【摘要】經(jīng)濟(jì)酒店近年連鎖化發(fā)展之路風(fēng)生水起，成為酒店業(yè)的新興力量，由于連鎖化門店具有地點(diǎn)分散、崗位簡化、現(xiàn)金交易多等新特點(diǎn)，不能照搬傳統(tǒng)酒店管理模式，資金管控?zé)o章可循，使得資金風(fēng)險凸顯。本文在深入分析經(jīng)濟(jì)型酒店面臨的資金風(fēng)險的基礎(chǔ)上提出了建立和創(chuàng)新內(nèi)部控制制度、化解資金風(fēng)險的建議。
【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟(jì)酒店 資金風(fēng)險 信息化
經(jīng)濟(jì)酒店是一種新型業(yè)態(tài)，它的客房服務(wù)和設(shè)施具有一般星級酒店的品質(zhì)，但取消或壓縮購物、娛樂、餐飲、會議等功能，具有經(jīng)濟(jì)、舒適、便捷、安全等特點(diǎn)。隨著社會中小型商務(wù)活動日益增加、大眾化休閑旅游度假時代來臨，經(jīng)濟(jì)酒店在我國迅速興起并保持跨越式發(fā)展的良好勢頭。連鎖經(jīng)濟(jì)酒店作為一個資金密集型行業(yè)，資金是連鎖經(jīng)濟(jì)酒店的血液，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，如何防范資金風(fēng)險便是首當(dāng)其沖的一個重大問題。連鎖經(jīng)濟(jì)酒店必須結(jié)合自身經(jīng)營特點(diǎn)，在資金管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新，消除企業(yè)潛在的風(fēng)險，才能在競爭中立于不敗之地，保持企業(yè)高速、健康發(fā)展態(tài)勢。
一、經(jīng)濟(jì)酒店面臨的資金風(fēng)險
連鎖經(jīng)濟(jì)酒店前期是資金凈投入，雖然單店投資不大，每間客房投資一般在5 ~ 8萬元，單店總投資大概幾百萬元，但由于連鎖規(guī)模化發(fā)展，大規(guī)模開設(shè)連鎖門店，且繼續(xù)開新店或舊店更新改造，需要周而復(fù)始地投入大量建設(shè)資金，可能會面臨投資資金不足窘境；酒店正常經(jīng)營后有穩(wěn)定資金流入，但由于經(jīng)濟(jì)酒店經(jīng)營特點(diǎn)以及成本效益考量，使得資金管控承受著巨大壓力，資金風(fēng)險也凸顯。
（一）內(nèi)部控制風(fēng)險
經(jīng)濟(jì)酒店的單店投入不多，規(guī)模不大，出于成本效益原則考慮，組織形式往往實行扁平化、精簡化，很多情況下是一人多職多崗，一名會計負(fù)責(zé)多家店面的會計管理工作；有些甚至是不相容職務(wù)由同一個人兼任，比如前臺接待、住宿登記、收款、開具發(fā)票均由一人完成，供應(yīng)商甄選、供應(yīng)價格、物資采購、付款均由一人完成，將傳統(tǒng)星級酒店稽核員崗位由出納或其他崗位兼任；內(nèi)部控制和牽制作用被嚴(yán)重削弱，極易發(fā)生舞弊風(fēng)險，造成資金損失。
連鎖經(jīng)濟(jì)酒店要貼近目標(biāo)市場，門店的往往分布在不同的城市，而且門店數(shù)量比較多，這就使得要在空間和時間上對門店進(jìn)行遠(yuǎn)程管理，信息傳遞和反饋容易延遲，也不容易發(fā)現(xiàn)問題，管理難度大，容易形成資金管理漏洞。
（二）現(xiàn)金管理風(fēng)險
由于經(jīng)濟(jì)酒店的經(jīng)營特點(diǎn)，使用現(xiàn)金交易的業(yè)務(wù)比較多，交易也比較頻繁，特別是酒店住宿收入實現(xiàn)沒有實物進(jìn)銷存賬來反映，不需要從實物狀態(tài)轉(zhuǎn)化為收入，也并不必然伴隨實物量的減少，比其他企業(yè)更加難留下審計軌跡。
1. 現(xiàn)金銷售。經(jīng)濟(jì)酒店團(tuán)隊客源比較少，大部分為散客，很大一部分散客是通過現(xiàn)金結(jié)算，部分客人通過現(xiàn)金支付款項后沒有索取相關(guān)票據(jù)，銷售日報表傳送及稽核不及時、不到位，容易給前臺、出納等接觸資金次數(shù)頻繁的人員，通過修改單據(jù)、刪除單據(jù)或者不辦理登記手續(xù)等手段，提供挪用、貪污營業(yè)款的可乘之機(jī)，甚至可能利用價格調(diào)整之機(jī)侵占差價款，財務(wù)部門難以對門店資金進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的監(jiān)控，甚至很大程度上無法通過現(xiàn)有資料找到舞弊痕跡，最終無法查處舞弊行為，造成資金損失。
