李煜峰
一、項(xiàng)目實(shí)施前企業(yè)物資管理存在的主要問(wèn)題
1．無(wú)法對(duì)物資管理過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)控
對(duì)于義翔鋁業(yè)而言，項(xiàng)目實(shí)施前采用以手工作業(yè)為主，員工之間、部門(mén)之間信息溝通不暢，管理層最終看到的是以財(cái)務(wù)報(bào)表為主的經(jīng)營(yíng)結(jié)果，無(wú)法看到整個(gè)企業(yè)物資管理過(guò)程，更不能夠?qū)崟r(shí)地監(jiān)控物資管理過(guò)程。
2．工作效率低、準(zhǔn)確率差、時(shí)效性不強(qiáng)
從填制物資入庫(kù)單到物資出庫(kù)，需十幾道審批程序，才能完成物資出庫(kù)程序，從開(kāi)具物資出庫(kù)單到每月的結(jié)賬、清冊(cè)都是手工操作，不僅工作量大、效率低、準(zhǔn)確率差，而且?guī)齑娴膶?shí)時(shí)性得不到保證。
3．物資管理混亂，浪費(fèi)大，跑、冒、滴、漏現(xiàn)象嚴(yán)重
物資管理工作滯后，庫(kù)存物資積壓和浪費(fèi)嚴(yán)重，物資驗(yàn)收入庫(kù)沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定程序和手續(xù)進(jìn)行檢查驗(yàn)收；物資養(yǎng)護(hù)沒(méi)有根據(jù)物資的物理性能、化學(xué)成分、體積大小等分別加以妥善保管；倉(cāng)庫(kù)管理不到位，庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)制度不健全；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成對(duì)庫(kù)存物資品種、規(guī)格不清楚；對(duì)每份合同需要的原料品種、數(shù)量計(jì)算不準(zhǔn)，使之原料剩余，長(zhǎng)期堆放不用，造成浪費(fèi)。生產(chǎn)用料浪費(fèi)大，跑、冒、滴、漏現(xiàn)象嚴(yán)重。
4．物資預(yù)算控制不到位
公司雖然制定了物資預(yù)算及計(jì)劃，但由于管理制度不完善，信息不暢通，員工責(zé)任心不強(qiáng)等原因，往往造成物資預(yù)算形同虛設(shè)，結(jié)果必然是：采購(gòu)浪費(fèi)、供應(yīng)跟不上、影響生產(chǎn)進(jìn)度、核算不準(zhǔn)確、沒(méi)落實(shí)等等。
5．無(wú)法有效發(fā)揮ERP-NC平臺(tái)中物資管理信息系統(tǒng)的作用
公司引入ERP-NC平臺(tái)的目的是實(shí)現(xiàn)公司各部門(mén)、各環(huán)節(jié)的資源共享，最大限度地使有效資源得到充分利用，從而降低成本、提高效益。工具雖然有了，卻由于物資管理流程沒(méi)有改進(jìn)，管理制度缺失，員工認(rèn)識(shí)不到位等多方面的原因，使得ERP-NC平臺(tái)中物資管理信息系統(tǒng)的作用無(wú)法發(fā)揮。
二、項(xiàng)目?jī)?nèi)容
1．打造物資管理專(zhuān)業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，明晰部門(mén)、崗位職責(zé)
人才是企業(yè)不斷發(fā)展的動(dòng)力和源泉。在企業(yè)資源的配置中，人才的優(yōu)化配置是重中之重。物資管理是一門(mén)科學(xué)，不是誰(shuí)來(lái)都能干好，它需要專(zhuān)業(yè)化的人才。為此義翔鋁業(yè)的做法是：建立企業(yè)內(nèi)部物資管理人才中心，不斷根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展需要進(jìn)行培訓(xùn)，提高人才的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和愛(ài)崗敬業(yè)精神，使其形成一種制度，并逐步成為企業(yè)文化的一部分。同時(shí)，充分發(fā)揮信息功能和市場(chǎng)功能，使人才在公司范圍內(nèi)合理流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)配置的最優(yōu)化。這樣一來(lái)，既解決了專(zhuān)業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀，又為提高物資管理水平奠定了基礎(chǔ)。
明晰崗位職責(zé)就是按照物資管理所涉及的部門(mén)劃分職責(zé)范圍，在部門(mén)內(nèi)部按需設(shè)崗，建立崗位責(zé)任制度，實(shí)施激勵(lì)和獎(jiǎng)懲制度。義翔鋁業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，首先對(duì)各個(gè)主要應(yīng)用部門(mén)的管理范圍進(jìn)行劃分，明確部門(mén)職責(zé)。在明確部門(mén)管理范圍和部門(mén)職責(zé)的基礎(chǔ)上，在部門(mén)內(nèi)部根據(jù)需要設(shè)崗，并制定具體崗位責(zé)任制度。
