企業(yè)的物資管理，是指對(duì)企業(yè)所需各種物資的計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等一系列組織、管理工作的總稱。通過(guò)物資管理，做到適質(zhì)、適量、適價(jià)、適地、適時(shí)地供應(yīng)物資，保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)挖掘物資潛力，充分發(fā)揮物資效用，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。搞好物資管理的目的就是為了更好的為生產(chǎn)服務(wù)，物資部門(mén)就是煤炭企業(yè)保障生產(chǎn)的后勤部門(mén)，又是生產(chǎn)發(fā)展的先行部門(mén)，其服務(wù)對(duì)象是生產(chǎn)單位，物資供應(yīng)過(guò)程同煤炭企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程有著十分密切的關(guān)系，它的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)工作都必須面向生產(chǎn)，面向基層，方便生產(chǎn)，方便基層。要保證生產(chǎn)不間斷進(jìn)行而組織供應(yīng)所需的各種物資，同時(shí)盡力做好為生產(chǎn)服好務(wù)，做到急生產(chǎn)所急，想生產(chǎn)所想，做好售后服務(wù)，有問(wèn)題及時(shí)找分供方聯(lián)系解決，使生產(chǎn)單位解除后顧之憂，為企業(yè)品牌做出物資公司應(yīng)盡的責(zé)任。降低成本費(fèi)用是煤礦生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如何降低物資采購(gòu)成本，嚴(yán)格控制物資采購(gòu)的綜合費(fèi)用是煤炭企業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)的又一個(gè)重要前提和保障。
一、建立嚴(yán)格的采購(gòu)控制制度，規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)
（一）根據(jù)工作實(shí)踐，我認(rèn)為，在制定采購(gòu)制度時(shí)，要嚴(yán)格按照企業(yè)制度體系規(guī)定的采購(gòu)控制程序，規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)
具體應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：
1.采購(gòu)計(jì)劃編制、報(bào)批，比價(jià)訂貨，入庫(kù)驗(yàn)收，結(jié)算等工作必須分工負(fù)責(zé)，嚴(yán)格履行各自的工作職責(zé)。
2.采購(gòu)人員除特殊的特別授權(quán)外，均按批準(zhǔn)的物資品種、型號(hào)規(guī)格（圖號(hào)）、數(shù)量，生產(chǎn)廠家以及合格分供方、安全標(biāo)準(zhǔn)證等進(jìn)行調(diào)價(jià)、比價(jià)采購(gòu)，不得擅自更改采購(gòu)合同內(nèi)容。
3.除零星物資采購(gòu)?fù)?，采?gòu)業(yè)務(wù)需簽訂采購(gòu)合同，按程序要求審批和報(bào)批后執(zhí)行。
4.采購(gòu)貨款必須經(jīng)過(guò)審核并與合同相符，按企業(yè)資金平衡計(jì)劃指標(biāo)，由物資供銷(xiāo)單位具體安排方可付款結(jié)算。
5.采購(gòu)貨款除特殊的小額采購(gòu)?fù)?，必須通過(guò)集團(tuán)資產(chǎn)財(cái)務(wù)部結(jié)算。
6.除需采購(gòu)的土產(chǎn)品（山沙、料石、竹箕等）以外，必須開(kāi)具增值稅發(fā)票和運(yùn)輸費(fèi)發(fā)票。
7.采購(gòu)的物資必須經(jīng)過(guò)驗(yàn)收方可入庫(kù)，采購(gòu)過(guò)程的損耗必須及時(shí)查明原因，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可處理等。
（二）在實(shí)際發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，按程序辦理
1.需貨單位填寫(xiě)“物資采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表”，辦理申請(qǐng)手續(xù)，“申請(qǐng)表”是通知物資部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的一種業(yè)務(wù)憑證，由申請(qǐng)需貨單位的負(fù)責(zé)人簽字后，送交物資公司編匯采購(gòu)計(jì)劃，使每一次采購(gòu)業(yè)務(wù)都能有相應(yīng)的依據(jù)，并建立在有計(jì)劃的基礎(chǔ)上。這樣做可防止盲目采購(gòu)、重疊積壓物資，節(jié)約使用資金，并能分清各有關(guān)單位和采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的責(zé)任。“申請(qǐng)表”可采取一式二聯(lián)，詳細(xì)注明：申請(qǐng)單位和申請(qǐng)購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)（圖號(hào)）、數(shù)量、價(jià)格、生產(chǎn)廠家、到貨剛明等內(nèi)容，一并交物資部門(mén)，由物資部門(mén)據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后，將其中一聯(lián)退還申購(gòu)單位，以表示答復(fù)。
2.簽訂“訂貨單位”，規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)，除零星以及生產(chǎn)急需的物資采購(gòu)可隨時(shí)辦理外，大量購(gòu)貨業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂合同（傳真、信函必須加蓋合同章），并按照程序要求采用物資訂貨合同審核單進(jìn)行報(bào)審，以保證采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范化。“訂貨合同”是進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的一種業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證，也是雙方應(yīng)當(dāng)共同遵守的一種契約。它不僅使采購(gòu)業(yè)務(wù)在開(kāi)始時(shí)就置于計(jì)劃控制之下，而且便于對(duì)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢。
3.填寫(xiě)“入庫(kù)驗(yàn)收單”，嚴(yán)格驗(yàn)收制度。有利于考核采購(gòu)（業(yè)務(wù)員）人員的工作質(zhì)量，劃清采購(gòu)人員與倉(cāng)庫(kù)保管員之間相互的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證人庫(kù)物資的準(zhǔn)確性、安全性。
