Q－學(xué)會(huì)會(huì)員 T－傳化智聯(lián)總裁助理、財(cái)務(wù)管理部總經(jīng)理 陶禹萍 J－華洋公司總經(jīng)理助理 金波
Q：作為傳化新興的物流企業(yè)，傳化智聯(lián)成為首批納入財(cái)務(wù)共享的單位， 實(shí)施過(guò)程中您的感受是什么？ T：實(shí)施過(guò)程是循序漸進(jìn)的，可能效果不會(huì)立竿見(jiàn)影，比如人員并不 比原來(lái)有多少節(jié)約，因?yàn)檫€沒(méi)有真正走到（完全共享的）那一步，我覺(jué)得 這是一個(gè)過(guò)程。 對(duì)于物流行業(yè)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在有很多創(chuàng)新的業(yè)務(wù)，包括組織也一直在多 變，在不斷地迭代，業(yè)務(wù)和組織流程怎么樣去做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，在實(shí)施共享過(guò)程當(dāng)中還是會(huì)帶來(lái)蠻大的障礙 和阻力的。但是事在人為，特別是 管理層的重視很重要。應(yīng)該說(shuō)實(shí)施 到今天，效應(yīng)已經(jīng)開(kāi)始慢慢顯現(xiàn)。 物流行業(yè)的鋪設(shè)面特別廣，涉及 很多個(gè)城市，今天我們將它做到 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，效應(yīng) 是特別明顯的。 還有一點(diǎn)很大的感觸，在實(shí)施 共享過(guò)程中財(cái)務(wù)人員也做了轉(zhuǎn)型。 過(guò)去很多精力在賬務(wù)處理上面，但 是現(xiàn)在更多的是在線上，直接在 業(yè)務(wù)的前端，真的做到了業(yè)財(cái)融 合。所以整個(gè)公司的管理，特別 是財(cái)務(wù)管理，我覺(jué)得發(fā)生了比較 大的變革。 今天我們有很多的互聯(lián)網(wǎng)業(yè) 務(wù)，有金融的業(yè)務(wù)，有供應(yīng)鏈的業(yè) 務(wù)，在每一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程 中，項(xiàng)目的可行性、可成長(zhǎng)性，存 在什么樣的風(fēng)險(xiǎn)，如何在發(fā)展路徑 上面進(jìn)行架構(gòu)，我們要從財(cái)務(wù)的角 度提出一些意見(jiàn)和建議，把更多的 精力放在這里。 為了保障業(yè)務(wù)的開(kāi)展，我們會(huì) 協(xié)同人力資源等去做一些基礎(chǔ)的配 套，怎么樣能夠保證這個(gè)業(yè)務(wù)發(fā)展 得更快，有績(jī)效的導(dǎo)向，財(cái)務(wù)跟人 力資源也會(huì)做一個(gè)很好的融合。 就是說(shuō)我們工作的重點(diǎn)可能會(huì) 發(fā)生一些變化，由共享中心做工廠 式的作業(yè)模式，而把其他財(cái)務(wù)人員釋放出來(lái)。
Q：財(cái)務(wù)共享建設(shè)過(guò)程中有沒(méi)有感覺(jué)不適應(yīng)的情況？ T：剛開(kāi)始，集團(tuán)財(cái)務(wù)郭總組織在做，說(shuō)實(shí)話，我們僅僅是配合執(zhí) 行，而且感覺(jué)這邊要建共享，這邊日常工作也要同時(shí)進(jìn)行，精力無(wú)法集 中，比較被動(dòng)。但是，對(duì)于財(cái)務(wù)共享這個(gè)導(dǎo)向來(lái)說(shuō)，我們是非常認(rèn)可的。 確實(shí)有的業(yè)務(wù)人員，包括部分領(lǐng)導(dǎo)層，會(huì)有不適應(yīng)的過(guò)程，主要是習(xí)慣的 改變。之前有的管理方式可能是比較粗放的，比如剛才郭總講的內(nèi)控，很 多事前的審批都跟領(lǐng)導(dǎo)層相關(guān)聯(lián)，就會(huì)覺(jué)得比以前麻煩，不理解為什么非 要這樣做，但是慢慢地感受到內(nèi)控管理對(duì)企業(yè)規(guī)范性帶來(lái)的提升，費(fèi)用管 理的效應(yīng)產(chǎn)生以后，現(xiàn)在還是蠻受歡迎的。