2．推行部分物資“代儲(chǔ)代管”模式，實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存、零資金占用
“代儲(chǔ)代管”模式就是公司委托有倉(cāng)儲(chǔ)能力和管理能力的客戶(hù)代存代管所有權(quán)屬于公司的物資，從而使公司不再保有庫(kù)存，甚至可不再保有保險(xiǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存，從而實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存。
受委托方負(fù)責(zé)代儲(chǔ)、代管、代發(fā)，即受委托方根據(jù)義翔鋁業(yè)下達(dá)的儲(chǔ)備計(jì)劃，訂購(gòu)物資；將物資存入受委托方現(xiàn)有倉(cāng)庫(kù)，并對(duì)物資分別建賬、差別管理；依據(jù)義翔鋁業(yè)下達(dá)的物資調(diào)撥、處理等指令，受委托方組織物資發(fā)放、處理。
3．規(guī)范并統(tǒng)一各類(lèi)編碼
根據(jù)物資管理信息系統(tǒng)的需要，為保證物資管理的規(guī)范化，需要對(duì)物資進(jìn)行分類(lèi)并統(tǒng)一編碼，編碼一旦確定，不能隨意更改。
（1）存貨分類(lèi)編碼規(guī)則
存貨分類(lèi)編碼規(guī)則：2/2/2/2/2
（2）計(jì)量單位編碼規(guī)則
計(jì)量單位編碼規(guī)則為2位流水號(hào)
（3）收發(fā)類(lèi)別編碼規(guī)則
收發(fā)類(lèi)別編碼規(guī)則為：2/2
（4）倉(cāng)庫(kù)檔案編碼規(guī)則
（5）貨位檔案編碼
1號(hào)物資中心配備庫(kù)貨位檔案編碼規(guī)則為：2/2/2
（6）存貨基本檔案
存貨基本檔案編碼為“存貨名稱(chēng)拼音首寫(xiě)字母+規(guī)格型號(hào)”
4．再造物資管理流程
（1）物資需求計(jì)劃流程
流程圖詳細(xì)說(shuō)明：
①當(dāng)供應(yīng)商送貨到廠(chǎng)后，過(guò)磅物資送往磅房進(jìn)行過(guò)磅，其他材料設(shè)備送往倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行驗(yàn)收。物資接收部門(mén)（過(guò)磅物資是磅房、材料設(shè)備是倉(cāng)庫(kù)）根據(jù)供應(yīng)商拿來(lái)的合同復(fù)印件或送貨清單，到系統(tǒng)中查找對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單。如果能查到則允許入庫(kù)，否則不允許辦理入庫(kù)。
②過(guò)磅物資的過(guò)磅入庫(kù)手續(xù)還是原有流程，這里就不再詳述。過(guò)磅物資在過(guò)磅入庫(kù)之后，磅房將磅單送到供應(yīng)科，由供應(yīng)科負(fù)責(zé)將磅單錄入到系統(tǒng)中，根據(jù)《采購(gòu)訂單》生成《采購(gòu)入庫(kù)單》。材料設(shè)備則是直接由倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收后根據(jù)《采購(gòu)訂單》生成《采購(gòu)入庫(kù)單》，并且打印出來(lái)給供應(yīng)商兩聯(lián)，自己留一聯(lián)。
③財(cái)務(wù)科每月通過(guò)系統(tǒng)的單據(jù)記賬功能，對(duì)所有《采購(gòu)入庫(kù)單》進(jìn)行記賬，然后通過(guò)系統(tǒng)功能自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證。
④當(dāng)供應(yīng)商送來(lái)發(fā)票后（要求返回一聯(lián)《采購(gòu)入庫(kù)單》），供應(yīng)科確認(rèn)發(fā)票和《采購(gòu)入庫(kù)單》后，將發(fā)票登記到系統(tǒng)《采購(gòu)發(fā)票》，然后進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算，系統(tǒng)產(chǎn)生《采購(gòu)計(jì)算單》、《入庫(kù)調(diào)整單》和《出庫(kù)調(diào)整單》。
⑤財(cái)務(wù)科每月底對(duì)產(chǎn)生的上述單據(jù)進(jìn)行記賬，之后可將這些單據(jù)生成財(cái)務(wù)憑證。
（2）物資領(lǐng)用業(yè)務(wù)流程
物資領(lǐng)用流程說(shuō)明：
①車(chē)間填寫(xiě)《材料出庫(kù)單》，通過(guò)各級(jí)審批后，傳遞到倉(cāng)庫(kù)部門(mén)。
②倉(cāng)庫(kù)根據(jù)《部門(mén)領(lǐng)料定額計(jì)劃》審查物資需求是否超額，如果超額則通知車(chē)間。