4.強(qiáng)化審查制度，嚴(yán)格審核購(gòu)貨業(yè)務(wù)的各種憑證。物資公司財(cái)務(wù)在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對(duì)有關(guān)的原始憑證，包括發(fā)票、運(yùn)輸發(fā)票、入庫(kù)驗(yàn)收單、訂貨合同等進(jìn)行認(rèn)真的審查、核對(duì)。不僅審查每一張憑證的購(gòu)貨數(shù)量和金額計(jì)算的正確性，還要檢查各種憑證之間內(nèi)容和時(shí)間是否相符，責(zé)任是否明確，手續(xù)是否清楚等。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，合理解決。
二、建立合格分供方檔案和物資采購(gòu)統(tǒng)計(jì)檔案制度，對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分調(diào)查和信息收集分析
企業(yè)的采購(gòu)管理要達(dá)到一定水平，特別是對(duì)于已取得IS090002質(zhì)量管理體系認(rèn)證資格的煤炭企業(yè)，管理工作更要上檔次、上臺(tái)階。應(yīng)充分注重對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息的收集、整理，以便充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格走勢(shì)，為物資采購(gòu)決策提供依據(jù)。一是要對(duì)合格的供方建立檔案，其檔案內(nèi)容包括分供方調(diào)查、合格分供方評(píng)定、分供方質(zhì)量保證體系、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品合格證、安全標(biāo)志證書(shū)、聯(lián)系方式、供貨記錄等；二是要對(duì)主要采購(gòu)物資建立價(jià)格記錄檔案，對(duì)每一批采購(gòu)物資的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的物資價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊情況，原則上采購(gòu)價(jià)不能超過(guò)檔案記錄中的價(jià)格水平。要建立企業(yè)物資采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，定期監(jiān)督審核物資采購(gòu)工作，收集有關(guān)的物資價(jià)格信息；分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的物資價(jià)格水平；應(yīng)對(duì)物資運(yùn)輸費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格審查，杜絕跑、冒、滴、漏；并對(duì)建檔的資料進(jìn)行比較評(píng)價(jià)和采取相應(yīng)的措施。
三、建立受權(quán)審批制度，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理
1.根據(jù)集團(tuán)的實(shí)際情況，確定物資采購(gòu)的審批權(quán)限和責(zé)任、范圍，實(shí)行分級(jí)、分類(lèi)管理。如對(duì)耗用量多，金額高的大宗物資，由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)確定價(jià)格，控制上展，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和主要供貨渠道；常用材料、低耗品等，其價(jià)格控制權(quán)可根據(jù)采購(gòu)金額大小，授權(quán)由物資公司經(jīng)理決定報(bào)審；而成套設(shè)備、大型材料、專(zhuān)項(xiàng)工程主要物資等的購(gòu)置，則采取選準(zhǔn)供貨方，由集團(tuán)統(tǒng)一集中有關(guān)部門(mén)共同談價(jià)的方式進(jìn)行，決定后由物資公司運(yùn)作。
2.建立“三審一檢”制度（即采購(gòu)計(jì)劃審核、合同審核、質(zhì)量檢測(cè)和票據(jù)審核），嚴(yán)格考核。集團(tuán)資產(chǎn)財(cái)務(wù)部結(jié)合價(jià)格評(píng)價(jià)對(duì)重點(diǎn)監(jiān)控的物資應(yīng)定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)的可控價(jià)格。物資公司要結(jié)合制訂有效辦法，促使采購(gòu)業(yè)務(wù)人員積極努力尋找貨源，比價(jià)采購(gòu)，盡量降低采購(gòu)成本。對(duì)完成好的采購(gòu)人員要進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)玩忽職守，不負(fù)責(zé)任，甚至在采購(gòu)交往中不惜集團(tuán)利益，中飽私囊，損害集團(tuán)聲譽(yù)，造成影響的采購(gòu)人員堅(jiān)決嚴(yán)肅處理；建立采購(gòu)員在外辦事輪崗制度，進(jìn)行必要的約束和工作的比較。
3.通過(guò)付款方式的選擇來(lái)降低采購(gòu)成本，若資金較充裕時(shí)，則可采用貨到付款方式和部份預(yù)付款方式，可以帶來(lái)適度的價(jià)格折讓。
四、提高員工成本意識(shí)，進(jìn)一步抓好物資采購(gòu)成本管理
企業(yè)盈利目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，物資部門(mén)責(zé)任重大，舉足輕重。在目前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)買(mǎi)方市場(chǎng)的面前，切實(shí)抓好源頭控制，建設(shè)一支思想素質(zhì)過(guò)硬、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、成本意識(shí)較高的物資隊(duì)伍已勢(shì)在必行，刻不容緩。要充分發(fā)揮物資部門(mén)在企業(yè)物資采購(gòu)供應(yīng)的主渠道作用。必須堅(jiān)持企業(yè)利益至上，利潤(rùn)第一，千方百計(jì)讓采購(gòu)成本降低；按照與時(shí)俱進(jìn)的實(shí)踐要求，堅(jiān)決取締物資供應(yīng)原有的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)遺留下來(lái)的各種思維和作法；堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是的思想路線，做好做活物資市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作，最大限度發(fā)揮物資管理人員的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)和理論優(yōu)勢(shì)，幫助企業(yè)科學(xué)決策和落實(shí)措施，推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展。
煤礦企業(yè)攤子大、戰(zhàn)線長(zhǎng)、人員多、系統(tǒng)復(fù)雜，而且社會(huì)屬性比較突出。在這種形勢(shì)下，煤炭企業(yè)必須規(guī)范管理制度，優(yōu)化管理流程，嚴(yán)格管控企業(yè)物資采購(gòu)的綜合成本，做到計(jì)劃性與靈活性相結(jié)合，隨機(jī)性和標(biāo)準(zhǔn)化相結(jié)合，不斷推動(dòng)企業(yè)物資采購(gòu)工作和成本控制工作向前發(fā)展。
