由于沒有良好的管控，很多企業(yè)的預(yù)算制度成為一紙空文。對此，財政部新規(guī)強(qiáng)調(diào)要通過信息化手段加強(qiáng)企業(yè)預(yù)算執(zhí)行。
《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》第33條明確指出，處于會計核算信息化階段的企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制等財務(wù)管理信息化。處于財務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的情況，逐步實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理等決策支持信息化。
因此，企業(yè)應(yīng)加速步入預(yù)算管理信息化時代，最終實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化。
企業(yè)欠缺“主動式管理”
記者了解到，國內(nèi)還有一大批企業(yè)尚未真正發(fā)揮預(yù)算管理的戰(zhàn)略導(dǎo)向功能。
目前，雖然很多企業(yè)都制定了詳細(xì)的全面預(yù)算管理制度，同時也采用預(yù)算管理軟件協(xié)助進(jìn)行預(yù)算的編制、上報和執(zhí)行分析，但是預(yù)算最終的實(shí)際執(zhí)行效果大打折扣。
據(jù)武漢航天遠(yuǎn)景科技有限公司財務(wù)總監(jiān)趙團(tuán)結(jié)反映，企業(yè)全面預(yù)算審批的效率和效果失衡、全面預(yù)算編制和執(zhí)行相分離、預(yù)算分析不及時等問題突出。比如，有部分企業(yè)尤其是集權(quán)制企業(yè)，即使在全面預(yù)算編制審批通過后，其日常發(fā)生的業(yè)務(wù)還是需要公司“一把手”審批，審批鏈條較長，造成效率低下，甚至有可能導(dǎo)致重大經(jīng)濟(jì)決策失誤。另外，大小事項仍需“一把手”審批，中層管理人員和其他高管層的審批也可能流于形式。
“雖然很多企業(yè)年初有預(yù)算，但并不是所有的企業(yè)都按年初的預(yù)算執(zhí)行實(shí)施。”湖北五環(huán)會計師事務(wù)所副所長楊良成說。
對于其中的原因，北京慧點(diǎn)科技有限公司高級咨詢顧問沈喜剛說：“當(dāng)下屬企業(yè)或者部門發(fā)現(xiàn)超預(yù)算時，往往已經(jīng)晚了，一些本應(yīng)節(jié)約不該花出去的資金由于年初預(yù)算充足而支付出去，影響了年末正常業(yè)務(wù)的開展?！边€有一些單位盡管做了預(yù)算編制，但是當(dāng)某一項費(fèi)用預(yù)算不夠的時候，就挪用其他項目的預(yù)算。更有甚者，根本不清楚自己的預(yù)算，在費(fèi)用發(fā)生之后，只要公司領(lǐng)導(dǎo)通過審批就能入賬，但是公司的高層管理者很少會在簽字的時候同時顧及到預(yù)算的剩余情況。
“我們應(yīng)該把問題控制在開始，通過建立費(fèi)用管控信息系統(tǒng)，支持各級領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用主動式管理，實(shí)現(xiàn)成本支出‘事前預(yù)算控制，事中審批控制，事后核算分析’的一體化管理。”沈喜剛說。
適時管理與授權(quán)管理并行
預(yù)算管理的執(zhí)行，首先要做到適時管理與授權(quán)管理并行。
全面預(yù)算管理強(qiáng)調(diào)事前、事中和事后三個過程。因此，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)算的執(zhí)行過程，實(shí)現(xiàn)支出預(yù)算的事前控制，以及申請部門、歸口管理部門對預(yù)算支出的適時管理。
對此，楊良成認(rèn)為，如果企業(yè)的內(nèi)部控制能與信息化相結(jié)合，那么預(yù)算管理在信息化狀態(tài)下，可能達(dá)到常態(tài)化的管理，即一旦出現(xiàn)預(yù)算異?，F(xiàn)象，信息化系統(tǒng)會自動提示，引起企業(yè)重視，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。
而要將這些要求融入費(fèi)用管控信息系統(tǒng)中，沈喜剛認(rèn)為，這要求對于每個費(fèi)用項目，全公司應(yīng)制定統(tǒng)一的審批權(quán)限，無論是誰，凡是發(fā)生費(fèi)用都要經(jīng)過這些審批節(jié)點(diǎn)，無一例外。
