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●馬建喜 

甲企業(yè)是一家小型制造企業(yè)，銷售業(yè)務(wù)品種多，庫存周轉(zhuǎn)頻繁，困擾企業(yè)財(cái)務(wù)人員的最大難題是成品銷售和庫存管理會(huì)計(jì)核算與對(duì)賬，不僅增加了業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間的工作量， 也導(dǎo)致兩個(gè)部門經(jīng)常產(chǎn)生矛盾。為此對(duì)企業(yè)進(jìn)行了調(diào)查和分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)信息化水平比較低，還處于靠人工記數(shù)為主要手段，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能同步，也不能共享，容易形成信息孤島。筆者建議實(shí)施業(yè)財(cái)一體化建設(shè)，使業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門信息融合到一起，以解決困擾目前會(huì)計(jì)核算的難題。
一、基本情況分析
甲企業(yè)從事多種產(chǎn)品生產(chǎn)，經(jīng)營部負(fù)責(zé)市場(chǎng)開發(fā)和原料采購，產(chǎn)品部負(fù)責(zé)原料和成品庫存管理，生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)生產(chǎn)計(jì)劃排產(chǎn)和物料投入平衡及質(zhì)量技術(shù)管理，生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)

產(chǎn)品生產(chǎn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算。現(xiàn)筆者針對(duì)財(cái)務(wù)反映的難題，主要圍繞成品銷售和庫存管理進(jìn)行分析。
（一）存在主要問題
1.銷售訂單不能有效跟蹤和報(bào)價(jià)；
2.成品銷售合同執(zhí)行情況信息不能隨時(shí)掌握 ；3. 原料、成品庫存賬與財(cái)務(wù)不同步，數(shù)據(jù)不共享 ；4. 原料、成品庫存帳與實(shí)物不符；5. 財(cái)務(wù)缺乏完整有效業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，核算增加困難。
（二）形成原因分析
1.數(shù)據(jù)共享程度低，經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量、財(cái)務(wù)等部門信息不能有效共享 ；2. 缺乏信息化管理手段，靠人力記數(shù)管理，不能及時(shí)提供數(shù)據(jù)分析；
3.人員變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致業(yè)務(wù)記錄不連續(xù)，報(bào)賬環(huán)節(jié)不規(guī)范，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)脫節(jié)；
4.缺乏數(shù)據(jù)信息支持，不能及時(shí)調(diào)整庫存管理串品種和規(guī)格事項(xiàng)，盤點(diǎn)不到位 ；5. 缺乏數(shù)據(jù)信息支持，銷售后期服務(wù)不力，導(dǎo)致客戶流失。

二、業(yè)財(cái)一體化信息化思路
分析存在的問題及原因，建議企業(yè)對(duì)成品銷售和庫存管理實(shí)施業(yè)財(cái)一體化建設(shè)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，改善業(yè)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算。
業(yè)財(cái)一體化建設(shè)主要包括成品銷售和庫存管理設(shè)計(jì)，成品銷售分為成品銷售合同評(píng)審和成品銷售合同簽訂兩個(gè)流程，庫存管理分為原料庫存管理和成品庫存管理兩個(gè)流程，同時(shí)結(jié)合企業(yè)需求開發(fā)各種報(bào)表功能，提供數(shù)據(jù)分析支持。
為此，結(jié)合公司實(shí)際情況，重新梳理銷售業(yè)務(wù)、庫存管理流程，建立成品銷售、庫存管理信息化設(shè)計(jì)框架。主要功能包括 ：銷售訂單評(píng)審，訂單報(bào)價(jià) ；合同信息錄入，合同申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)審批，合同簽訂；生產(chǎn)原料入庫、出庫；在制品入庫、出庫，成品入庫； 財(cái)務(wù)收款、成品發(fā)貨；成品出庫、結(jié)算、開票等業(yè)務(wù)模塊。
（一）成品銷售訂單評(píng)審流程設(shè)計(jì)
（見圖 1）