J：以前傳統(tǒng)的管理方式下，財(cái)務(wù)日常性的工作有 很多需要溝通協(xié)調(diào)的問(wèn)題，尤其是簽字的時(shí)間是很難 把握的，這次通過(guò)上了費(fèi)用共享，財(cái)務(wù)部門(mén)所有的人 員審批的功能全在電腦里。 其實(shí)一開(kāi)始也是很有阻力的，有的人不喜歡用電 子設(shè)備，老業(yè)務(wù)員不習(xí)慣，感覺(jué)麻煩，現(xiàn)在過(guò)了適應(yīng) 期以后，反對(duì)的聲音很小了。以前拿著一張單子找這 個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、那個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，一圈簽下來(lái)了，到最后一個(gè)領(lǐng)導(dǎo) 簽好才能拿到錢(qián)，現(xiàn)在業(yè)務(wù)人員只要把第一關(guān)流程走 完以后，接下來(lái)就等著短信來(lái)告訴你報(bào)銷費(fèi)用到賬 了，實(shí)實(shí)在在體會(huì)到它的方便性了。這是從我們執(zhí)行 層面體會(huì)到的財(cái)務(wù)共享的好處。當(dāng)然這個(gè)過(guò)程中也有 需要磨合、改善的地方，隨著經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，都是 可以解決的，關(guān)鍵還是觀念的改變。 共享實(shí)施之前，雖然流程一直在趨向統(tǒng)一，但是 沒(méi)有這種新系統(tǒng)去約束的時(shí)候，隨意性還是很大的。 因?yàn)槊總€(gè)人理解不同，今天感覺(jué)這樣也可以，明天換 一個(gè)人卻說(shuō)不行?，F(xiàn)在是一關(guān)一關(guān)統(tǒng)一接口。有些員 工資格老，總還想鉆鉆空子看，你給我過(guò)了算了，但 現(xiàn)在不是人為操控，以前要考慮怎么協(xié)調(diào)，現(xiàn)在不需 要。系統(tǒng)控制的，沒(méi)辦法，這樣就不會(huì)覺(jué)得是財(cái)務(wù)有 意刁難他。
Q－學(xué)會(huì)會(huì)員 G－傳化集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān) 郭軍 F—傳化集團(tuán)紡化財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)
Q：費(fèi)用共享實(shí)施下來(lái)的成本與效益如何？ G：在目前這個(gè)過(guò)程中我們沒(méi)有得到成本的節(jié) 約，但是在快速的擴(kuò)展過(guò)程中，確實(shí)戰(zhàn)略價(jià)值是體現(xiàn) 出來(lái)了。 改變習(xí)慣，從不規(guī)范到規(guī)范，會(huì)產(chǎn)生成本。各公司原來(lái)的規(guī)則都是有的，只不過(guò)不同產(chǎn)業(yè)內(nèi)的規(guī)則不 同。所以在管理改革開(kāi)始的時(shí)候，業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人 員要增加這么多的工作量，改變這么多的習(xí)慣，說(shuō)到 底都是在過(guò)程中的成本。 實(shí)施費(fèi)用共享，一個(gè)一個(gè)費(fèi)用在審核過(guò)程中就有 很多不規(guī)范的細(xì)節(jié)問(wèn)題顯現(xiàn)出來(lái)。