2. 成本費(fèi)用現(xiàn)金開支。物資采購、費(fèi)用開支等一些經(jīng)營行為，經(jīng)常通過現(xiàn)金進(jìn)行對外支付，但由于連鎖門店數(shù)量非常多，雖然有年度的成本費(fèi)用預(yù)算，但經(jīng)營和市場情況變化時，不能及時修正預(yù)算，現(xiàn)有的管理手段也很難做到事前對所有經(jīng)營事項一一審批，事后集中報賬，如果存在預(yù)算結(jié)余虛列開支或提高價格開支情況，財務(wù)部門難以對這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實性、必要性以及金額的真實性進(jìn)行核實。
3. 利用優(yōu)惠促銷套取現(xiàn)金。連鎖經(jīng)濟(jì)酒店為吸引客人，經(jīng)常進(jìn)行一些優(yōu)惠促銷，比如用積分兌換禮品或住宿、優(yōu)惠券抵住宿費(fèi)、打折、免費(fèi)體驗、免費(fèi)送早餐等優(yōu)惠活動，雖然對提高入住率起到了一定作用，但這些促銷活動也存在很多漏洞，很容易被不良員工利用來套取資金。例如按照房價掛牌價全額收取客人現(xiàn)金住宿費(fèi)后，利用優(yōu)惠券或者編制打折單據(jù)來抵沖部分住宿費(fèi)，套取抵沖部分的現(xiàn)金。
（三）消費(fèi)掛賬風(fēng)險
經(jīng)濟(jì)酒店雖然近年取得快速長足發(fā)展，但同樣也面臨著激烈的商業(yè)競爭，掛賬賒銷成為擴(kuò)大銷售額的手段之一，被廣泛加以運(yùn)用，通常允許協(xié)議單位先掛賬，定期結(jié)算。
其一，前來入住的客人可能會是協(xié)議單位的員工、客戶或其他關(guān)聯(lián)人員，在簽訂協(xié)議的時候不是能夠確定具體人員的名字，這些人員以協(xié)議單位的名義掛賬入住時，有時候僅憑協(xié)議單位電話通知，沒有獲得其書面授權(quán)原件，就辦理了掛賬入住手續(xù)，待月末結(jié)算時候往往會產(chǎn)生異議，而酒店也拿不出有力的證據(jù)證明。
其二，連鎖門店為完成銷售任務(wù)，沒有認(rèn)真核查協(xié)議單位的資質(zhì)和信用，就簽訂了合同協(xié)議或口頭協(xié)議，簽訂協(xié)議后一些企業(yè)因為經(jīng)濟(jì)狀況不好或者合同條款糾紛，到期無法按時支付住宿費(fèi)用，造成壞賬損失。
（四）資金短缺風(fēng)險
經(jīng)濟(jì)酒店規(guī)模在快速增長。在這樣競爭激烈的市場上，各家經(jīng)濟(jì)型酒店都在爭先恐后地擴(kuò)大規(guī)模，如果放慢腳步市場就會被競爭對手奪走。根據(jù)商務(wù)部商業(yè)改革發(fā)展司和中國飯店協(xié)會發(fā)布的信息，經(jīng)濟(jì)酒店的平均單店投資730萬元，平均每間客房投資5.5萬。由于經(jīng)濟(jì)酒店是租賃經(jīng)營，缺少可以抵押資產(chǎn)，往往難以獲得銀行貸款，龐大的資金需求成為許多經(jīng)濟(jì)酒店無法承受的壓力，由此放慢發(fā)展腳步。七斗星連鎖經(jīng)濟(jì)酒店由于盲目擴(kuò)大規(guī)模，追求上市目標(biāo)，導(dǎo)致資金鏈斷裂，2007年被如家快捷收購100%股權(quán)。資金短缺給經(jīng)濟(jì)酒店發(fā)展帶來嚴(yán)重阻礙，很可能出現(xiàn)資金難以為繼的局面，而被迫破產(chǎn)或者被并購。
二、創(chuàng)新內(nèi)部控制制度，化解資金風(fēng)險
經(jīng)濟(jì)酒店連鎖發(fā)展是一種新的經(jīng)營發(fā)展模式，與傳統(tǒng)星級酒店既有共同點(diǎn)也有差異，沒有現(xiàn)成經(jīng)驗可以照搬，應(yīng)創(chuàng)新管理模式和思路，研究企業(yè)的經(jīng)營環(huán)節(jié)，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，實現(xiàn)流程再造，嵌入科學(xué)的內(nèi)部控制流程、標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到預(yù)期風(fēng)險控制目標(biāo)，防范可能出現(xiàn)資金風(fēng)險。
（一）強(qiáng)化以信息化為載體的內(nèi)部控制制度建設(shè)
信息化打破了地域限制，提高了信息傳輸速度和價值，實現(xiàn)管理的協(xié)同效應(yīng)，為企業(yè)更好地進(jìn)行財務(wù)管理提供了一種技術(shù)手段。但是必須在信息化系統(tǒng)中嵌入內(nèi)部控制程序和方法，設(shè)置控制標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，才能實現(xiàn)內(nèi)部控制的有效性，保證資產(chǎn)的安全完整，防止資金損失的風(fēng)險。
