旺旺集團(tuán)杭州總廠 王 勇
當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，分支機(jī)構(gòu)眾多，分散的 財(cái)務(wù)管理模式則不利于集團(tuán)總部對(duì)財(cái)務(wù)的集中管理， 同時(shí)各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)核算差異也導(dǎo)致管理成本不斷 上升。這時(shí)財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)運(yùn)而生。
共享服務(wù)
共享服務(wù)（Shared Services）是通過(guò)將易于標(biāo)準(zhǔn)化 的管理運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化，并由共享服 務(wù)中心（SSC）統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行處理，達(dá)到降低成本、提 升客戶滿意度、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、提升業(yè)務(wù)處理效率目 的的作業(yè)管理模式。20世紀(jì)80年代初，福特在歐洲成 立了財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心。隨后，杜邦和通用電氣也在 80年代后期建立了相似的機(jī)構(gòu)。截至2012年底，全球 500強(qiáng)企業(yè)90%已經(jīng)或正在實(shí)施SSC。境內(nèi)已設(shè)立規(guī)模 以上SSC超過(guò)500家，寶鋼、海爾、華為、中國(guó)平安、 中興通訊等大企業(yè)紛紛建立了自己的財(cái)務(wù)共享中心。 旺旺集團(tuán)因管理的需求，2015年度在SAP基礎(chǔ)上 整合資源提出了建立自己財(cái)務(wù)共享中心的計(jì)劃，于同 年7月份選取了南北兩個(gè)生產(chǎn)基地山東總廠、廣州總廠 進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行財(cái)務(wù)共享，為后續(xù)在集團(tuán)內(nèi)全面推廣積 累經(jīng)驗(yàn)；2016年1月將試點(diǎn)范圍擴(kuò)大到全國(guó)近一半的 生產(chǎn)工廠及銷售分公司。同年7月，集團(tuán)內(nèi)除了幾家未 上SAP系統(tǒng)的工廠外，所有的生產(chǎn)工廠以及銷售分公
財(cái)務(wù)共享中心案例分享
／旺旺集團(tuán)杭州總廠 王 勇
司都上了財(cái)務(wù)共享。經(jīng)過(guò)一年多時(shí)間的運(yùn)行與不斷完 善，財(cái)務(wù)共享中心獲得了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的高度贊賞，經(jīng)各 服務(wù)單位的認(rèn)同與支持，系統(tǒng)運(yùn)行良好。
選 址
將財(cái)務(wù)共享中心設(shè)在集團(tuán)總部具有以下幾方面的 優(yōu)勢(shì)：1．充分利用總部機(jī)關(guān)管理資源，在共享上線 之初出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，方便協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門與其他部門的關(guān) 系；2．集團(tuán)所在地上海，高等院校在校大學(xué)生多，從 業(yè)人員受教育程度高，人力資源方面優(yōu)勢(shì)明顯，可以 滿足共享中心上線之初大量的人力需求；3．通訊、 網(wǎng)絡(luò)、路網(wǎng)、交通等綜合基礎(chǔ)設(shè)施，上海的成熟度要 遠(yuǎn)高與國(guó)內(nèi)其他城市，從硬件上保障了共享中心的運(yùn) 行；4．上海的商務(wù)環(huán)境優(yōu)良，金融系統(tǒng)非常的發(fā)達(dá)， 也為共享中心創(chuàng)造了良好的外部運(yùn)行環(huán)境。
組 織
財(cái)務(wù)共享中心本質(zhì)上是會(huì)計(jì)組織，是企業(yè)組織中 重要的組成部分，同時(shí)它也是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的要素， 是財(cái)務(wù)集中管理的組織基礎(chǔ)，依附于會(huì)計(jì)組織及其結(jié) 構(gòu)，通過(guò)信息技術(shù)與一定的手段高效運(yùn)行，進(jìn)而提高 會(huì)計(jì)工作效率和管理水平；其突破了傳統(tǒng)的以獨(dú)立法人為單位建立的財(cái)務(wù)管理模式，以流程為中心，圍繞 業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重建，將具有邏輯關(guān)系的會(huì)計(jì)活動(dòng)連接 起來(lái)，讓流程小組完成整個(gè)流程，按照業(yè)務(wù)類型設(shè)置 核算崗位。