圖1 銷售訂單評(píng)審流程圖

營、 銷售訂單納入信息系統(tǒng)，形成經(jīng)跟評(píng)審，提高訂單的操作性，做到及時(shí)
、交期和預(yù)期利潤實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)，減少售后出現(xiàn)問題，間接降低售后成本。員錄具體流程設(shè)計(jì)如下：1. 銷售業(yè)務(wù)
等格、標(biāo)準(zhǔn)、噸位、貨期、其他要求
長(zhǎng)對(duì)提交的詢價(jià)單做出批復(fù)意見， 不同意則返回給銷售業(yè)務(wù)員，重復(fù)流程 1 ；同意則根據(jù)需要可直接提交經(jīng)理審批或提交生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量部審批；
3.生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量部審批后系統(tǒng)依照程序 2 返給銷售業(yè)務(wù)員或依次提交給生產(chǎn)車間、主管經(jīng)理、經(jīng)理審批 ；4. 最后經(jīng)理審批不同意則返給銷售業(yè)務(wù)員，同意則系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單，程序結(jié)束。
銷售業(yè)務(wù)員接到訂單時(shí)要詢價(jià)原成品價(jià)差，結(jié)合財(cái)務(wù)提供的制造

工序成本預(yù)期毛利，生產(chǎn)車間、生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量部等部門重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量要求、工藝、交貨期、特殊條件等要求， 做到生產(chǎn)組織心中有數(shù)，為后期商務(wù)談判提供支持。月底分析訂單詢價(jià)和簽訂情況，為調(diào)整價(jià)格策略提供數(shù)據(jù)分析。
（二）成品銷售業(yè)務(wù)合同簽訂流程設(shè)計(jì)（見圖 2）

圖2 成品合同簽訂審批流程圖

息系根據(jù)評(píng)審?fù)ㄟ^的銷售訂單輸入信跟蹤信息數(shù)據(jù)做到共享，為后續(xù)繼續(xù)
詢合同執(zhí)行狀態(tài)。
務(wù)員具體設(shè)計(jì)流程如下：1. 銷售業(yè)簽訂日期，簽訂單位及合同明細(xì)，
交經(jīng)營部長(zhǎng)審批 ；2. 經(jīng)營部長(zhǎng)對(duì)合同進(jìn)行審批，不同意則返回銷售業(yè)務(wù)員，重復(fù)流程 1，同意后系統(tǒng)自動(dòng)提交法務(wù)人員 ；3. 法務(wù)人員審批后系統(tǒng)依照程序 2 返給銷售業(yè)務(wù)員或依次提交財(cái)務(wù)部長(zhǎng)、主管經(jīng)理、經(jīng)理審批；

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4.最后經(jīng)理審批不同意則返給銷售業(yè)務(wù)員，同意則系統(tǒng)自動(dòng)生成正式合同， 程序結(jié)束。
合同錄入信息系統(tǒng)，相關(guān)部門執(zhí)行審核通過后，合同自動(dòng)生成格式模板，可以電子簽章或打印出來，加蓋雙方合同章后合同生效。月底分析合同執(zhí)行情況，加強(qiáng)與對(duì)方單位溝通。
（三）倉庫原料庫存管理流程設(shè)計(jì)
（見圖 3）

