
每個(gè)企業(yè)都有自己完整的客戶、供應(yīng)商管理制度,企業(yè)的ERP系統(tǒng)應(yīng)能滿足企業(yè)客戶、供應(yīng)商管理的需求,及時(shí)登記往來款項(xiàng)和準(zhǔn)確反映應(yīng)收、應(yīng)付賬款的形成、回收、支付及增減變化情況并提供按月進(jìn)行核對(duì)和清理的功能。在SAP系統(tǒng)中,用戶能詳細(xì)地記錄每張客戶發(fā)票是否已經(jīng)收款了,每張供應(yīng)商發(fā)票是否已經(jīng)付款了,各種未達(dá)的資金項(xiàng)是否已經(jīng)到賬了等等,這些功能的實(shí)現(xiàn)需要借助SAP的清賬功能。
那什么是清賬呢?清賬(Clearing open items),從系統(tǒng)的角度說,是使客戶、供應(yīng)商及總賬行項(xiàng)目從未清項(xiàng)變成已清項(xiàng)的事務(wù)操作;從業(yè)務(wù)的角度說,清賬代表著交易的完成,以客戶業(yè)務(wù)為例說明。發(fā)生銷售業(yè)務(wù)時(shí),借記客戶行項(xiàng)目,形成客戶借方的未清項(xiàng);對(duì)客戶收款時(shí),貸記客戶行項(xiàng)目,形成客戶貸方的未清項(xiàng);在未清賬之前,此筆業(yè)務(wù)的行項(xiàng)目在系統(tǒng)中均以未清項(xiàng)列示,只有經(jīng)過清賬的操作,未清項(xiàng)才能變成已清項(xiàng),意味著此筆銷售業(yè)務(wù)的完成。
清賬一般包括平時(shí)手工清賬和月末自動(dòng)清賬兩種方式。本文主要分析SAP的手工清賬。SAP提供兩種手工清賬的方式,賬戶清賬(account clearing)和記賬并清賬(post with clearing),兩種清賬方式速途同歸,但適用的情況和操作步驟不同。
▲▲一、賬戶清賬
當(dāng)某賬戶的行項(xiàng)目既有借方又有貸方,且借貸方相加減后余額為零,可以采用賬戶清賬。賬戶清賬對(duì)客戶和供應(yīng)商的余額沒有任何影響,當(dāng)選擇的金額和憑證的金額相同,就會(huì)產(chǎn)生一張有憑證頭的清賬憑證。常見的應(yīng)用業(yè)務(wù)場(chǎng)景如下:
場(chǎng)景一,某客戶或供應(yīng)商的發(fā)票業(yè)務(wù)和收付款業(yè)務(wù)相沖減;
場(chǎng)景二,某客戶的預(yù)收業(yè)務(wù)沖減應(yīng)收業(yè)務(wù),某供應(yīng)商的預(yù)付業(yè)務(wù)沖減應(yīng)付業(yè)務(wù);
場(chǎng)景三,某客戶或供應(yīng)商的發(fā)票業(yè)務(wù)與貸項(xiàng)憑單業(yè)務(wù)相沖減;所謂貸項(xiàng)憑單業(yè)務(wù)指的是賬務(wù)處理與發(fā)票業(yè)務(wù)完全相反,需要系統(tǒng)開具紅色發(fā)票的業(yè)務(wù),比如,因物流等原因?qū)е驴蛻魧?shí)際收貨的數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致,則需要在系統(tǒng)中給客戶做貸項(xiàng)憑單。
▲▲二、記賬并清賬
當(dāng)某客戶賬戶只有借方行項(xiàng)目,或某供應(yīng)商賬戶只有貸方行項(xiàng)目,則可以采用記賬并清賬的方法。常見的業(yè)務(wù)場(chǎng)景是客戶在系統(tǒng)中完成了發(fā)票業(yè)務(wù),可以在收到客戶款項(xiàng)時(shí)選擇收款記賬并清賬;供應(yīng)商在系統(tǒng)中完成了發(fā)票業(yè)務(wù),可以在對(duì)供應(yīng)商付款時(shí)選擇付款記賬并清賬。如果收付款的金額恰好等于所選擇的發(fā)票金額,則行項(xiàng)目自動(dòng)從未清項(xiàng)變成已清項(xiàng),業(yè)務(wù)完成;但在實(shí)際業(yè)務(wù)中,經(jīng)常存在收付款金額與發(fā)票金額不一致的情況,針對(duì)這樣的收付款差異,SAP提供了兩種處理方式,部分支付清賬(Partial payment)和剩余項(xiàng)目清賬(Residual items)。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的具體情況選擇不同的方式。下面舉例說明:
業(yè)務(wù)場(chǎng)景:某客戶因銷售業(yè)務(wù)借方有10000元的未清項(xiàng),客戶本次付款8000元。
如果采用部分支付清賬,通常會(huì)產(chǎn)生一張新的付款憑證,原來借方10000元的行項(xiàng)目依舊是未清項(xiàng),賬務(wù)處理如下:
借:銀行存款 8000
貸:客戶明細(xì)賬(應(yīng)收賬款) 8000 (未清項(xiàng))
如果采用剩余項(xiàng)目清賬,則原來借方10000元的行項(xiàng)目會(huì)變成已清項(xiàng),同時(shí)產(chǎn)生一新的未清項(xiàng)憑證,賬務(wù)處理如下:
借:銀行存款 8000
客戶明細(xì)賬(應(yīng)收賬款) 2000 (未清項(xiàng))
貸:客戶明細(xì)賬(應(yīng)收賬款) 10000 (已清項(xiàng))
▲▲三、部分支付清賬與剩余項(xiàng)目清賬的比較分析
采用部分支付清賬,相關(guān)的行項(xiàng)目依然作為未清項(xiàng)保留在賬戶上,包括原來發(fā)票的行項(xiàng)目及本次收付款的行項(xiàng)目,只有當(dāng)發(fā)票的全部金額收付訖后,所有的未清項(xiàng)才能變成已清項(xiàng)。部分付款清賬的優(yōu)點(diǎn)是,能夠清晰地反映整個(gè)往來業(yè)務(wù)的發(fā)生情況,方便賬務(wù)查詢和對(duì)賬。
采用剩余項(xiàng)目清賬,本次付款后的差額部分會(huì)形成新的未清項(xiàng),原來發(fā)票的未清項(xiàng)會(huì)變成已清項(xiàng)。另外,新的未清項(xiàng)可以根據(jù)需要選擇保留原來的付款條件還是定義新的付款條件。優(yōu)點(diǎn)是能隨時(shí)反映某筆業(yè)務(wù)當(dāng)前的未清項(xiàng)余額,但是不能直觀地反映出原始應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)的行項(xiàng)目是如何形成的,而且會(huì)導(dǎo)致虛增發(fā)生額。
清賬是SAP財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)強(qiáng)大功能,它使得每條業(yè)務(wù)記錄都很清楚,是對(duì)賬和自身核對(duì)的強(qiáng)有力的工具。同時(shí)它也是賬齡分析、催款、自動(dòng)付款、對(duì)賬函、往來賬核對(duì)等延伸功能的基礎(chǔ)。
作者:高滋棠