1. 建立信息化管理控制系統(tǒng)。
（1）事前控制。主要是對網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全進(jìn)行控制，配置防火墻、殺毒軟件、入侵檢測等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備裝備，完善網(wǎng)絡(luò)管理、設(shè)備管理等防護(hù)管理制度，形成相對安全的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境；財務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計要安全可靠，數(shù)據(jù)能同步安全對接。
（2）事中控制。通過數(shù)字認(rèn)證體系，對各操作人員的身份、權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)管理，防止非授權(quán)操作，特別是系統(tǒng)管理員的非法操作；通過財務(wù)和業(yè)務(wù)流程再造辦法，在業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中嵌入內(nèi)部控制程序，實現(xiàn)交易授權(quán)、職責(zé)劃分、憑證與記錄控制、資產(chǎn)接觸與記錄使用、稽核等控制程序，實時監(jiān)控系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行情況。
（3）事后控制。應(yīng)建立數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)和保管制度，確保出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、自然災(zāi)害等問題出現(xiàn)時，能恢復(fù)數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫訪問的安全管理，禁止一切非法侵入，防止數(shù)據(jù)的丟失篡改。
2. 創(chuàng)新住宿收入管理方法。
（1）將公安部門身份證識別系統(tǒng)、住宿管理系統(tǒng)、電子門卡系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享和無縫對接。在客人辦理入住手續(xù)時，前臺登記人員通過專用身份證讀卡器，自動將客人身份信息讀入各系統(tǒng)中，根據(jù)系統(tǒng)存在的客人身份信息，才能在住宿管理系統(tǒng)中錄入房號、房價、押金等住宿信息，然后電子門卡系統(tǒng)才能根據(jù)相關(guān)信息制作客房門卡，門卡信息寫入后不能再進(jìn)行修改或者刪除客人住宿所有相關(guān)信息，這樣不僅能減少紙質(zhì)住宿登記操作時間，最重要的是可以通過信息化系統(tǒng)設(shè)置，有效地行使內(nèi)部控制職能，防止有關(guān)人員隨意刪除、修改客人住宿信息，或者給客人制作門卡后不辦理住宿登記手續(xù)，將收入款私自截留占用。
（2）優(yōu)惠促銷管理。經(jīng)濟(jì)酒店近年已形成品牌林立的發(fā)展現(xiàn)狀，同時競爭愈發(fā)激烈，各種營銷優(yōu)惠活動將被更多運(yùn)用，也會發(fā)放一些優(yōu)惠券或打折券吸引客人，發(fā)放數(shù)量和使用程序要按以下規(guī)定、流程嚴(yán)格管理：優(yōu)惠兌換券或打折的內(nèi)容、金額或有效期等信息必須事前審批并錄入管理系統(tǒng)中；所有的住宿類優(yōu)惠兌換券，客人必須在制作門卡之前使用才能有效；紙質(zhì)兌換券，應(yīng)在券面印制防偽碼、編號等，通過讀取兌換券信息與系統(tǒng)信息一致后才能兌換，電子兌換券必須正確輸入密碼后才能使用；系統(tǒng)將自動同步在系統(tǒng)中生成優(yōu)惠兌換券使用相關(guān)信息，防止重復(fù)兌換使用。這樣就將優(yōu)惠兌換券的使用置于客人、信息系統(tǒng)雙重監(jiān)督和管理中，能有效防止利用優(yōu)惠兌換券套取資金。
3. 物資采購的分類管理。經(jīng)濟(jì)酒店應(yīng)建立物資采購ABC分類管理辦法，根據(jù)相應(yīng)審批權(quán)限進(jìn)行物資采購。對于金額大或影響酒店品牌的物資，列為A類物資管理，必須由酒店統(tǒng)一采購并配送到連鎖門店；對于日常經(jīng)營所必需的但金額不大的物資，列為B類物資管理，由酒店確定推薦品牌及指導(dǎo)價，連鎖門店按照推薦品牌和價格自行采購；對于金額小且很少發(fā)生的，列為C類物資管理，由連鎖門店自行選定。物資采購ABC分類管理，不僅有利于明確權(quán)限，防止采購價格混亂，也使得采購過程更透明，便于財務(wù)部門審核、監(jiān)督。