流程小組依據(jù)實(shí)際情況，在其授權(quán)范圍內(nèi) 獨(dú)立進(jìn)行思考，完成任務(wù)。共享中心服務(wù)對(duì)象分成內(nèi) 部客戶與外部客戶，內(nèi)部客戶指的是各業(yè)務(wù)單位，外 部客戶是指供應(yīng)商及客戶。 財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部組織設(shè)置完全遵循了財(cái)務(wù)流 程，服務(wù)10大類流程以及120個(gè)子流程，涵蓋了會(huì)計(jì) 核算的所有內(nèi)容；下轄總賬部、應(yīng)收部、應(yīng)付部（對(duì) 外付款與員工報(bào)銷）、資金支付課、系統(tǒng)部等部門。 設(shè)立系統(tǒng)支持與運(yùn)營(yíng)小組，主要負(fù)責(zé)理清優(yōu)化流程。 在共享中心設(shè)立之初就充分強(qiáng)調(diào)流程管理與優(yōu)化的重 要性，理順并標(biāo)準(zhǔn)化流程，為后續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行奠定了基 礎(chǔ)。通過(guò)一系列的流程優(yōu)化與系統(tǒng)創(chuàng)新項(xiàng)目，目前共 享中心的服務(wù)效率有了大幅提升，基本上滿足了管理 效率提升的要求。
（經(jīng)辦） 整理紙質(zhì)文檔
（經(jīng)辦） 至指定地點(diǎn)（財(cái)務(wù)部） 掃描
（經(jīng)辦） 遞交紙質(zhì)文檔
（掃描專員） 審核附件完整 性及掃描質(zhì)量
（掃描專員） 退回文檔并標(biāo) 記刪除
（掃描專員） 文檔簽收并確 認(rèn)掃描件
工作切分和協(xié)作
財(cái)務(wù)共享中心在上線前，對(duì)集團(tuán)總部及成員單位 財(cái)務(wù)流程進(jìn)行梳理，細(xì)化財(cái)務(wù)工作，統(tǒng)一規(guī)范了報(bào)銷 請(qǐng)款流程，做到科目核算的標(biāo)準(zhǔn)化，在保證符合內(nèi)控 的基礎(chǔ)上適度簡(jiǎn)化并優(yōu)化流程，對(duì)部分業(yè)務(wù)實(shí)行流程 再造，充分考慮實(shí)物文檔流與信息流的分離。共享中 心與成員單位財(cái)務(wù)工作分工協(xié)作，共享中心負(fù)責(zé)費(fèi)用 審核、制作憑證、付款、出具標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表等工作； 成員單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)開(kāi)票、納稅申報(bào)、成本管控、檔案 管理及協(xié)助共享中心單據(jù)傳遞等工作；雙方通過(guò)加強(qiáng) 溝通，對(duì)可能影響共享服務(wù)水平的各種變更及時(shí)通知 對(duì)方。
業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)
共享中心主要應(yīng)用以下幾個(gè)流程：應(yīng)付賬款、應(yīng) 收賬款、費(fèi)用報(bào)銷和資金管理。
（一）應(yīng)付賬款 通過(guò)SAP系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng) 和供應(yīng)商管理SRM系統(tǒng)的支持，實(shí)現(xiàn)高效共享服務(wù)流 程。采購(gòu)流程結(jié)束后，共享中心接收供應(yīng)商發(fā)票及業(yè) 務(wù)信息，依據(jù)公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定審核支付申請(qǐng)，無(wú)誤 后導(dǎo)入SAP系統(tǒng)完成賬務(wù)處理；審核未通過(guò)的請(qǐng)款，將 信息反饋給相關(guān)部門。SAP系統(tǒng)的應(yīng)付賬款A(yù)P模塊導(dǎo) 出符合付款條件的支付數(shù)據(jù)，然后通過(guò)銀企互聯(lián)CBS系 統(tǒng)來(lái)完成批量支付，支付完成后生成付款憑證。 （二）應(yīng)收賬款 借助于公司的合同管理模塊， 銷售人員通過(guò)提供應(yīng)標(biāo)合同獲取訂單，在系統(tǒng)中生成 訂單，貨物發(fā)出后達(dá)到收入確認(rèn)條件時(shí)，SAP系統(tǒng)確 認(rèn)收入并自動(dòng)生成記賬憑證。當(dāng)客戶通知已付款時(shí)， 共享中心檢查銀行的收款記錄，確認(rèn)收款后完成應(yīng)收 賬款科目的會(huì)計(jì)處理。對(duì)于收到的商業(yè)票據(jù)，根據(jù)公 司資金管理需求貼現(xiàn)或背書處理。定期與客戶對(duì)賬， 以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的問(wèn)題。 （三）費(fèi)用報(bào)銷 基于OA辦公軟件與SAP系統(tǒng) 對(duì)接，報(bào)銷人在報(bào)銷平臺(tái)“愛(ài)旺旺”中填寫請(qǐng)款單， 同時(shí)可以鏈接該請(qǐng)款單的關(guān)聯(lián)簽呈或內(nèi)聯(lián)，并將原始 憑證通過(guò)人工掃描傳遞至共享中心。