每個(gè)企業(yè)都有自己完整的客戶、供應(yīng)商管理制度，企業(yè)的ERP系統(tǒng)應(yīng)能滿足企業(yè)客戶、供應(yīng)商管理的需求，及時(shí)登記往來款項(xiàng)和準(zhǔn)確反映應(yīng)收、應(yīng)付賬款的形成、回收、支付及增減變化情況并提供按月進(jìn)行核對(duì)和清理的功能。在SAP系統(tǒng)中，用戶能詳細(xì)地記錄每張客戶發(fā)票是否已經(jīng)收款了，每張供應(yīng)商發(fā)票是否已經(jīng)付款了，各種未達(dá)的資金項(xiàng)是否已經(jīng)到賬了等等，這些功能的實(shí)現(xiàn)需要借助SAP的清賬功能。
那什么是清賬呢？清賬（Clearing open items），從系統(tǒng)的角度說，是使客戶、供應(yīng)商及總賬行項(xiàng)目從未清項(xiàng)變成已清項(xiàng)的事務(wù)操作；從業(yè)務(wù)的角度說，清賬代表著交易的完成，以客戶業(yè)務(wù)為例說明。發(fā)生銷售業(yè)務(wù)時(shí)，借記客戶行項(xiàng)目，形成客戶借方的未清項(xiàng)；對(duì)客戶收款時(shí)，貸記客戶行項(xiàng)目，形成客戶貸方的未清項(xiàng)；在未清賬之前，此筆業(yè)務(wù)的行項(xiàng)目在系統(tǒng)中均以未清項(xiàng)列示，只有經(jīng)過清賬的操作，未清項(xiàng)才能變成已清項(xiàng)，意味著此筆銷售業(yè)務(wù)的完成。
清賬一般包括平時(shí)手工清賬和月末自動(dòng)清賬兩種方式。本文主要分析SAP的手工清賬。SAP提供兩種手工清賬的方式，賬戶清賬（account clearing）和記賬并清賬（post with clearing），兩種清賬方式速途同歸，但適用的情況和操作步驟不同。
▲▲一、賬戶清賬
當(dāng)某賬戶的行項(xiàng)目既有借方又有貸方，且借貸方相加減后余額為零，可以采用賬戶清賬。賬戶清賬對(duì)客戶和供應(yīng)商的余額沒有任何影響，當(dāng)選擇的金額和憑證的金額相同，就會(huì)產(chǎn)生一張有憑證頭的清賬憑證。常見的應(yīng)用業(yè)務(wù)場(chǎng)景如下：
場(chǎng)景一，某客戶或供應(yīng)商的發(fā)票業(yè)務(wù)和收付款業(yè)務(wù)相沖減；
場(chǎng)景二，某客戶的預(yù)收業(yè)務(wù)沖減應(yīng)收業(yè)務(wù)，某供應(yīng)商的預(yù)付業(yè)務(wù)沖減應(yīng)付業(yè)務(wù)；
場(chǎng)景三，某客戶或供應(yīng)商的發(fā)票業(yè)務(wù)與貸項(xiàng)憑單業(yè)務(wù)相沖減；所謂貸項(xiàng)憑單業(yè)務(wù)指的是賬務(wù)處理與發(fā)票業(yè)務(wù)完全相反，需要系統(tǒng)開具紅色發(fā)票的業(yè)務(wù)，比如，因物流等原因?qū)е驴蛻魧?shí)際收貨的數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致，則需要在系統(tǒng)中給客戶做貸項(xiàng)憑單。
▲▲二、記賬并清賬
當(dāng)某客戶賬戶只有借方行項(xiàng)目，或某供應(yīng)商賬戶只有貸方行項(xiàng)目，則可以采用記賬并清賬的方法。常見的業(yè)務(wù)場(chǎng)景是客戶在系統(tǒng)中完成了發(fā)票業(yè)務(wù)，可以在收到客戶款項(xiàng)時(shí)選擇收款記賬并清賬；供應(yīng)商在系統(tǒng)中完成了發(fā)票業(yè)務(wù)，可以在對(duì)供應(yīng)商付款時(shí)選擇付款記賬并清賬。如果收付款的金額恰好等于所選擇的發(fā)票金額，則行項(xiàng)目自動(dòng)從未清項(xiàng)變成已清項(xiàng)，業(yè)務(wù)完成；但在實(shí)際業(yè)務(wù)中，經(jīng)常存在收付款金額與發(fā)票金額不一致的情況，針對(duì)這樣的收付款差異，SAP提供了兩種處理方式，部分支付清賬（Partial payment）和剩余項(xiàng)目清賬（Residual items）。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的具體情況選擇不同的方式。下面舉例說明：
業(yè)務(wù)場(chǎng)景：某客戶因銷售業(yè)務(wù)借方有10000元的未清項(xiàng)，客戶本次付款8000元。
如果采用部分支付清賬，通常會(huì)產(chǎn)生一張新的付款憑證，原來借方10000元的行項(xiàng)目依舊是未清項(xiàng)，賬務(wù)處理如下：
借：銀行存款 8000
貸：客戶明細(xì)賬（應(yīng)收賬款） 8000 （未清項(xiàng)）
如果采用剩余項(xiàng)目清賬，則原來借方10000元的行項(xiàng)目會(huì)變成已清項(xiàng)，同時(shí)產(chǎn)生一新的未清項(xiàng)憑證，賬務(wù)處理如下：
借：銀行存款 8000
客戶明細(xì)賬（應(yīng)收賬款） 2000 （未清項(xiàng)）
貸：客戶明細(xì)賬（應(yīng)收賬款） 10000 （已清項(xiàng)）
▲▲三、部分支付清賬與剩余項(xiàng)目清賬的比較分析
采用部分支付清賬，相關(guān)的行項(xiàng)目依然作為未清項(xiàng)保留在賬戶上，包括原來發(fā)票的行項(xiàng)目及本次收付款的行項(xiàng)目，只有當(dāng)發(fā)票的全部金額收付訖后，所有的未清項(xiàng)才能變成已清項(xiàng)。部分付款清賬的優(yōu)點(diǎn)是，能夠清晰地反映整個(gè)往來業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，方便賬務(wù)查詢和對(duì)賬。
采用剩余項(xiàng)目清賬，本次付款后的差額部分會(huì)形成新的未清項(xiàng)，原來發(fā)票的未清項(xiàng)會(huì)變成已清項(xiàng)。另外，新的未清項(xiàng)可以根據(jù)需要選擇保留原來的付款條件還是定義新的付款條件。優(yōu)點(diǎn)是能隨時(shí)反映某筆業(yè)務(wù)當(dāng)前的未清項(xiàng)余額，但是不能直觀地反映出原始應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)的行項(xiàng)目是如何形成的，而且會(huì)導(dǎo)致虛增發(fā)生額。
清賬是SAP財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)強(qiáng)大功能，它使得每條業(yè)務(wù)記錄都很清楚，是對(duì)賬和自身核對(duì)的強(qiáng)有力的工具。同時(shí)它也是賬齡分析、催款、自動(dòng)付款、對(duì)賬函、往來賬核對(duì)等延伸功能的基礎(chǔ)。
作者：高滋棠
