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對物資采購與付款控制流程設(shè)計(jì)的探討

摘要:物資采購與付款控制在一個企業(yè)的內(nèi)控制度中占有極其重要的地位,但在實(shí)際操作中,很多企業(yè)由于崗位設(shè)置不科學(xué),人員配備不合適,設(shè)計(jì)流程不規(guī)范,致使物資采購與付款的控制力度不到位,給企業(yè)帶來許多不必要的麻煩,甚至造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。本文以“內(nèi)部控制——物資采購與付款控制”的理論為依據(jù),結(jié)合筆者在日常財(cái)務(wù)管理工作中經(jīng)常遇到的問題,對物資采購與付款控制,從采購流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程等方面進(jìn)行設(shè)計(jì),并對設(shè)計(jì)流程的特點(diǎn)及有待解決的問題加以闡述,以期對類似問題的解決起到一定的借鑒意義,從而推動財(cái)務(wù)管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:物資采購 付款控制 流程設(shè)計(jì)


  物資采購與付款控制是內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容,也是構(gòu)成成本費(fèi)用的主要組成部分。如果物資采購與付款控制制度設(shè)計(jì)與執(zhí)行不力,都會給企業(yè)帶來諸如資金流失、成本加大、產(chǎn)品質(zhì)量下降、營業(yè)業(yè)績不佳等諸多問題,因而,物資采購與付款控制在一個企業(yè)的內(nèi)控制度中占有極其重要的地位。
  一、物資采購與付款控制概述
  根據(jù)內(nèi)控制度的要求,物資采購與付款控制主要包括崗位分工控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、請購控制、審批控制、采購控制、驗(yàn)收控制、付款控制、監(jiān)督檢查等,其中最主要的方面是崗位分工控制。崗位分工控制又包括三方面的內(nèi)容:第一,建立物資采購與付款的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。第二,采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位包括請購與審批、詢價與確定供應(yīng)商、采購合同的訂立與審核、采購驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄、付款申請及審批與執(zhí)行。第三,嚴(yán)禁由同一部門和個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。物資采購與付款控制制度的設(shè)計(jì)與執(zhí)行具有如下重要意義:
  (一)能防止企業(yè)資金流失,提高資金使用效率
  嚴(yán)格的物資采購與付款業(yè)務(wù)控制流程,能使請購、詢價、經(jīng)辦、審核、審批、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)相互牽制,相互監(jiān)督,可以防止采購人員因各種原因而報(bào)銷不真實(shí)的采購業(yè)務(wù),杜絕采購、生產(chǎn)、驗(yàn)收等部門串通捏造虛假的采購業(yè)務(wù),以套取資金,造成資金流失;另外,管理規(guī)范、信譽(yù)良好的采購活動,還能起到延期付款的作用,加快流動資金周轉(zhuǎn)速度,提高資金使用效率。
  (二)能提高采購材料的質(zhì)量,降低成本費(fèi)用
  有些采購人員主人翁意識較差,專業(yè)素質(zhì)較低,可能會為了一己私利與客戶串通,甚至收受回扣,高價購買質(zhì)量低劣的材料,造成企業(yè)成本費(fèi)用加大,產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān),盈利水平降低,給企業(yè)的聲譽(yù)造成惡劣的影響。如果詢價、經(jīng)辦、審核、驗(yàn)收等崗位能做到有效的分離,就能采購到價廉物美的物資,從而達(dá)到提高物資采購的質(zhì)量、降低成本費(fèi)用的目的。
 ?。ㄈ┠芴嵘芾硭剑瑢?shí)現(xiàn)企業(yè)價值最大化,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展
  物資采購與付款控制是財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容,也是企業(yè)整體管理的重要組成部分。物資采購與付款控制執(zhí)行到位,能促進(jìn)內(nèi)控制度進(jìn)一步完善,推動企業(yè)各部門共同發(fā)展,并能形成強(qiáng)大的合力,提升企業(yè)的總體管理水平,促進(jìn)企業(yè)積極健康發(fā)展。
  二、物資采購與付款控制過程中常見的問題
 ?。ㄒ唬┤藛T配備不足,不相容崗位未完全分離
  許多企業(yè)為了節(jié)約人員開支,組織機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡單,采購部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門人員編制較少,大多是一個部門設(shè)置一個人,甚至不設(shè)置采購部門,而由別的部門人員來代替采購,導(dǎo)致不相容崗位很難完全分離,最常見的現(xiàn)象是當(dāng)生產(chǎn)部門需要物料時,僅向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后,就由生產(chǎn)部門自己詢價、確定供應(yīng)商、簽訂采購合同,而不是由專門的采購部門來負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)。有的企業(yè)為了監(jiān)督,會派一名財(cái)務(wù)人員監(jiān)督生產(chǎn)部門的采購,但實(shí)質(zhì)上也起不到很好的監(jiān)督作用。這些做法會使詢價與確定供應(yīng)商、合同的訂立與審核、付款申請、審批與執(zhí)行不能完全分離,導(dǎo)致諸多采購問題的發(fā)生,例如采購責(zé)任人主觀意識比較強(qiáng),考慮難免不周全;有的采購員私心比較重,可能會鉆空子,甚至編造虛假的采購業(yè)務(wù),收受回扣,高價采購或采購有質(zhì)量問題的產(chǎn)品,給企業(yè)造成不良的后果。
  (二)崗位職責(zé)混亂,內(nèi)控制度起不到應(yīng)有的控制作用
  由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不太了解內(nèi)部控制制度的要求,在給職工分配崗位職責(zé)時,不太注重崗位分離制度,導(dǎo)致分工混亂,或者分工以后隨意頻繁變動原有的崗位設(shè)置,不相容崗位分不開;某些企業(yè)人員編制少,崗位設(shè)置有限,沒有充足的人員充分實(shí)施崗位分離制度,會出現(xiàn)一個人同時負(fù)責(zé)幾個崗位的現(xiàn)象,不相容崗位的工作很可能都落在一個人身上;某些企業(yè)當(dāng)采購業(yè)務(wù)比較緊急,而又臨時無適合的采購人員時,會派遣無采購經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)采購,也沒有顧及不相容崗位相分離制度。上述現(xiàn)象都會導(dǎo)致崗位職責(zé)分配混亂,不相容職位不分離,違反了內(nèi)控制度的要求,使內(nèi)控制度形同虛設(shè),起不到很好的控制作用。
 ?。ㄈ┪镔Y采購流程不合理,內(nèi)部控制效果不理想
  物資采購的程序一般是:請購→審批→詢價→確定供應(yīng)商→簽訂采購合同→審核→采購→驗(yàn)收→付款申請→付款審批→付款執(zhí)行??梢钥闯?,完善的采購程序周期比較長,涉及的內(nèi)容也比較多,可以起到相互牽制、相互控制的作用。但許多企業(yè)因?yàn)楦鞣N原因,人為縮短、簡化采購程序,導(dǎo)致控制效果不理想。比如,有的企業(yè)由生產(chǎn)部門根據(jù)需要直接詢價→確定供應(yīng)商→采購→報(bào)賬,省去了審批、簽訂合同、審核、驗(yàn)收等環(huán)節(jié);有的企業(yè)由行政部門根據(jù)需要直接詢價→確定供應(yīng)商→簽訂合同→采購→付款;有的企業(yè)物資采購?fù)瓿珊?,不?jīng)過會計(jì)審核,直接找出納報(bào)賬。上述做法都人為縮短、簡化了采購程序,雖然采購方法便捷,速度快,節(jié)省了時間和人力,但長此以往,采購中的弊端會不斷出現(xiàn),造成的后果是不堪設(shè)想的。
  (四)采購人員素質(zhì)較低,出現(xiàn)人為不控制的現(xiàn)象
  某些企業(yè)盡管其采購制度比較嚴(yán)格,但有的采購人員專業(yè)素質(zhì)較低、職業(yè)道德差、主人翁意識不強(qiáng)、自利心理比較重,往往不顧及公司整體利益,為了個人的私利,降低采購要求、甚至高價購買低質(zhì)產(chǎn)品,從而出現(xiàn)了人為不控制的現(xiàn)象,損害了本企業(yè)的利益,給內(nèi)控制度的有效執(zhí)行人為設(shè)置了一道障礙。
  三、物資采購與付款控制流程設(shè)計(jì)
 ?。ㄒ唬┪镔Y采購與付款控制流程設(shè)計(jì)圖
  1.物資采購流程圖。