報(bào)銷人完善報(bào)銷 數(shù)據(jù)后，流程會(huì)提交相關(guān)的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在線審批，領(lǐng)導(dǎo) 可用數(shù)字簽名的方式在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)登陸系統(tǒng) 進(jìn)行審批事務(wù)的處理，完成后推送到共享中心審核。 共享中心依據(jù)公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核，無(wú)誤后賬務(wù)處 理，通過(guò)銀企互聯(lián)系統(tǒng)直接將報(bào)銷款定期匯至報(bào)銷人 工資卡中。在此過(guò)程中報(bào)銷人在系統(tǒng)中可以實(shí)時(shí)了解 請(qǐng)款單處理狀態(tài)直至款項(xiàng)到賬的全過(guò)程，增加了報(bào)銷 請(qǐng)款工作的透明性。 （四）資金管理 集團(tuán)采取“收支兩條線”的資 金集中管理模式，各成員單位在集團(tuán)總部開(kāi)立結(jié)算賬 戶負(fù)責(zé)收款；資金支出管理方面，各單位按月、周上 報(bào)資金預(yù)估，劃撥后依實(shí)際需求支付，各地賬戶設(shè)定 資金額度，超出部分周五下班前劃入上海專戶。通過(guò) 資金高度集中，減少了資金占用，閑置資金用來(lái)理 財(cái)，提高了資金的收益率。
（五）績(jī)效考核 財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部分工極度細(xì) 化，每個(gè)崗位目標(biāo)趨于單一化，簡(jiǎn)單清晰，易于設(shè)計(jì) 質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)。衡量共享中心的服務(wù)業(yè)績(jī)及工作效率 的KPI指標(biāo)，從定量和定性兩個(gè)方面進(jìn)行，主要包括審 核單據(jù)時(shí)效性、憑證處理及時(shí)性、憑證出錯(cuò)率、資金 調(diào)撥及時(shí)準(zhǔn)確性、員工客戶滿意度等指標(biāo)。
利 弊
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn) 化，業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員之間可能的聯(lián)絡(luò)被切斷，單據(jù) 隨機(jī)分派到獨(dú)立的共享中心崗位審核，大大降低業(yè)務(wù)人 員與財(cái)務(wù)人員串通舞弊的可能性；所有的業(yè)務(wù)都是透明 的，任何一筆業(yè)務(wù)都可以通過(guò)共享中心查詢，為企業(yè)的 查錯(cuò)以及杜絕舞弊提供了有力的支持。 財(cái)務(wù)共享服務(wù)將很多基本財(cái)務(wù)職能集中到SSC 后，由于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)被共享中心所替代，先前的人員編 制得以釋放，上線后節(jié)約了1/3的人力成本；財(cái)務(wù)人員 開(kāi)始從煩瑣的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)中解脫出來(lái)，并向業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)及 財(cái)務(wù)管理決策轉(zhuǎn)型。 共享中心也有其不足，因財(cái)務(wù)單據(jù)和工作集中在 共享中心集中處理，財(cái)務(wù)人員因大量減少，每個(gè)財(cái)務(wù) 人員的工作強(qiáng)度和工作壓力都在不斷加大，而共享中 心強(qiáng)調(diào)的是財(cái)務(wù)服務(wù)流水線式的生產(chǎn)模式，每名員工 接觸工作內(nèi)容只是流程中的一個(gè)簡(jiǎn)單步驟，大量機(jī)械 式單調(diào)枯燥的重復(fù)勞動(dòng)，易導(dǎo)致人員產(chǎn)生厭倦情緒， 積極性降低，從而離職率高。同時(shí)，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門 的分隔，把分散的財(cái)務(wù)部門重新整合，縮減至統(tǒng)一中 心地點(diǎn)，則會(huì)使財(cái)務(wù)的觸角同時(shí)回縮，進(jìn)而與業(yè)務(wù)部 門間產(chǎn)生溝通問(wèn)題，這點(diǎn)需要在后續(xù)交流渠道、頻率 上設(shè)法改進(jìn)。 旺旺財(cái)務(wù)共享中心今后還有很長(zhǎng)的路需要去走， 也需要經(jīng)歷一個(gè)不斷創(chuàng)新不斷完善的過(guò)程，為企業(yè)的 持續(xù)健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
