【摘要】大額資金支付審批是企業(yè)內(nèi)部控制活動之一，本文結(jié)合A公司現(xiàn)狀指出其中存在的問題，從審批理念、組織架構(gòu)、流程制度、落實(shí)保障等方面提出優(yōu)化建議，以期發(fā)揮其管控作用。
【關(guān)鍵詞】大額資金 支付 審批
大額資金支付審批，是指支付超過一定數(shù)額的資金時，支付人向?qū)徟跈?quán)人申報(bào)付款，經(jīng)審批后再辦理支付。大額資金支付審批體系包含審批理念的樹立、審批制度的擬定、審批組織的架構(gòu)和審批執(zhí)行的保障等多方面內(nèi)容。
本文以筆者比較熟悉的水電施工企業(yè)——A公司為例，就其大額資金支付審批體系進(jìn)行診斷分析。A公司作為大型綜合性水電施工企業(yè)，2003年單設(shè)資金核算中心，專職負(fù)責(zé)公司資金運(yùn)營管理。鑒于跨國、跨行業(yè)、跨區(qū)域的經(jīng)營特色和生產(chǎn)周期長、投入成本大、資金周轉(zhuǎn)緩慢的行業(yè)特性，A公司實(shí)行資金集約化管理，大額資金支付審批作為其中重要的業(yè)務(wù)板塊，已經(jīng)逐步形成規(guī)范的大額資金支付審批體系。就A公司而言，大額資金按照付款申請單位和資金用途進(jìn)行界定，審批權(quán)限實(shí)行分級授權(quán)，付款申請單位將大額資金付款材料報(bào)送相應(yīng)授權(quán)審批部門審批，按照審批意見支付。本文分析了其中存在的問題并給出改進(jìn)建議，以期能優(yōu)化大額資金支付審批體系，發(fā)揮其管控作用。
一、大額資金支付審批體系中存在的問題
1. 審批理念認(rèn)識上有偏差，或執(zhí)行不力。最明顯的問題是，將審批等同于管理，對二者關(guān)系梳理不清。審批只能促進(jìn)規(guī)范化管理，不能替代管理，應(yīng)加強(qiáng)審批管控手段的運(yùn)用，但不能完全依靠審批進(jìn)行管理。否則，一旦缺少審批或?qū)徟贫鹊貌坏綀?zhí)行時，勢必一盤散沙，很難通過其他管控方法及時彌補(bǔ)。另外，重審批而輕執(zhí)行，只審批不落實(shí)后續(xù)支付、核查、追蹤等，將使審批失去意義。還有，為審批而審批，容易形成權(quán)力尋租。比如，審批人員態(tài)度蠻橫，信息不公開、理由不說明、意見不聽取，而對某一些審批悄然放行，這樣勢必會對企業(yè)經(jīng)營造成損害。
還有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為資金支付是必然，審批只是履行程序，反而耽誤時間，影響生產(chǎn)，常將大額資金拆分支付以有意規(guī)避審批，或迫于公司制度常常先支付后補(bǔ)審批材料，甚至無視審批制度、不經(jīng)審批即支付。
2. 審批標(biāo)準(zhǔn)模糊或更新不及時。一方面，審批標(biāo)準(zhǔn)模糊，擴(kuò)大自由裁量權(quán)，產(chǎn)生恣意審批的情況。比如審批人看到其他人簽同意就順勢同意，或者，即使存在其他審批意見也寧愿保留，致使審批意見獨(dú)立性缺失。
另一方面，隨著企業(yè)規(guī)模的壯大、治理結(jié)構(gòu)的調(diào)整和經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)的日益復(fù)雜，審核標(biāo)準(zhǔn)也需適時修正更新。比如，不同的項(xiàng)目資金支付，因側(cè)重不同的管控重點(diǎn)而應(yīng)采用不同審批標(biāo)準(zhǔn)?？陀^上，一個完全適用的大額資金支付審批標(biāo)準(zhǔn)是不存在的，只能結(jié)合企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、發(fā)展階段等多因素適時修正。
3. 審批效率低下。審批效率，此處確切地指審批時間，快速便捷高效的審批是大額資金支付審批制度推行的關(guān)鍵點(diǎn)，不因大額資金支付審批增加資金投放機(jī)會成本也是企業(yè)發(fā)展的要求。審批效率低下，主要原因在于：
首先，授權(quán)審批組織架構(gòu)不當(dāng)，各審核業(yè)務(wù)相關(guān)部門協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，上傳下達(dá)溝通不及時。既包括授權(quán)審批部門與付款申請單位的縱向溝通，也包括授權(quán)審批部門間的橫向溝通，還包括大額資金支付審批歸口管理部門與審批資金相關(guān)多方的混合溝通。未及時溝通或溝通不暢或者溝通無果，使得審批中的問題反復(fù)修正或者難以修正，或者審批意見多次出具或者存在分歧，都將導(dǎo)致審批效率低下。