很簡(jiǎn)單的一個(gè)規(guī) 則，集團(tuán)要求統(tǒng)一，到他們那就是不標(biāo)準(zhǔn)的。比如私 車(chē)公用，原來(lái)白紙一張就來(lái)報(bào)銷了。我們說(shuō)私車(chē)公用 可以呀，但是要有簽約，可以按你的油費(fèi)再加一點(diǎn)這 樣的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)簽。這樣的情況全部理出來(lái)，全部簽約補(bǔ) 上去。就是說(shuō)你報(bào)銷要有依據(jù)，有協(xié)議，這樣面對(duì)稅 務(wù)的檢查就沒(méi)問(wèn)題了。這種財(cái)務(wù)規(guī)范的意識(shí)讓大家一 點(diǎn)一點(diǎn)建立起來(lái)。 對(duì)我們整個(gè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，規(guī)范是必須要做到的，只 有把各類問(wèn)題整理、統(tǒng)計(jì)出來(lái)，然后財(cái)務(wù)一項(xiàng)一項(xiàng)跟 過(guò)去，一點(diǎn)一點(diǎn)完善。這就是我們要以抓取共享大數(shù) 據(jù)，強(qiáng)調(diào)有效的數(shù)據(jù)，來(lái)提升管理和內(nèi)控的重要原 因。不規(guī)范到規(guī)范本來(lái)就是要花成本的，這個(gè)董事長(zhǎng) 還是蠻支持的。規(guī)范的成本，該花的是要花的。 我們是4月份開(kāi)始上線，5月份就推二期。到二期 的時(shí)候，推得就很順暢了。
Q：共享體系中有沒(méi)有考慮相應(yīng)的績(jī)效考核？ G：我們以后肯定有，但是現(xiàn)在還沒(méi)有。 因?yàn)槭紫?，需要開(kāi)發(fā)好系統(tǒng)。傳化這個(gè)系統(tǒng)都是 個(gè)性化的，不是共性的，所以軟件公司要根據(jù)我們自 己的思路和理念全部重新開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)。 其次，需要設(shè)計(jì)好績(jī)效考核體系。我們?cè)O(shè)想的績(jī) 效考核體系，是要可以查詢到第一線，包括他們的分 檢臺(tái)，工作量怎么樣，現(xiàn)在有沒(méi)有在做，KPI（關(guān)鍵績(jī) 效指標(biāo)）是多少…… 績(jī)效考核體系出來(lái)以后相應(yīng)制度才能配套。比如工資體系，不能簡(jiǎn)單地按原來(lái)工資體系直接考核，因 為工資標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。要在打破原有機(jī)制的情況下，在 平等的情況下再來(lái)考核。這個(gè)我們正在設(shè)計(jì)，估計(jì) 2018年二期進(jìn)來(lái)的時(shí)候，可以放進(jìn)去。 第三個(gè)因素，需要考慮穩(wěn)健。整個(gè)機(jī)制一旦調(diào) 整，就可能有人動(dòng)崗?，F(xiàn)在還是初始化階段，我不能 確定會(huì)有幾個(gè)人走，走會(huì)不會(huì)影響整個(gè)運(yùn)營(yíng)。第一步 跨出去還是要謹(jǐn)慎。我在跟我們?nèi)肆Y源的老總溝 通，如何建立一個(gè)適合財(cái)務(wù)共享的薪酬績(jī)效體系。因 為整個(gè)傳化集團(tuán)的績(jī)效考核體系是我們財(cái)務(wù)在建的， 我負(fù)責(zé)在做。預(yù)計(jì)在2018年可以開(kāi)始啟動(dòng)。我們會(huì)根 據(jù)是否適合這個(gè)產(chǎn)業(yè)、適合這個(gè)產(chǎn)業(yè)中的行業(yè)、適合 這個(gè)行業(yè)的發(fā)展階段，來(lái)制定績(jī)效考核制度。 第四，績(jī)效考核制度不僅僅只是財(cái)務(wù)指標(biāo)，還會(huì) 考慮業(yè)務(wù)指標(biāo)，計(jì)入績(jī)效考核體系。我們董事長(zhǎng)說(shuō)整 個(gè)管理不要給人做減法，要考慮做加法，不要怕員工 的薪酬拿得多，他拿得越多越好，產(chǎn)生的績(jī)效就越 高。他一直給我這樣的理念，也就是強(qiáng)調(diào)績(jī)效考核要 做激勵(lì)機(jī)制。整個(gè)績(jī)效考核我都是按照這樣的理念， 做加法，不做減法。
