摘要：物資采購與付款控制在一個企業(yè)的內(nèi)控制度中占有極其重要的地位，但在實(shí)際操作中，很多企業(yè)由于崗位設(shè)置不科學(xué)，人員配備不合適，設(shè)計(jì)流程不規(guī)范，致使物資采購與付款的控制力度不到位，給企業(yè)帶來許多不必要的麻煩，甚至造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。本文以“內(nèi)部控制——物資采購與付款控制”的理論為依據(jù)，結(jié)合筆者在日常財(cái)務(wù)管理工作中經(jīng)常遇到的問題，對物資采購與付款控制，從采購流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程等方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，并對設(shè)計(jì)流程的特點(diǎn)及有待解決的問題加以闡述，以期對類似問題的解決起到一定的借鑒意義，從而推動財(cái)務(wù)管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：物資采購 付款控制 流程設(shè)計(jì)
物資采購與付款控制是內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容，也是構(gòu)成成本費(fèi)用的主要組成部分。如果物資采購與付款控制制度設(shè)計(jì)與執(zhí)行不力，都會給企業(yè)帶來諸如資金流失、成本加大、產(chǎn)品質(zhì)量下降、營業(yè)業(yè)績不佳等諸多問題，因而，物資采購與付款控制在一個企業(yè)的內(nèi)控制度中占有極其重要的地位。
一、物資采購與付款控制概述
根據(jù)內(nèi)控制度的要求，物資采購與付款控制主要包括崗位分工控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、請購控制、審批控制、采購控制、驗(yàn)收控制、付款控制、監(jiān)督檢查等，其中最主要的方面是崗位分工控制。崗位分工控制又包括三方面的內(nèi)容：第一，建立物資采購與付款的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。第二，采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位包括請購與審批、詢價與確定供應(yīng)商、采購合同的訂立與審核、采購驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄、付款申請及審批與執(zhí)行。第三，嚴(yán)禁由同一部門和個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。物資采購與付款控制制度的設(shè)計(jì)與執(zhí)行具有如下重要意義：
（一）能防止企業(yè)資金流失，提高資金使用效率
嚴(yán)格的物資采購與付款業(yè)務(wù)控制流程，能使請購、詢價、經(jīng)辦、審核、審批、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)相互牽制，相互監(jiān)督，可以防止采購人員因各種原因而報(bào)銷不真實(shí)的采購業(yè)務(wù)，杜絕采購、生產(chǎn)、驗(yàn)收等部門串通捏造虛假的采購業(yè)務(wù)，以套取資金，造成資金流失；另外，管理規(guī)范、信譽(yù)良好的采購活動，還能起到延期付款的作用，加快流動資金周轉(zhuǎn)速度，提高資金使用效率。
（二）能提高采購材料的質(zhì)量，降低成本費(fèi)用
有些采購人員主人翁意識較差，專業(yè)素質(zhì)較低，可能會為了一己私利與客戶串通，甚至收受回扣，高價購買質(zhì)量低劣的材料，造成企業(yè)成本費(fèi)用加大，產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān)，盈利水平降低，給企業(yè)的聲譽(yù)造成惡劣的影響。如果詢價、經(jīng)辦、審核、驗(yàn)收等崗位能做到有效的分離，就能采購到價廉物美的物資，從而達(dá)到提高物資采購的質(zhì)量、降低成本費(fèi)用的目的。
?。ㄈ┠芴嵘芾硭剑瑢?shí)現(xiàn)企業(yè)價值最大化，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展
物資采購與付款控制是財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容，也是企業(yè)整體管理的重要組成部分。物資采購與付款控制執(zhí)行到位，能促進(jìn)內(nèi)控制度進(jìn)一步完善，推動企業(yè)各部門共同發(fā)展，并能形成強(qiáng)大的合力，提升企業(yè)的總體管理水平，促進(jìn)企業(yè)積極健康發(fā)展。
二、物資采購與付款控制過程中常見的問題
?。ㄒ唬┤藛T配備不足，不相容崗位未完全分離
許多企業(yè)為了節(jié)約人員開支，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡單，采購部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門人員編制較少，大多是一個部門設(shè)置一個人，甚至不設(shè)置采購部門，而由別的部門人員來代替采購，導(dǎo)致不相容崗位很難完全分離，最常見的現(xiàn)象是當(dāng)生產(chǎn)部門需要物料時，僅向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，就由生產(chǎn)部門自己詢價、確定供應(yīng)商、簽訂采購合同，而不是由專門的采購部門來負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)。有的企業(yè)為了監(jiān)督，會派一名財(cái)務(wù)人員監(jiān)督生產(chǎn)部門的采購，但實(shí)質(zhì)上也起不到很好的監(jiān)督作用。這些做法會使詢價與確定供應(yīng)商、合同的訂立與審核、付款申請、審批與執(zhí)行不能完全分離，導(dǎo)致諸多采購問題的發(fā)生，例如采購責(zé)任人主觀意識比較強(qiáng)，考慮難免不周全；有的采購員私心比較重，可能會鉆空子，甚至編造虛假的采購業(yè)務(wù)，收受回扣，高價采購或采購有質(zhì)量問題的產(chǎn)品，給企業(yè)造成不良的后果。