③車(chē)間向企管科打物資領(lǐng)用報(bào)告，企管科批準(zhǔn)后，在系統(tǒng)中審批通過(guò)《材料出庫(kù)單》，審批流程繼續(xù)傳遞到倉(cāng)庫(kù)。
④倉(cāng)庫(kù)繼續(xù)審批通過(guò)，同時(shí)給車(chē)間發(fā)料。
⑤每月底財(cái)務(wù)科對(duì)《材料出庫(kù)單》記賬，系統(tǒng)自動(dòng)算出出庫(kù)材料的計(jì)劃成本。
⑥財(cái)務(wù)科繼續(xù)在系統(tǒng)中自動(dòng)計(jì)算計(jì)劃價(jià)差異率，然后生成材料差異賬。
⑦財(cái)務(wù)科通過(guò)憑證生成功能生成財(cái)務(wù)憑證。
⑧對(duì)于過(guò)磅物資的出庫(kù)，由于不能實(shí)時(shí)填寫(xiě)出庫(kù)單，只能等到月底各有關(guān)部門(mén)一起對(duì)本月過(guò)磅物資進(jìn)行盤(pán)存，從而得出本月實(shí)際消耗量。
⑨由車(chē)間按照本月實(shí)際消耗量填寫(xiě)《材料出庫(kù)單》，并通過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核，然后傳遞到財(cái)務(wù)科。
5．建立完善的管理制度與規(guī)范
（1）計(jì)算機(jī)病毒防范制度
①計(jì)算機(jī)使用人員應(yīng)有較強(qiáng)的病毒防范意識(shí)，定期進(jìn)行病毒檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即處理并通知管理部門(mén)或?qū)Ｂ毴藛T。
②采用國(guó)家許可的正版防病毒軟件并及時(shí)更新軟件版本。
③未經(jīng)上級(jí)管理人員許可，當(dāng)班人員不得在服務(wù)器或業(yè)務(wù)機(jī)上安裝新軟件，若確為需要安裝，安裝前應(yīng)進(jìn)行病毒例行檢測(cè)。
④經(jīng)遠(yuǎn)程通信傳送的程序或數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過(guò)檢測(cè)確認(rèn)無(wú)病毒后方可使用。
（2）操作員數(shù)據(jù)保密制度
①根據(jù)數(shù)據(jù)的保密規(guī)定和用途，確定使用人員的存取權(quán)限、存取方式和審批手續(xù)。
②禁止泄露、外借和轉(zhuǎn)移專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)信息。
③保存好各操作人員用戶(hù)名、密碼，禁止轉(zhuǎn)借用及非操作人員進(jìn)入系統(tǒng)。
④制定業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更改審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意更改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
⑤對(duì)每份單據(jù)嚴(yán)格按照操作流程執(zhí)行，防止漏記、錯(cuò)記。
⑥對(duì)當(dāng)日的業(yè)務(wù)要在當(dāng)日?qǐng)?zhí)行完畢，做到日清日結(jié)。
（3）數(shù)據(jù)備份制度
①每周五系統(tǒng)管理員制作數(shù)據(jù)的備份并異地存放，確保系統(tǒng)一旦發(fā)生故障時(shí)能夠快速恢復(fù)，備份數(shù)據(jù)不得更改。
②業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)必須定期、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)儲(chǔ)到不可更改的介質(zhì)上，并要求集中和異地保存，保存期限至少2年。
③備份的數(shù)據(jù)必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，由管理人員按規(guī)定的方法同數(shù)據(jù)保管員進(jìn)行數(shù)據(jù)的交接。交接后的備份數(shù)據(jù)應(yīng)在指定的數(shù)據(jù)保管室或指定的場(chǎng)所保管。
④備份數(shù)據(jù)資料保管地點(diǎn)應(yīng)有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設(shè)施。
（4）特權(quán)用戶(hù)密碼和操作員密碼的管理
①對(duì)特權(quán)用戶(hù)密碼視同密件管理
凡有特權(quán)用戶(hù)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理特權(quán)用戶(hù)密碼。