圖3 原料庫存管理流程圖

握原原料納入信息系統(tǒng)，方便隨時(shí)掌無庫訂的銷售合同查詢?cè)蠋齑?，若料采購流程，從原料入庫談起?br /> 庫， 具體流程設(shè)計(jì)如下：1. 原料預(yù)入
息選擇原料名稱、規(guī)格、輸入噸位信料檢驗(yàn)合格后選擇原料預(yù)入庫信息 確認(rèn)辦理原料正式入庫（此操作完成后原料庫存增加）；3. 物料調(diào)度系統(tǒng)（原料——原料廠存），選生產(chǎn)車間到原料庫領(lǐng)料，庫管員輸入噸數(shù)后打包開單，最后選擇去向“原料廠存”；4. 原料出庫轉(zhuǎn)在制品庫，原料上線在各生產(chǎn)工藝流程中根據(jù)管理需要轉(zhuǎn)在制品倉庫，登記原料出庫轉(zhuǎn)在制品操作（此操作完成后“原料庫”存到“ 在制品庫”，庫存轉(zhuǎn)移）；5. 月末結(jié)轉(zhuǎn)，包括原料入庫、出庫、在制狀態(tài)等信息結(jié)轉(zhuǎn)，若存在出庫大于入庫數(shù)則不允許執(zhí)行月末結(jié)轉(zhuǎn)。
原料入庫時(shí)都生成暫估入庫單， 待收到發(fā)票后， 與暫估入庫單規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等信息一一核對(duì)，相符后， 再進(jìn)行核銷，未核銷的暫估入庫單要及時(shí)反饋到業(yè)務(wù)員，與對(duì)方溝通，保證信息真實(shí)有效。同時(shí)，加強(qiáng)出庫核銷數(shù)據(jù)，避免串規(guī)格等低級(jí)失誤，月底進(jìn)行一次入庫、出庫數(shù)據(jù)復(fù)核，結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)收發(fā)存報(bào)表存檔，對(duì)庫存數(shù)據(jù)加強(qiáng)盤點(diǎn)工作，保證賬物相符，一旦不符及時(shí)查明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，最終保證財(cái)務(wù)賬與庫存帳一致。
（四）倉庫成品庫存管理流程設(shè)計(jì)（見圖 4）
成品納入信息系統(tǒng)，隨時(shí)記錄合同執(zhí)行情況，重點(diǎn)跟蹤資金回款，成品發(fā)運(yùn)，發(fā)票結(jié)算等主要指標(biāo)。
具體設(shè)計(jì)流程如下：1. 成品入庫
（成品繳庫），通過選擇原料“在制品”庫存輸入成品品種，去向、支數(shù)、噸數(shù)及原料消耗支數(shù)、噸數(shù)確認(rèn)后完成操作 ；2. 經(jīng)營部通知客戶付款準(zhǔn)備提貨 ；3. 財(cái)務(wù)部收款登記確認(rèn)后，系統(tǒng)累計(jì)客戶付款金額 ；4. 打印發(fā)貨通知單，發(fā)貨總價(jià)必須《= 累計(jì)客戶付款金額 ；5. 成品出庫（磅單數(shù)據(jù)錄入），輸

圖 4 成品庫存管理流程圖

入實(shí)發(fā)支數(shù)、噸數(shù)后生成成品出庫記錄，同時(shí)生成出庫單，成品減少庫存。
6.生成結(jié)算單，系統(tǒng)根據(jù)實(shí)發(fā)噸數(shù)計(jì)算實(shí)發(fā)金額自動(dòng)核算客戶累計(jì)付款金額，（發(fā)現(xiàn)出庫信息有誤可退回申請(qǐng)撤銷出庫）；7. 財(cái)務(wù)部根據(jù)結(jié)算單開具發(fā)票并在系統(tǒng)中登記開票信息 ；8. 月末結(jié)轉(zhuǎn)，包括倉庫月結(jié)、客戶付款、發(fā)票信息月結(jié)，若存在成品出庫沒有生成結(jié)算單的情況下不允許執(zhí)行月結(jié)算。
堅(jiān)持執(zhí)行信息系統(tǒng)流程，避免信息系統(tǒng)外發(fā)貨，加強(qiáng)入庫出庫數(shù)據(jù)核對(duì)，避免串規(guī)格等，月底進(jìn)行一次入庫、出庫數(shù)據(jù)復(fù)核，結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)收發(fā)存