Q：財(cái)務(wù)共享過(guò)程中怎么考慮內(nèi)控的風(fēng)險(xiǎn)管理？傳化 有比較好的基礎(chǔ)，但是有些企業(yè)沒(méi)有這么好的管理基 礎(chǔ)、制度，會(huì)存在著很多難以統(tǒng)一或標(biāo)準(zhǔn)化的地方， 實(shí)施財(cái)務(wù)共享也會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)。 G：傳化幾乎不存在這個(gè)問(wèn)題。雖然共享之前整 個(gè)集團(tuán)沒(méi)有統(tǒng)一的治理細(xì)則，但傳化一直是以財(cái)務(wù)審 批制度作為龍頭制度，董事會(huì)的投資，人力資源，各 方面的運(yùn)營(yíng)，整個(gè)就是圍繞財(cái)務(wù)審批制度開(kāi)展，把財(cái) 務(wù)制度當(dāng)做公司治理的一個(gè)龍頭制度，下面再開(kāi)枝散 葉。傳化的任何制度，都要財(cái)務(wù)制度先出來(lái)，然后再 沿著財(cái)務(wù)制度來(lái)制定。
財(cái)務(wù)審批制度里有很多權(quán)限，比如投融資、預(yù) 算，投資由哪一級(jí)審批，方案怎么審批，合同怎么審 批，付款怎么審批，不僅包括了財(cái)務(wù)部分，還有業(yè)務(wù) 部分，相當(dāng)于治理細(xì)則。比如我們會(huì)向董事長(zhǎng)匯報(bào)管 理層的分工，請(qǐng)董事長(zhǎng)主管投資，副董事長(zhǎng)主管風(fēng) 險(xiǎn)，總裁主管經(jīng)營(yíng)。從經(jīng)營(yíng)管控、財(cái)務(wù)管控，到現(xiàn)在 的戰(zhàn)略管控，每個(gè)模式之下集團(tuán)的作用和管控的范疇 是一樣的。早個(gè)十幾年，我們就一直這么規(guī)范下來(lái) 了。全部制度都是先上董事會(huì)，我做初稿，然后董事 會(huì)來(lái)討論。現(xiàn)在我基本上也是考慮公司治理，同時(shí)也 考慮了集團(tuán)化管控，像這些權(quán)限分好，不僅僅是財(cái)務(wù) 的審批，而是把一些方案的規(guī)則，全部按照公司法人 做好，每年都在董事會(huì)審批一下。我們做好以后，各 業(yè)務(wù)板塊做財(cái)務(wù)審批制度也是這么做的，然后其他的 相關(guān)部門(mén)，戰(zhàn)略投資人事等部門(mén)也全部都按照這樣去 做。就是這么多年養(yǎng)成了這個(gè)習(xí)慣：以財(cái)務(wù)為中心。
Q：傳化財(cái)務(wù)共享目前實(shí)施的一期、二期，是如何分 步走的？哪些企業(yè)先做一期，哪些做二期？ G：我們是按照產(chǎn)業(yè)板塊選取有代表性，相對(duì)來(lái) 講成熟一點(diǎn)、離總部近一些的先做。做一期的時(shí)候全 部靠咨詢公司指導(dǎo)，加上我們自己的想象和理解，我 們需要取得話語(yǔ)權(quán)，還有產(chǎn)業(yè)公司的領(lǐng)導(dǎo)支持，需要 爭(zhēng)取他們管理上的認(rèn)可。我們不是就集團(tuán)財(cái)務(wù)直接決 定，而是基于產(chǎn)業(yè)公司的管理，比如化工、物流，跟 他們商量。主導(dǎo)是集團(tuán)財(cái)務(wù)，不然下面產(chǎn)業(yè)公司做不 到標(biāo)準(zhǔn)化。 產(chǎn)業(yè)公司的管理層也懂財(cái)務(wù)的，要上線的時(shí)候， 就讓他們的財(cái)務(wù)老總直接到共享中心來(lái)測(cè)試。