其次，審批權(quán)限分配不清晰。因?qū)徟?fù)責(zé)人常常出差等原因，造成一些日常審批無法及時進(jìn)行，盡管通常規(guī)定當(dāng)部門正職負(fù)責(zé)人不在時由副職負(fù)責(zé)人履行審批職責(zé)，但往往出現(xiàn)有的副職審批人推諉或者多個副職多個審批人的現(xiàn)象。另外，審批部門責(zé)權(quán)利界定不清，承辦人員不能清晰認(rèn)知自身及其他部門和人員的權(quán)限范圍，導(dǎo)致一筆大額資金支付審批幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)。
最后，審批方式落后。鑒于A公司的經(jīng)營特色和行業(yè)特性，付款申請單位地點(diǎn)分散是不可改變的現(xiàn)實(shí)，目前付款審批資料皆靠傳真掃描件進(jìn)行傳遞，尤其當(dāng)經(jīng)辦人員責(zé)任心不強(qiáng)時審批問題迭出，審批問題反復(fù)修正調(diào)整，審批效率極為低下。另外，審批需核查多項(xiàng)數(shù)據(jù)，申報(bào)的紙質(zhì)審批資料不能與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時對接，無法滿足審核需求，無形中降低了審批效率。
還需指出的是，對于一些特殊事項(xiàng)或緊急情況，資金需要馬上支付，而目前A公司并未設(shè)計(jì)緊急審批流程，也缺少“綠色大額資金支付審批”的制度規(guī)定，“綠色資金”亟待提高審批效率。
4. 后續(xù)監(jiān)管缺失。有效的后續(xù)監(jiān)管是推進(jìn)大額資金支付審批工作開展的保障。目前，A公司的大額資金審批體系中后續(xù)監(jiān)控比較弱。具體體現(xiàn)在：第一，審批與審核職責(zé)未分離。審批與審核職責(zé)不分離，審批中出現(xiàn)的問題難以被發(fā)現(xiàn)，易出現(xiàn)審批舞弊事項(xiàng)。第二，追蹤審批執(zhí)行缺失。審批中遺留問題被束之高閣，得不到核查落實(shí)和督辦。另外，大額資金審批支付后缺乏跟進(jìn)管理。比如，設(shè)備采購預(yù)付款經(jīng)審批支付后不再及時取得發(fā)票對預(yù)付賬款進(jìn)行清理，或者出現(xiàn)改變用途的支付、改變收款人的支付等現(xiàn)象。
二、大額資金支付審批體系的優(yōu)化
1. 審批理念的再塑。優(yōu)化大額資金支付審批體系是一項(xiàng)系統(tǒng)性管理提升工作，涉及方方面面，是某種程度上的管理流程再造，是企業(yè)從“人治”到“法治”的管理方式變革，也是現(xiàn)代企業(yè)組織扁平化與授權(quán)分權(quán)的管理需求。任何制度的貫穿落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的倡導(dǎo)和推行都起著不可或缺的決定性作用。
大額資金支付審批屬于資金管控手段，是防范資金支付風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制活動，是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理的一種參與方式。應(yīng)遵循合法合規(guī)合理的原則，本著有利于公司發(fā)展、能為公司帶來效益、能充分發(fā)揮公司資源效應(yīng)的宗旨，建立實(shí)質(zhì)性審核標(biāo)準(zhǔn)。
同時，建立以責(zé)任意識為核心的特色企業(yè)文化，營造責(zé)權(quán)利相匹配的管控環(huán)境和誠信開放的組織氛圍。在明確各級授權(quán)審批人責(zé)任的基礎(chǔ)上，大力培養(yǎng)授權(quán)審批人員的責(zé)任意識，加大大額資金支付審批工作的實(shí)際執(zhí)行力度。
2. 審批組織的重建。應(yīng)組建橫縱矩陣式的審批組織架構(gòu)。結(jié)合公司事業(yè)部制模式調(diào)整審批組織模式，以資金管理部為歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)將審批審核分解到各相關(guān)經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門。各相關(guān)部門固化具體業(yè)務(wù)審核經(jīng)辦人，對于審批中出現(xiàn)的問題，出具審核意見并反饋至付款申請單位，由其直接聯(lián)系付款申請單位對審核中的問題進(jìn)行溝通修正直至完成其部門審批。對存在嚴(yán)重問題的大額資金支付，各審核部門集中商討決策，形成常態(tài)化集中會審機(jī)制。