②負(fù)責(zé)管理特權(quán)用戶(hù)的管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)特權(quán)用戶(hù)密碼設(shè)置、修改、使用范圍的有關(guān)規(guī)定。不能泄露計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的任何特權(quán)用戶(hù)密碼，否則追究其責(zé)任。管理人員有權(quán)檢查、監(jiān)督上機(jī)操作員的操作，有權(quán)制止越權(quán)操作。
③各業(yè)務(wù)系統(tǒng)按工作需要應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分各類(lèi)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員、操作員的崗位分工，不得串崗、混崗操作。所有人員一律不允許同時(shí)擁有兩個(gè)不同崗位或相同崗位的密碼。一經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，追究當(dāng)事人責(zé)任。
④對(duì)于人員調(diào)崗或調(diào)離的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須即時(shí)修改相關(guān)人員的密碼，絕不允許繼續(xù)保留在系統(tǒng)內(nèi)，一經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，追究相關(guān)人員的責(zé)任。特權(quán)用戶(hù)密碼和操作員密碼一旦發(fā)現(xiàn)外泄，必須即時(shí)修改，有泄密可能的系統(tǒng)必須即時(shí)采取保護(hù)措施，并上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。
⑤對(duì)記賬系統(tǒng)的錯(cuò)賬沖正、數(shù)據(jù)修改或刪除等操作必須要在業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下雙人進(jìn)行修改，并進(jìn)行登記備案，不允許在無(wú)主管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下進(jìn)行修改，違者追究責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的要追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任或刑事責(zé)任。
⑥實(shí)行計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)人員和業(yè)務(wù)操作崗位分離，不允許計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)人員上崗操作重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)，確需軟件開(kāi)發(fā)人員上崗修改（如打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)恢復(fù)等），必須經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在雙人監(jiān)督下進(jìn)行，進(jìn)入和退出同時(shí)做好詳細(xì)登記備查。
⑦各部門(mén)應(yīng)挑選思想品德好、業(yè)務(wù)技術(shù)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)特權(quán)用戶(hù)的管理工作，平時(shí)應(yīng)加強(qiáng)思想教育，一旦發(fā)現(xiàn)不適合在該崗位工作，必須堅(jiān)決調(diào)離，以確保計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的安全。
三、本管理創(chuàng)新成果的實(shí)施效果
（一）物資管理水平大幅度提升
1．對(duì)物資管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)了有效監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源共享
實(shí)現(xiàn)物資管理信息化,使信息按標(biāo)準(zhǔn)的物資采購(gòu)程序流動(dòng),既規(guī)范了物資采購(gòu)流程,又實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享, 同時(shí)由于ERP-NC平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了物資、銷(xiāo)售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等各部門(mén)之間形成了相互監(jiān)督、相互管控的管理模式，任何一個(gè)部門(mén)出現(xiàn)問(wèn)題，其他部門(mén)都能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，避免了徇私舞弊現(xiàn)象。