（二）崗位職責(zé)混亂，內(nèi)控制度起不到應(yīng)有的控制作用
由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不太了解內(nèi)部控制制度的要求，在給職工分配崗位職責(zé)時，不太注重崗位分離制度，導(dǎo)致分工混亂，或者分工以后隨意頻繁變動原有的崗位設(shè)置，不相容崗位分不開；某些企業(yè)人員編制少，崗位設(shè)置有限，沒有充足的人員充分實(shí)施崗位分離制度，會出現(xiàn)一個人同時負(fù)責(zé)幾個崗位的現(xiàn)象，不相容崗位的工作很可能都落在一個人身上；某些企業(yè)當(dāng)采購業(yè)務(wù)比較緊急，而又臨時無適合的采購人員時，會派遣無采購經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)采購，也沒有顧及不相容崗位相分離制度。上述現(xiàn)象都會導(dǎo)致崗位職責(zé)分配混亂，不相容職位不分離，違反了內(nèi)控制度的要求，使內(nèi)控制度形同虛設(shè)，起不到很好的控制作用。
?。ㄈ┪镔Y采購流程不合理，內(nèi)部控制效果不理想
物資采購的程序一般是：請購→審批→詢價→確定供應(yīng)商→簽訂采購合同→審核→采購→驗(yàn)收→付款申請→付款審批→付款執(zhí)行?？梢钥闯?，完善的采購程序周期比較長，涉及的內(nèi)容也比較多，可以起到相互牽制、相互控制的作用。但許多企業(yè)因?yàn)楦鞣N原因，人為縮短、簡化采購程序，導(dǎo)致控制效果不理想。比如，有的企業(yè)由生產(chǎn)部門根據(jù)需要直接詢價→確定供應(yīng)商→采購→報(bào)賬，省去了審批、簽訂合同、審核、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)；有的企業(yè)由行政部門根據(jù)需要直接詢價→確定供應(yīng)商→簽訂合同→采購→付款；有的企業(yè)物資采購?fù)瓿珊?，不?jīng)過會計(jì)審核，直接找出納報(bào)賬。上述做法都人為縮短、簡化了采購程序，雖然采購方法便捷，速度快，節(jié)省了時間和人力，但長此以往，采購中的弊端會不斷出現(xiàn)，造成的后果是不堪設(shè)想的。
（四）采購人員素質(zhì)較低，出現(xiàn)人為不控制的現(xiàn)象
某些企業(yè)盡管其采購制度比較嚴(yán)格，但有的采購人員專業(yè)素質(zhì)較低、職業(yè)道德差、主人翁意識不強(qiáng)、自利心理比較重，往往不顧及公司整體利益，為了個人的私利，降低采購要求、甚至高價購買低質(zhì)產(chǎn)品，從而出現(xiàn)了人為不控制的現(xiàn)象，損害了本企業(yè)的利益，給內(nèi)控制度的有效執(zhí)行人為設(shè)置了一道障礙。
三、物資采購與付款控制流程設(shè)計(jì)
?。ㄒ唬┪镔Y采購與付款控制流程設(shè)計(jì)圖
1.物資采購流程圖。
2.付款流程圖。
3.監(jiān)督檢查流程圖。
?。ǘ┪镔Y采購與付款控制流程設(shè)計(jì)特點(diǎn)
物資采購與付款內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)雖然有多種多樣，但萬變不離其宗，根據(jù)內(nèi)控制度的要求，其關(guān)鍵的控制點(diǎn)大都一致。上述設(shè)計(jì)流程基本涵蓋了所有關(guān)鍵的控制點(diǎn)，各關(guān)鍵控制點(diǎn)都與上下環(huán)節(jié)分開執(zhí)行，將不相容崗位完全分離開來，并有嚴(yán)格的監(jiān)督檢查控制，設(shè)計(jì)思路清晰，結(jié)構(gòu)簡單，流程順暢，控制嚴(yán)格，可操作性強(qiáng)，能解決實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)的一些問題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。
（三）物資采購與付款控制流程可以解決的問題
物資采購流程、付款流程及監(jiān)督檢查流程中的控制內(nèi)容和可以解決的問題如表1所示。
從表1可以看出，此控制流程包括物資采購流程、付款流程、監(jiān)督檢查流程，各流程控制設(shè)置全面，崗位分工合理，使不相容崗位完全分離開來，解決了日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的崗位分離問題、授權(quán)批準(zhǔn)問題、職責(zé)分工問題、采購流程問題、人員素質(zhì)問題等，是一個合理可行的采購與付款控制流程設(shè)計(jì)。
綜上，本文的研究以“內(nèi)部控制——采購與付款控制”的理論為依據(jù)，針對日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，對采購與付款內(nèi)部控制作了細(xì)致的研究，得到了一個較為合理的設(shè)計(jì)方案。目前，有關(guān)物資采購與付款的內(nèi)控制度和流程的研究并不多，本設(shè)計(jì)流程研究可以充實(shí)這方面的研究。本設(shè)計(jì)流程關(guān)鍵控制點(diǎn)比較多，在實(shí)際執(zhí)行當(dāng)中崗位設(shè)置也會比較多，因而能解決日常工作中出現(xiàn)的崗位少、職責(zé)分工不清、操作流程不合理等問題，可以回避風(fēng)險(xiǎn)、減少損失，避免舞弊行為的產(chǎn)生，從而推動財(cái)務(wù)管理工作更上新臺階，提升企業(yè)的總體管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值最大化，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)步向前發(fā)展。S
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