審批分權(quán)后，注重協(xié)調(diào)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間的審批權(quán)限。另外，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門不僅應(yīng)明確自身的職責(zé)和權(quán)限，還要了解其他部門的審核工作，各相關(guān)部門應(yīng)非孤立地辦理審批，真正實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性審核。
3. 審批制度的修訂。
一是區(qū)別正常審批程序和簡易審批程序。應(yīng)遵循成本效益原則，加強(qiáng)復(fù)雜事項(xiàng)資金支付審批，簡化一般日常資金支付審批。比如，工程款屬于日?？铐?xiàng)支付，應(yīng)簡化審批程序。對于復(fù)雜、特殊事項(xiàng)用款等則需要進(jìn)行完全審批，甚至須通過公司最高決策機(jī)構(gòu)黨政聯(lián)席會審議決定。
二是完善審批授權(quán)制度。若部門人員或崗位發(fā)生變化，應(yīng)將授權(quán)審批職責(zé)權(quán)限作匹配性調(diào)整，避免因?qū)徟?zé)任人缺失造成的資金支付風(fēng)險(xiǎn)。同時，特殊授權(quán)制度需進(jìn)一步明確，根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，從細(xì)節(jié)與可操作性出發(fā)進(jìn)行合理性設(shè)計(jì)。
三是設(shè)立“綠色資金”支付審批流程。首先，合理界定綠色資金，不能任意擴(kuò)大綠色資金范圍。其次，明確綠色資金審批具體流程，比如：領(lǐng)導(dǎo)出差時可以通過電子郵件甚至電話指示先行辦理審批。
4. 審批方式的改進(jìn)。
一是實(shí)現(xiàn)大額資金支付審批網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)達(dá)，為大額資金支付的網(wǎng)絡(luò)審批提供了技術(shù)條件。以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以財(cái)務(wù)軟件為支撐，建成集成的授權(quán)審批體系，分別設(shè)置業(yè)務(wù)授權(quán)、業(yè)務(wù)執(zhí)行、業(yè)務(wù)記錄與業(yè)務(wù)核查等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，變規(guī)范為程序，變監(jiān)管為控制，陽光操作，痕跡運(yùn)行，適時公開審批信息。在確保審批的公平、公正性的同時，也將提高審批效率。
二是整合大額資金支付審批流程。有針對性地優(yōu)化大額資金支付審批流程，分類別分級次審批，減少審批環(huán)節(jié)。對于重點(diǎn)管控資金，遵守完全審批流程，而對于一般性、日常性資金，則應(yīng)遵循簡易流程。同時，實(shí)施前置主管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批程序，即在分管領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)發(fā)生的必要性進(jìn)行審核后，付款申請單位才申報(bào)付款，確定應(yīng)該支付后，只是對怎樣支付的問題進(jìn)行審批，自然能提高審批效率。另外，結(jié)合常態(tài)化集中會審機(jī)制，“一站式”審批也不失為一種新設(shè)想。
5. 審批落實(shí)的保障。
一是建立大額資金支付審批體系的持續(xù)追蹤和反饋機(jī)制。審批經(jīng)辦人對審批中出現(xiàn)的遺留問題進(jìn)行跟蹤解決；審批核查人對審批中的違規(guī)行為及時予以糾正；審批負(fù)責(zé)人對整個審批體系進(jìn)行考評，并定期書面通報(bào)審批情況。就A公司而言，要從根本上防范更改資金用途或收款人等后續(xù)支付風(fēng)險(xiǎn)，可以考慮將大額資金支付納入公司資金總部統(tǒng)一辦理。
二是建立大額資金支付審批體系的追責(zé)機(jī)制。當(dāng)審批中出現(xiàn)問題造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。當(dāng)然，建立此機(jī)制不僅僅是對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行懲罰，而重在警示，防范類似問題的發(fā)生。
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【作 者】
徐建霞
【作者單位】
（中國水利水電第三工程局有限公司 西安 710016）