4. 強(qiáng)化現(xiàn)金交易管理。盡量減少現(xiàn)金交易，通過給予非現(xiàn)金交易的客人予以優(yōu)惠的方式，鼓勵客人通過pos機(jī)刷卡和在線支付等手段支付住宿費(fèi)，減少收款環(huán)節(jié)帶來的舞弊風(fēng)險；連鎖門店應(yīng)統(tǒng)一辦理單位商務(wù)卡，設(shè)定單位商務(wù)卡的日支付限額和總支付限額，對于連鎖門店零星采購、業(yè)務(wù)招待等通過單位商務(wù)卡支付，這樣使得交易留下交易價格、時間、地點(diǎn)等信息，實現(xiàn)有效的監(jiān)督管理，一些不能使用商務(wù)卡的現(xiàn)金支出，必須在發(fā)票上注明時間、地點(diǎn)、證明人、原因等信息并及時報銷，以減少虛報支出的風(fēng)險。
5. 加強(qiáng)掛賬管理。掛賬銷售是一把雙刃劍，在帶來銷售收入增長同時，也會帶來損失風(fēng)險，必須確定合理的信用條件，制定嚴(yán)格的掛賬管理制度：
（1）必須事前先制定信用政策，對需要掛賬的協(xié)議單位品質(zhì)、能力、資本等信用狀況進(jìn)行嚴(yán)格考察和評估，根據(jù)實際情況評判協(xié)議單位不同的信用等級，給予其不同的掛賬額度和期限，按照規(guī)定的審批流程辦理完審批手續(xù)后，雙方對書面協(xié)議進(jìn)行簽字及蓋章，并在協(xié)議中對交易條件、雙方的權(quán)利和違約責(zé)任、合同期限等關(guān)鍵條款進(jìn)行約定。
（2）所有的簽訂協(xié)議、掛賬額度、期限等信息必須錄入管理系統(tǒng)中，并賦予掛賬協(xié)議單位一個用戶名和初始密碼，初始密碼可以由協(xié)議單位進(jìn)行修改。辦理掛賬住宿時候，由協(xié)議單位經(jīng)辦人輸入相關(guān)信息正確后才能辦理掛賬入住手續(xù)，管理系統(tǒng)沒有相關(guān)信息的或者輸入密碼錯誤的，將無法辦理掛賬入住手續(xù)。授信部門應(yīng)定期及時復(fù)查協(xié)議單位信用情況，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置對掛賬金額、款項回收有無逾期情況進(jìn)行預(yù)警提醒功能，財務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題，并督促相關(guān)部門及時更正。
（二）資金統(tǒng)一規(guī)劃
1. 嚴(yán)格資金預(yù)算制度。資金預(yù)算主要包括現(xiàn)金收支、現(xiàn)金多余與不足計算、資金的籌集和利用等，經(jīng)濟(jì)酒店一定要合理統(tǒng)籌好資金開支項目和金額，合理確立投融資規(guī)模，合理安排和調(diào)度好資金，盡量提高資金使用效率，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。嚴(yán)格控制資金的預(yù)算支出和收入管理，預(yù)算執(zhí)行情況考核評價納入考核評價，對于支出超預(yù)算或收入不完成的，一定要定期進(jìn)行分析、研究，及時調(diào)整預(yù)算，以保持資金的最佳持有量。
2. 創(chuàng)新融資方式。經(jīng)濟(jì)酒店應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，創(chuàng)新思路，規(guī)避自身可抵押資產(chǎn)少的劣勢，發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)勢，開拓融資新方式?？梢岳矛F(xiàn)金流比較大且經(jīng)營權(quán)利潤比較高的特點(diǎn)，通過資金統(tǒng)一管理平臺，將所有已經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)營的連鎖門店現(xiàn)金流量集中，以顯示企業(yè)的實力和還款來源的可靠性，通過以酒店經(jīng)營權(quán)質(zhì)押的形式獲取銀行信貸支持?？梢酝ㄟ^購買信貸保證保險，獲取銀行貸款。信貸保證保險是指貸款人與保險人簽訂保證保險合同，如果貸款人沒有履行與貸款銀行簽訂《借款合同》約定的還款義務(wù)，保險公司需要對貸款人未清償?shù)慕杩畋窘鸷屠?，向貸款銀行進(jìn)行賠償。這樣就極大增加信貸資金的安全性，使得銀行愿意發(fā)放貸款。
主要參考文獻(xiàn)
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【作 者】
伍唯佳
【作者單位】
（廣西城市便捷酒店管理有限公司 南寧 530022）