 

  2.付款流程圖。


  3.監(jiān)督檢查流程圖。


 ?。ǘ┪镔Y采購與付款控制流程設(shè)計(jì)特點(diǎn)
  物資采購與付款內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)雖然有多種多樣,但萬變不離其宗,根據(jù)內(nèi)控制度的要求,其關(guān)鍵的控制點(diǎn)大都一致。上述設(shè)計(jì)流程基本涵蓋了所有關(guān)鍵的控制點(diǎn),各關(guān)鍵控制點(diǎn)都與上下環(huán)節(jié)分開執(zhí)行,將不相容崗位完全分離開來,并有嚴(yán)格的監(jiān)督檢查控制,設(shè)計(jì)思路清晰,結(jié)構(gòu)簡單,流程順暢,控制嚴(yán)格,可操作性強(qiáng),能解決實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)的一些問題,具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。
  (三)物資采購與付款控制流程可以解決的問題
  物資采購流程、付款流程及監(jiān)督檢查流程中的控制內(nèi)容和可以解決的問題如表1所示。
  從表1可以看出,此控制流程包括物資采購流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程,各流程控制設(shè)置全面,崗位分工合理,使不相容崗位完全分離開來,解決了日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的崗位分離問題、授權(quán)批準(zhǔn)問題、職責(zé)分工問題、采購流程問題、人員素質(zhì)問題等,是一個合理可行的采購與付款控制流程設(shè)計(jì)。
  綜上,本文的研究以“內(nèi)部控制——采購與付款控制”的理論為依據(jù),針對日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題,對采購與付款內(nèi)部控制作了細(xì)致的研究,得到了一個較為合理的設(shè)計(jì)方案。目前,有關(guān)物資采購與付款的內(nèi)控制度和流程的研究并不多,本設(shè)計(jì)流程研究可以充實(shí)這方面的研究。本設(shè)計(jì)流程關(guān)鍵控制點(diǎn)比較多,在實(shí)際執(zhí)行當(dāng)中崗位設(shè)置也會比較多,因而能解決日常工作中出現(xiàn)的崗位少、職責(zé)分工不清、操作流程不合理等問題,可以回避風(fēng)險(xiǎn)、減少損失,避免舞弊行為的產(chǎn)生,從而推動財(cái)務(wù)管理工作更上新臺階,提升企業(yè)的總體管理水平,實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值最大化,促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)步向前發(fā)展。S



參考文獻(xiàn):
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