報(bào)表存檔，加強(qiáng)庫存實(shí)物盤點(diǎn)，保證賬物相符， 一旦不符及時(shí)查明原因， 經(jīng)審批后對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，最終保證財(cái)務(wù)賬與成品庫存帳一致。
三、實(shí)施及運(yùn)行效果
依據(jù)以上業(yè)財(cái)一體化信息化建設(shè)思路，開發(fā)企業(yè)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫和程序編寫，企業(yè)采購必要的硬件設(shè)施，組織項(xiàng)目實(shí)施人員參加培訓(xùn)，梳理基礎(chǔ)信息，導(dǎo)入信息系統(tǒng)，通過試運(yùn)行并不斷調(diào)試，最終成功運(yùn)行，取得了預(yù)期效果，主要包括以下內(nèi)容。
( 一) 網(wǎng)絡(luò)搭建
結(jié)合銷售業(yè)務(wù)和庫存管理信息化系統(tǒng)建設(shè)需求，搭建公司內(nèi)部局域網(wǎng)， 指定公司網(wǎng)絡(luò)負(fù)責(zé)人，在經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部、產(chǎn)品部和生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量部和生產(chǎn)車間等部門建立使用端口，分配使用人權(quán)限，設(shè)置登陸賬號(hào)和密碼，采集系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行簽字負(fù)責(zé)人電子簽名資料并錄入系統(tǒng)，建立各種數(shù)據(jù)錄入表格模板。
（二）工作銜接
1.系統(tǒng)導(dǎo)入。信息化系統(tǒng)開發(fā)后， 將原有庫存信息包括原料和成品經(jīng)過整理后導(dǎo)入信息化系統(tǒng)，同時(shí)采取老合同老辦法， 新合同新辦法的方式， 即未執(zhí)行完的老合同系統(tǒng)外循環(huán)，運(yùn)行之日起新簽訂的合同納入平臺(tái)。2. 人員培訓(xùn)。為使信息化系統(tǒng)盡快運(yùn)行起來，組織相關(guān)人員開展培訓(xùn)，熟悉流程，熟悉系統(tǒng)功能和操作技巧。3. 數(shù)據(jù)維護(hù)。對(duì)系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)， 根據(jù)需要不斷完善功能，改進(jìn)操作。
（三）運(yùn)行效果
通過一段時(shí)間的運(yùn)行，效果取得明顯，業(yè)務(wù)流程也順了，人員配合也熟練了。更重要的是合同執(zhí)行信息，成品庫存、發(fā)運(yùn)信息，客戶收款、結(jié)算信息，原料入庫、庫存信息都能及時(shí)共享，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)同步，數(shù)據(jù)共享，通過加強(qiáng)對(duì)賬，減少了出錯(cuò)幾率，改善了核算環(huán)節(jié)，同時(shí)減少了紙質(zhì)資料傳遞環(huán)節(jié)，通過系統(tǒng)內(nèi)批示和電子簽名，提高了運(yùn)行效率，大大節(jié)省了時(shí)間成本，紙質(zhì)成本， 使信息化建設(shè)更上一個(gè)平臺(tái)。
業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)上線后，財(cái)

務(wù)核算數(shù)據(jù)取數(shù)和對(duì)賬不再是困擾財(cái)務(wù)人員的主要問題了，對(duì)業(yè)務(wù)部門來說，減少了執(zhí)行流程時(shí)間，減少了紙質(zhì)存檔資料，一切都信息化存檔，而且查詢起來也方便多了，真正做了了痕跡管理，對(duì)財(cái)務(wù)部門來說，不用再設(shè)置繁瑣的三級(jí)明細(xì)核算科目，核算和對(duì)賬工作也簡(jiǎn)化了，真正做到了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)共贏的局面。
通過對(duì)甲企業(yè)實(shí)施業(yè)財(cái)一體化信

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息化建設(shè)，有效的改善了成品銷售和庫存管理財(cái)務(wù)核算環(huán)節(jié)，而且業(yè)財(cái)一體化信息化建設(shè)快速有效， 周期短， 容易開發(fā)使用，不會(huì)給企業(yè)帶來很高的運(yùn)行和維護(hù)成本，對(duì)很多這樣的企業(yè)具有借鑒和指導(dǎo)作用。
作者單位 天津鋼管集團(tuán)股份有限公司