luò)（見圖3）。
2.主要控制手段
?。?）付款計劃包括：對應(yīng)付款、預(yù)付款、應(yīng)付票據(jù)等應(yīng)付款項及工資和應(yīng)付費用進(jìn)行綜合管理，并對所有付款事項進(jìn)行控制；對編制預(yù)算或事先預(yù)測的付款項目，提供實際付款金額和預(yù)算金額的比較，并進(jìn)行控制；對超預(yù)算的付款事項進(jìn)行預(yù)警管理；依據(jù)歷史現(xiàn)金流出信息，預(yù)測未來以日、周或月為單位現(xiàn)金流出；應(yīng)付管理模塊中對供貨商賬戶進(jìn)行控制，提供賬戶分析、預(yù)警報告、逾期清單以及靈活的信函功能，提供多種形式的對賬單和賬戶清單。
（2）收款計劃包括：對應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收出口退稅以及其他應(yīng)收款的綜合管理，并對所有收款事項進(jìn)行反映；建立賬齡分析制度和壞賬確認(rèn)、收款確認(rèn)及催賬機制；提供歷史的現(xiàn)金流入信息，并預(yù)測未來的現(xiàn)金流入；結(jié)合應(yīng)付的現(xiàn)金流出管理，提供歷史的現(xiàn)金流量信息，預(yù)測未來的現(xiàn)金流量。
?。?）資金頭寸管理包括：實時查詢企業(yè)內(nèi)部各級核算單位資金存量、資金來源及分布管理；集成賬務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、應(yīng)收/應(yīng)付系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)流程數(shù)據(jù)，實時查詢資金成本并計入相關(guān)考核單位；對外建立與銀行、非銀行金融機構(gòu)等合作伙伴的數(shù)據(jù)處理的接口，及時接收匯率、利率、資金變動等外部信息，及時核對賬務(wù)與實際資金信息差異。
?。ㄋ模徟芾?
外貿(mào)企業(yè)審批流程應(yīng)與用戶權(quán)限管理緊密結(jié)合，嚴(yán)格按照從逐級審批權(quán)限，同級業(yè)務(wù)員不得互相修改查詢他人數(shù)據(jù)。
系統(tǒng)按其業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員、合同號建立索引存放數(shù)據(jù)。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活輸入、輸出和處理，并按層次性數(shù)據(jù)設(shè)置權(quán)限。不同部門、不同業(yè)務(wù)員間不能互訪數(shù)據(jù)，但上級可訪問下級（部門、人員）數(shù)據(jù)，所有者可訪問其合同執(zhí)行的后續(xù)數(shù)據(jù)（單證、核算等）；設(shè)有部門經(jīng)理、主管經(jīng)理簽字權(quán)限，簽字后數(shù)據(jù)將不能進(jìn)行刪改。
系統(tǒng)按其審批性質(zhì)分為業(yè)務(wù)審批（合同協(xié)議審批、外運單審批、核銷單領(lǐng)用審批）、付款審批（出口費用付款審批、內(nèi)購貨款付款審批、進(jìn)口開證審批、進(jìn)口付款審批）。業(yè)務(wù)審批實際上涉及到業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)。
對同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時進(jìn)行多人匯審，并簽署個人意見。
審批功能設(shè)置時除考慮到職務(wù)上的差別，還應(yīng)考慮到不同人員審批金額與審批類型（不同類型的合同、不同性質(zhì)的付款）的不同，比如超過部門經(jīng)理審批金額上限或換匯水平的合同會自動轉(zhuǎn)交上級主管審核。
根據(jù)企業(yè)的實際管理設(shè)定自行定義審批內(nèi)容，在各個審批環(huán)節(jié)，分析其審批所需信息，提供迅捷的快捷查詢功能，瀏覽歷史業(yè)務(wù)信息、客戶往來信息、成本盈利水平比對信息、預(yù)算與實際進(jìn)程信息、資金信息等等，為審批人作出準(zhǔn)確判斷提供信息保障。同時依據(jù)預(yù)設(shè)的風(fēng)險管控條件，在單項業(yè)務(wù)的各審批環(huán)節(jié)自動提供風(fēng)險提示信息，如委托付款、代開發(fā)票、超限額付款等信息，將風(fēng)險管控貫穿于整個審批流程中。
（五）決策分析體系
通過建立的決策分析體系，使經(jīng)營管理層可以及時、準(zhǔn)確地對企業(yè)經(jīng)營成果進(jìn)行有效分析，以此評價和判斷企業(yè)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、經(jīng)營績效、財務(wù)風(fēng)險、獲利能力等，實現(xiàn)控制點的前移。
ERP系統(tǒng)提供自定義功能及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)內(nèi)容的動態(tài)實時的進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘、取、匯總，以及時、準(zhǔn)確地進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營狀況分析，動態(tài)實時地獲得企業(yè)的真實經(jīng)濟運行狀況。
基于此管理目標(biāo)，系統(tǒng)建立了KPI（績效管理）分析體系，基于ERP系統(tǒng)的模塊化結(jié)構(gòu)，外貿(mào)企業(yè)可基于不同的管理目標(biāo)快速制定出基于自身企業(yè)管理體系的KPI分析體系，如：財務(wù)比率分析（標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)比率、理想財務(wù)報表、杜邦財務(wù)分析體系）；多期比較分析；結(jié)構(gòu)百分比分析；趨勢分析等。
通過上述KPI分析體系模版，以杜邦比率分析、企業(yè)績效評價、獲利能力評價、成本差異、異常財務(wù)指標(biāo)、現(xiàn)金流量分析為手段，建立決策分析體系（見圖4）。
在外貿(mào)企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，財務(wù)系統(tǒng)具有核心地位，是整個企業(yè)管理的數(shù)據(jù)歸集與處理中心，一個完善財務(wù)信息系統(tǒng)，對于在ERP環(huán)境下的企業(yè)商業(yè)風(fēng)險預(yù)警機制和風(fēng)險管理系統(tǒng)具有良好的支持作用，并對企業(yè)成本領(lǐng)先戰(zhàn)略體系和全面成本管理系統(tǒng)予以保障。作為企業(yè)謀求新市場條件下競爭優(yōu)勢的先進(jìn)管理手段，ERP系統(tǒng)所涉及的方面和應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)的目標(biāo)是不斷擴展的,在日趨激烈的市場競爭中,任何管理方法和手段的最終目標(biāo)只有一個,即開發(fā)、保持和發(fā)展企業(yè)的競爭優(yōu)勢,使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。