系統(tǒng)要根據(jù)費(fèi)用事項的不同、授權(quán)審批限額等條件的不同，對符合預(yù)算要求的費(fèi)用申請自動提交到下一審核節(jié)點(diǎn)，將合規(guī)性檢查提前從申請環(huán)節(jié)就由系統(tǒng)自動完成，減少人工判斷，避免人為干預(yù)。
對于集團(tuán)性企業(yè)，系統(tǒng)應(yīng)在統(tǒng)一管控的基礎(chǔ)上，按照分級授權(quán)、權(quán)責(zé)對應(yīng)的原則，授權(quán)各公司自行制定預(yù)算分配和管理策略。
“結(jié)合公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理風(fēng)格，制定明確的分級授權(quán)管理體系，如有可能，借助ERP系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的審批權(quán)限，實(shí)行明確的分級管理制度。這樣，不但可以有效引導(dǎo)預(yù)算的執(zhí)行，更可以提升企業(yè)的效率。同時，將公司‘一把手’從日常瑣事中解放出來，以思考和管理公司戰(zhàn)略及其風(fēng)險。”趙團(tuán)結(jié)說。
而對于一個公司內(nèi)部的預(yù)算管理，可以細(xì)化為分解控制和歸口控制兩種策略。即將預(yù)算下發(fā)到各個部門，或者找一個歸口部門統(tǒng)一管理。
“在業(yè)務(wù)的開展中，如果某一部門的預(yù)算不夠，而公司內(nèi)其他部門的預(yù)算還有剩余，則各個公司的預(yù)算管理員可以在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整。如果某一費(fèi)用全公司都沒有預(yù)算了，需要上級或者集團(tuán)追加預(yù)算時，通過信息系統(tǒng)將全面預(yù)算系統(tǒng)的下?lián)茴A(yù)算導(dǎo)入后進(jìn)行預(yù)算的下達(dá)分解。”沈喜剛解釋說。
加強(qiáng)財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化管理
為加強(qiáng)預(yù)算管理，企業(yè)還應(yīng)將財務(wù)管理推進(jìn)到業(yè)務(wù)前端，加強(qiáng)財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化管理。
“預(yù)算管理不應(yīng)該只是文字和數(shù)字游戲?！壁w團(tuán)結(jié)說，預(yù)算分析是一個浩大的工程，僅靠財務(wù)人員無法做到。如果企業(yè)僅僅依賴財務(wù)人員進(jìn)行預(yù)算分析，分析結(jié)果不但不及時，而且與業(yè)務(wù)的結(jié)合也不夠緊密。因此，企業(yè)應(yīng)安排財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員共同分析預(yù)算執(zhí)行的偏差，發(fā)現(xiàn)預(yù)算和業(yè)務(wù)的匹配程度，這也可以反映出企業(yè)是否依然符合企業(yè)既定的戰(zhàn)略，從而加強(qiáng)或修正公司相關(guān)業(yè)務(wù)的開展。總之，預(yù)算的分析不能純粹就數(shù)字而論，應(yīng)當(dāng)密切結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)來開展。
記者了解到，目前，大多數(shù)企業(yè)通過支出申請和審批的電子化，能夠全面、及時地采集各類成本費(fèi)用的信息，實(shí)時掌握各項預(yù)算的開支情況。如果企業(yè)能夠及時地對這些數(shù)字進(jìn)行分析，就可以解決財務(wù)信息反饋的滯后性問題。
沈喜剛認(rèn)為，費(fèi)用管控信息系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的無縫對接，可以實(shí)現(xiàn)支出申請、審批、支付與集成記賬的閉環(huán)管理，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，避免數(shù)據(jù)落地處理，切實(shí)提升財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化水平，提高管理工作效率和財務(wù)信息質(zhì)量。
宮瑩