2．加快信息流通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性
在本管理創(chuàng)新成果實(shí)施前，信息處理完成后，是通過(guò)人與人的傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的流通，流通時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。成果實(shí)施后，通過(guò)ERP-NC集成平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息的傳遞，信息處理的結(jié)果就可以馬上顯示出來(lái)。
3．無(wú)紙化辦公，同時(shí)減少人的勞動(dòng)量
實(shí)現(xiàn)物資管理信息化,把人從大量繁瑣、無(wú)序、低端的工作中解脫出來(lái)，去處理更有價(jià)值、更重要的工作，提高了企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率。另外，實(shí)現(xiàn)了“無(wú)紙化”的辦公，同時(shí)，節(jié)約了紙張等辦公用品共計(jì)85萬(wàn)元。
（二）再造管理流程，物流效率提高
1．提高銷(xiāo)售額
信息化幫助企業(yè)確定目標(biāo)客戶(hù)，了解客戶(hù)的需求，調(diào)整經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，改進(jìn)客戶(hù)服務(wù)流程，提高客戶(hù)關(guān)系管理能力，對(duì)市場(chǎng)變化作出快速反應(yīng)，提高銷(xiāo)售預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率，提高銷(xiāo)售額和市場(chǎng)占有率。
2．降低成本。幫助企業(yè)提高集成的計(jì)劃準(zhǔn)確性、供應(yīng)鏈效率和勞動(dòng)生產(chǎn)率，進(jìn)行準(zhǔn)確的成本核算，降低庫(kù)存，減少運(yùn)作成本，減少或消除一切不能增加價(jià)值的活動(dòng)，提高投資回報(bào)率。信息化幫助企業(yè)改進(jìn)與合作伙伴（供應(yīng)商、零售商、第三方）的關(guān)系，使整體供應(yīng)鏈的優(yōu)化成為可能。
3．提高組織能力
提高基于數(shù)據(jù)的企業(yè)決策能力和戰(zhàn)略決策準(zhǔn)確性，降低決策中的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)。信息—決策—行為三者高度集成化和所有部門(mén)工作于同一種數(shù)據(jù)，極大地增強(qiáng)了決策者的信息處理能力和部門(mén)間的合作效率。企業(yè)的規(guī)模越大，信息系統(tǒng)就越能發(fā)揮作用。
4．提高員工素質(zhì)
員工們對(duì)自己業(yè)務(wù)的熟悉是他們積極參與企業(yè)信息化管理的優(yōu)勢(shì)所在，但是他們?nèi)狈π碌睦碚摵椭R(shí)，對(duì)企業(yè)信息化管理的要求不甚明了，因此，在提供專(zhuān)業(yè)技術(shù)支持的同時(shí)，對(duì)他們加強(qiáng)培訓(xùn)，特別是進(jìn)行創(chuàng)新意識(shí)的培訓(xùn)，使新的信息理論知識(shí)、創(chuàng)新思維與已有的自身業(yè)務(wù)的熟悉相結(jié)合，對(duì)整個(gè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的流程進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化，起到事半功倍的效果。
（三）經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益顯著
本管理創(chuàng)新成果的實(shí)施，給義翔鋁業(yè)公司帶來(lái)了顯著的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。在推行管理創(chuàng)新成果后，義翔鋁業(yè)公司全年成本投入較上年同比降低2400萬(wàn)元以上，減少運(yùn)營(yíng)資本占用5000萬(wàn)元以上，而且實(shí)行物資管理為義翔公司精細(xì)化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了義翔鋁業(yè)公司管理規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化建設(shè)，提高了公司的整體素質(zhì)和核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)了公司的可持續(xù)發(fā)展。