不然， 僅僅給操作層面培訓(xùn)，他們公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)不行就麻煩 了，所以需要產(chǎn)業(yè)公司財(cái)務(wù)老總親身參與，那么他對(duì) 整個(gè)制度熟悉，過(guò)程也熟悉了，這樣財(cái)務(wù)共享就能推得比較穩(wěn)健。 第一期是七家，后面就是按照 這個(gè)規(guī)則做的?，F(xiàn)在的培訓(xùn)就好做 了，因?yàn)橛星懊娴氖痉缎?yīng)了。 第二期，范總他們是化工最復(fù) 雜的一家單位，原來(lái)他們想掛華洋 這些稍微小一點(diǎn)的，董事長(zhǎng)那邊做 決策的時(shí)候，說(shuō)不行，要上就是最 復(fù)雜的先上。 SAP這點(diǎn)好，主數(shù)據(jù)都處理好 了?，F(xiàn)在物流還不能全部上，因?yàn)?業(yè)務(wù)一直在迭代，組織在迭代，人 員是新的，這三個(gè)特點(diǎn)一弄，主數(shù) 據(jù)統(tǒng)一很難。 范總這邊做SAP，主數(shù)據(jù)統(tǒng)一 了，流程也梳理過(guò)，我們上共享 起來(lái)就方便很多。他們上SAP的時(shí) 候，我這邊已經(jīng)在上第一期的共享 了，范總他們就直接來(lái)跟我溝通， 我們按照共享和SAP上線的思路作 了結(jié)合考慮?，F(xiàn)在他一步一步規(guī)范 過(guò)去，上共享的時(shí)候碰到的問(wèn)題就 會(huì)少一些。
F：我們?nèi)ツ甑闹仡^主要是做 SAP。在整個(gè)集團(tuán)里面，我們做 SAP是硬性的，傳化要上，就從最 復(fù)雜的單元開(kāi)始上。如果我們成功 了，那另外公司肯定沒(méi)問(wèn)題。 因?yàn)槲覀儎偵蟂AP，后續(xù)需要 做大量工作去優(yōu)化與完善，再加 之這邊共享工作體量非常大，大在哪里？票據(jù)。我們有兩百多個(gè)業(yè)務(wù)員，每個(gè)月每個(gè)人報(bào)上來(lái)的票據(jù)， 基本上一本。票據(jù)來(lái)自哪里？因?yàn)闃I(yè)務(wù)員在整個(gè)浙江省跑，有來(lái)回的路 橋費(fèi)、油費(fèi)、住宿費(fèi)。而且路橋分三種，一種是不可以抵扣的，一種是 高速公路有抵扣方法，再一種是省道的抵扣方法，這些需要分開(kāi)處理， 蠻瑣碎的。這些票據(jù)來(lái)了以后，每個(gè)月進(jìn)入賬目的系統(tǒng)，都要跟我的稅 務(wù)進(jìn)行核對(duì)。剛開(kāi)始的時(shí)候，也會(huì)核對(duì)出來(lái)不對(duì)，每次到月底我們報(bào)稅 的時(shí)候會(huì)查，有時(shí)幾個(gè)小問(wèn)題要查兩天。后來(lái)我們請(qǐng)業(yè)務(wù)員把所有的票 據(jù)讓下面的預(yù)算管理員全部分好、核對(duì)好。我們每年都會(huì)給業(yè)務(wù)員進(jìn)行 培訓(xùn)，兩三百人全部培訓(xùn)，我們把票樣都打出來(lái)，有高速公路的做好稅 務(wù)，省道的哪種是不可以抵扣的。培訓(xùn)以后我們層層把關(guān)，經(jīng)過(guò)一段時(shí) 間，就養(yǎng)成習(xí)慣分類粘貼了。 在SAP系統(tǒng)里做好了，后來(lái)的共享會(huì)很快完善。如果剛開(kāi)始就把我們 納入共享，大量的票據(jù)問(wèn)題集中，肯定會(huì)不適應(yīng)，反映會(huì)很激烈，因?yàn)檫@ 塊業(yè)務(wù)量非常大。 在上SAP的過(guò)程中，我們梳理了很多流程，把原來(lái)很多不規(guī)范的，包 括我們?cè)瓉?lái)一些成本上的、退貨上的問(wèn)題，很多都梳理掉了，后面上共享 系統(tǒng)相對(duì)會(huì)好一些。用系統(tǒng)倒逼機(jī)制，完善業(yè)務(wù)流程，這個(gè)挺好的。
